Aufträge verwalten

Reservierungen

Eine Reservierung hat ein gelbes Symbol in der Ecke des Auftrags und kann Tickets, Artikel, Abonnements, Mitgliedschaften und/oder Gutscheine enthalten, die noch nicht vollständig bezahlt wurden. Wenn der Auftrag  eine Teilzahlung enthält, bleibt sie dennoch eine Reservierung.

Beschreibung 

Interne Beschreibung und Ablaufdatum der Reservierung

Fügen Sie der Reservierung eine interne Beschreibung hinzu, die im Kund:innenbericht und auf der Auftragskarte sichtbar ist. Es ist auch möglich, das Ablaufdatum und Uhrzeit der Reservierung zu ändern. Eine Reservierung wird nie standardmäßig aus dem System gelöscht, wenn das Ablaufdatum erreicht ist, es sei denn, Nach Ablauf löschen wurde auf Ja gesetzt. Es wird auch angezeigt, wann und von wem die Reservierung zuletzt bearbeitet wurde. 

E-Mail zum Ablauf der Reservierung senden

Im selben Reiter können Sie eine E-Mail-Erinnerung einrichten, die zur ausgewählten Uhrzeit am Tag des Ablaufs gesendet wird. Wenn die Reservierung also um 23:00 Uhr abläuft, können Sie dem:der Kund:in morgens eine Erinnerung schicken. 

Zusätzliche Lieferanschrift

Wenn die Tickets an eine andere Lieferanschrift gesendet werden sollen, können Sie hier eine alternative Lieferadresse eingeben. Die neue Adresse wird im Auftrag, auf der PDF-Quittung und im Bericht der nicht gedruckten Tickets angezeigt.

Zahlung

Um mehr über die verschiedenen Zahlmöglichkeiten zu erfahren, lesen Sie bitte Tickets verkaufen. 

Preis rabattieren

Tickets können im Ticketbüro manuell ermäßigt werden: Wählen Sie die Tickets aus, die ermäßigt werden sollen. Am unteren Rand erscheint ein Feld, in das Sie den Rabatt eingeben können. Geben Sie entweder einen festen Wert ein, um die Tickets auf den neuen Preis zu ändern, oder lassen Sie das System einen prozentualen Rabatt berechnen, indem Sie das Prozentzeichen (%) hinter dem Wert hinzufügen. Klicken Sie auf Weiter, und der neue Preis wird auf die ausgewählten Tickets angewendet.
 

Weitere Posten zu Auftrag hinzufügen

Um der Reservierung weitere Posten (Ticket, Artikel, Spenden, Mitgliedschaften, etc) hinzuzufügen, klicken Sie unten auf Zu Auftrag hinzufügen. Beim Hinzufügen von Artikeln oder Tickets schlägt das System die Posten vor, die sich bereits im Auftrag befinden, aber es ist auch möglich, nach einem anderen Posten zu suchen und diesen auszuwählen.

Reservierungsbestätigung drucken

Klicken Sie unten auf den Button Drucken, um eine Reservierungsbestätigung im A4-Format mit oder ohne der Beschreibung in der Reservierung auszudrucken. Mit der Option Receipt-PDF können Sie eine Proforma-Rechnung herunterladen.  

Wenden Sie sich bitte an den Tixly-Support, um die PDF-Option für Belege zu aktivieren.

Aktionen

1. Neuer Auftrag

   1. Um bestimmte Posten aus einer Reservierung in eine neue Reservierung zu verschieben, wählen Sie die zu verschiebenden Posten aus und klicken Sie auf Aktionen > Neuer Auftrag. Die Posten werden dann in eine neue Reservierung mit einer neuen Auftragsnummer verschoben, aber bleiben unter demselben Kund:innen-Datensatz stehen.

2. Abonnement ändern

   1. Wenn das ausgewählte Ticket u.a. Teil eines Abonnements ist, können Sie mit Abonnement ändern das ausgewählte Ticket in ein Abonnement-Ticket ändern. 

3. Kund:innen ändern

   1. Um bestimmte Posten aus einer Reservierung in einen neuen Kund:innen-Datensatz zu verschieben, markieren Sie die zu verschiebenden Posten und klicken Sie auf Aktionen > Kund:innen ändern. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie eine:n neue:n Kund:in anlegen oder eine:n vorhandene:n Kund:in suchen können. Klicken Sie erneut auf Kund:innen ändern, um die Änderung abzuschließen. Die ausgewählten Tickets werden nun in einen neuen Auftrag an den:die gewählte:n Kund:in verschoben.

4. Löschen

   1. Um mehrere Posten aus einer Reservierung zu löschen, markieren Sie die zu löschenden Posten und klicken Sie auf Aktionen > Löschen, um sie in einem Schritt zu löschen. Einzelne Posten können Sie löschen, indem Sie auf das x hinter dem zu löschenden Posten drücken. 

Verkaufter Auftrag

Ein verkaufter Auftrag zeigt die Kund:inneninformationen in der linken oberen Ecke und die Verkaufsinformationen in der rechten oberen Ecke. Jeder Posten hat seine eigene Zeile, in der der Artikel und der Preis angezeigt werden. Außerdem werden die Zahlarten angezeigt und es können verschiedene Aktionen durchgeführt werden.

Interne Notiz

Wenn Sie auf das kleine i in der rechten oberen Ecke klicken, können Sie eine interne Notiz zum Auftrag hinzufügen, anzeigen lassen oder bearbeiten. Die Notiz ist nur für BoxOffice-Nutzer:innen und nicht für den:die Kund:in sichtbar. Wenn das Symbol grün ist, bedeutet dies, dass dem Auftrag eine Notiz hinzugefügt wurde, wenn es grau ist, kann eine Notiz hinzugefügt werden. Klicken Sie hierzu auf das i.

Zahlart ändern

Die Zahlart kann auch nach dem Verkauf noch geändert werden, allerdings nur, wenn dies so in der Arbeitsgruppe eingerichtet ist und Sie die entsprechenden Nutzer:innen-Zugriffsrechte besitzen. Klicken Sie auf den Stift links neben der registrierten Zahlart, wählen Sie eine neue Zahlart aus dem Dropdown-Menü und gehen Sie auf Weiter.
 

Artikel & Gebühren

Wenn ein Auftrag Ticketgebühren und / oder datumsgebundene Artikel enthält, können Sie mit dem Mauszeiger über diese Artikel fahren, um zu sehen, mit welcher Veranstaltung sie verbunden sind. Das/die verbundene(n) Ticket(s) wird/werden gelb hervorgehoben. 

Scannen

Auf jedem Ticket befindet sich ein Pfeilsymbol. Wenn es grün ist, wurden die Tickets gescannt. Wenn Sie den Mauszeiger über das Symbol bewegen, wird angezeigt, wann und von wem es gescannt wurde. 

Auftragsbestätigung an Kund:in senden

Unten können Sie dem:der Kund:in eine Auftragsbestätigung per E-Mail schicken. Wählen Sie das richtige Layout aus dem Dropdown-Menü, ändern Sie die E-Mail-Adresse (falls erforderlich) und klicken Sie auf E-Mail versenden. Oberhalb der E-Mail-Adresse wird angezeigt, wann die letzte E-Mail versendet wurde. 

Der von Nutzer:innen definierte Text, der in dieses Feld eingegeben wird, entspricht der Variable #CUSTOMTEXT# im Ticketlayout. Voraussetzung ist, dass diese Variable im Ticketlayout aufgenommen ist.

Web-Ansicht

Klicken Sie auf Web ansehen, um zur Online-Übersicht des Auftrags zu gelangen. Dies ist dieselbe Seite, die der:die Kund:in nach Abschluss seines Online-Kaufs besucht oder die in der E-Mail mit der Auftragsbestätigung verlinkt ist. Die URL der Seite kann bei Bedarf kopiert und an den:die Kund:in weitergegeben werden. Wenn Sie mehrere Skins haben, können Sie diese auswählen, indem Sie auf die Weltkugel neben Web ansehen klicken.

Tickets drucken

Wenn Sie auf Drucken klicken, öffnen sich die folgenden Druckoptionen. Das Druckersymbol zeigt an, dass es über den Thermodrucker gedruckt wird, das Seitensymbol, dass es sich um eine PDF-Datei handelt.

• Bon: Beleg über den Belegdrucker. Epson.
• Quittung: Quittung über den Thermodrucker. Godex, Intermec, BOCA oder Markpoint.
• A4 Quittung: Quittung über den A4-Drucker.
• PDF: aller Tickets als PDF.
• PDF Artikel/Gutschein/Mitgliedschaft: Download aller Posten im PDF-Format.
• Receipt PDF: Download einer Quittung des Auftrags als PDF.
• Alle Tickets: Druck aller Posten: Tickets, Gutscheine, Mitgliedschaften. Godex, Intermec, BOCA oder Markpoint.
• Ausgewählte Tickets drucken: Wenn Sie nur einen Teil des Auftrags drucken möchten, wählen Sie links die entsprechenden Tickets aus. Unten erscheint dann der Button Ausgewählte Tickets drucken. Die Tickets werden dann über den angeschlossenen Thermodrucker gedruckt.

Sie können auch einzelne Tickets auszudrucken, indem Sie auf das Druckersymbol rechts neben dem Sitzplatz klicken. Das Druckersymbol druckt das Ticket auf dem angeschlossenen Drucker aus und das Seitensymbol lädt das Ticket als PDF herunter. 

Verschieben auf andere Plätze/ auf andere Veranstaltung

Um Plätze in einer Veranstaltung auf andere Plätze oder sie in eine andere Veranstaltung zu verschieben, wählen Sie die zu verschiebenden Tickets aus und klicken Sie auf Verschieben. Sie werden dann zur Saalplanansicht der Veranstaltung weitergeleitet oder Sie werden aufgefordert, eine neue Veranstaltung auszuwählen. Dort können Sie neue Plätze auswählen, den Tickettyp oder die Preiskategorie ändern und einen neuen Auftrag erstellen. 

Weitere Informationen zum Thema Tickets tauschen

Druckpreis

Es ist möglich, Tickets mit einem anderen Preisaufdruck oder Tickettypen zu drucken, als sie tatsächlich verkauft wurden. Zum Beispiel, wenn Freikarten für ein Gewinnspiel erstellt wurden und Sie den tatsächlichen Wert der Karte angeben möchten, sie sie aber trotzdem als Freikarten im System registrieren möchten. Wählen Sie das Ticket aus, dessen Druckpreis Sie ändern möchten, und klicken Sie auf Aktionen > Druckpreis. Wählen Sie einen anderen Tickettyp und/oder geben Sie einen anderen Preis ein, und drücken Sie dann auf Speichern.

Tickets mit einem Druckpreis erhalten ein Drucker-Symbol neben dem Namen des Tickettyps. Wenn Sie den Mauszeiger über das Drucker-Symbol bewegen, werden Informationen über den Druckpreis angezeigt.

Um den Druckpreis zu entfernen, wählen Sie die Tickets aus und ändern Sie sie manuell in den ursprünglichen Tickettypen und Preis zurück.

Auftrag aufteilen

Sie können einen Auftrag aufteilen, indem Sie die Tickets auswählen und unten auf Aktionen > Aufteilen klicken. Die ausgewählten Tickets werden dann in einen neuen Auftrag desselben:derselben Kund:in mit einer neuen Auftragsnummer verschoben. 

Aufträge zusammenführen

Führen Sie Aufträge zusammen, indem Sie sie die Aufträge auf der Ticketansicht eines:r Kund:in auswählen und oben rechts auf Aufträge zusammenführen klicken.

Es ist nicht möglich, einen reservierten Auftrag mit einem verkauften Auftrag zusammenzulegen.

Die Auftragsnummer des zusammengeführten Auftrags ist die gleiche wie die des Auftrags mit der niedrigsten Auftragsnummer. Alle internen Notizen bleiben erhalten und in den zusammengeführten Auftrag verschoben.

Auftragshistorie

Die Historie eines verkauften Auftrags kann über Aktionen > Historie anzeigen eingesehen werden.

Weitere Informationen zur Auftragshistorie

Löschen

Wählen Sie alle zu löschenden Posten aus und klicken Sie unten auf Löschen. Es öffnet sich ein neues Fenster. Falls Ticketgebühren im Auftrag berechnet waren, erscheint ein Pop-up-Fenster mit der Frage, ob die Ticketgebühren ebenfalls gelöscht werden sollen. 

In der oberen rechten Ecke wird der Gesamtbetrag angezeigt, der zurückerstattet wird. Sie können eine  interne Notiz über den Grund der Stornierung hinzufügen; diese Information wird im Kund:innen-Bericht (Reporting > Kund:innen > Verkäufe > Berichtart: Stornierte Tickets) aufgenommen und in der Auftragshistorie angezeigt. Die angezeigten Zahlarten sind die Zahlarten, die ursprünglich zur Bezahlung des Auftrags verwendet wurden. Wählen Sie eine Zahlart für die Rückerstattung und legen Sie fest, ob die Plätze nach der Löschung des Auftrags kontingentiert werden sollen. Wenn eine Stornogebühr auf Saison-Ebene konfiguriert ist, wird der BoxOffice-Preis vorausgefüllt, diese kann aber natürlich auch verändert werden. Drücken Sie abschließend auf Löschen, um den Auftrag oder Posten zu löschen. 

Gutschein

Wenn Sie einen Gutschein als Rückerstattungszahlart auswählen, erstellt das System automatisch einen Gutschein in einem neuen Auftrag. Dieser Gutschein kann dann mit dem:der Kund:in geteilt und für jede andere zukünftige Veranstaltung verwendet werden.  

IBAN Rückerstattung

Bei der IBAN-Rückerstattung können Sie die IBAN-Daten des:der Kund:in eingeben, damit die Rückerstattung über die Bank erfolgen kann. Alle Rückerstattungen, die über die Zahlart IBAN-Rückerstattung erfolgen, werden in der Datei für die manuelle Rückerstattung gesammelt, die dann für die tatsächliche Rückerstattung an die Bank hochgeladen werden kann. 

Rückerstattung auf Kreditkarte (nur für Stripe verfügbar) 

Der Betrag wird direkt über das Zahlungsgateway Stripe erstattet. Wenn die Kartendaten bekannt sind, werden sie direkt automatisch ausgefüllt. Wenn der Auftrag auf eine andere Karte erstattet werden soll, können die Kartendaten händisch ausgefüllt werden.  

Auftragsansicht

Nachdem ein oder mehrere Posten aus einem Auftrag gelöscht wurden, wird er in der Auftragsübersicht durchgestrichen. Die grüne Linie zeigt den ursprünglichen Posten und die rote Linie den gelöschten Posten. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über das i vor dem Eintrag fahren, werden die gelöschten Informationen des gelöschten Postens angezeigt.