Bestelling beheren

Rens van Huijkelom

2024-11-14 16:42:04 +0100

Gereserveerde bestelling

ScreenShot_2020-11-02_kl._23.11.09.png

Een gereserveerde bestelling heeft een geel pictogram in de hoek van de bestelling en kan tickets, producten, abonnementen, lidmaatschappen en / of cadeaukaarten bevatten die nog niet volledig zijn betaald. Als de bestelling een gedeeltelijke betaling bevat, blijft het nog steeds een reservering.

Omschrijving

Interne notitie en vervaldatum

Onder het tabblad Omschrijving kun je een interne notitie voor de bestelling toevoegen, bekijken en bewerken. In dit tabblad wordt ook de vervaldatum van de bestelling ingesteld en kun je zien wanneer deze voor het laatst gewijzigd is en door wie. Ook is het mogelijk om per reservering in te stellen of deze automatisch of handmatig vervalt.

Stuur e-mail over verval reservering

ScreenShot_2020-11-02_kl._23.35.13.png

Onder hetzelfde tabblad kun je instellen dat er automatisch een e-mail X uur voor de vervaldatum en -tijd wordt verzonden aan de klant, om de klant eraan te herinneren dat de vervaldatum bijna verloopt.

Alternatief afleveradres

ScreenShot_2020-11-02_kl._23.40.56.png

Het is mogelijk om een alternatief afleveradres in te voeren. Dit adres staat in de bestelling, op de receipt PDF en in het niet geprinte tickets rapport

Betaling

Onder het tabblad Betaling kan de bestelling gedeeltelijk of volledig worden betaald. Om een gedeeltelijke betaling toe te voegen, voer je het bedrag van de betaling in op de gekozen betaalmethode en druk je op Voeg betaling toe naast betaalmethode Gedeeltelijke betaling.

POS

ScreenShot_2020-11-02_kl._23.49.41.png

Als er een verbinding is met een betaalautomaat, kun je het tabblad POS gebruiken. Selecteer het bedrag en druk op Stuur naar POS om de betaling in de terminal af te ronden.

Web

Onder het tabblad Web kun je een betaallink naar de klant sturen waar de klant de bestelling online kan betalen. Je selecteert de gewenste instellingen en/of voegt een persoonlijk bericht toe en drukt op Versturen, dan gaat de e-mail naar de klant. Het is mogelijk om in de bestelgeschiedenis te zien of de klant de e-mail heeft geopend/gelezen. Ook kan je hier bekijken hoe de e-mail naar de klant eruit zag.

Auto login
1. Bepaal of de klant automatisch ingelogd wordt bij het openen van de betaallink.
Weblink
1. Dit is de unieke link voor de specifieke bestelling waar de klant de bestelling kan betalen. Deze link is opgenomen in de e-mail die naar de klant wordt gestuurd. Vanaf hier kun je de link kopiëren en indien gewenst via een extern systeem verzenden.
Taal
1. Kies de taal waarin de link hierboven wordt gegenereerd.
E-mail lay-out
1. Kies welk lay-out er naar de klant gestuurd moet worden. Het is mogelijk om een standaard lay-out te definiëren en te bepalen in welke volgorde ze moeten worden gepresenteerd. Neem contact op met Tixly Support als je wijzigingen hierin aan wilt brengen.
Bericht
1. Als dit veld is opgenomen in de lay-out, kun je in dit veld een persoonlijk bericht naar de klant schrijven.
E-mail
1. Het e-mailadres waarnaar de e-mail wordt verzonden. Het adres uit het account wordt standaard getoond, maar kan in dit veld naar een willekeurig e-mailadres worden vervangen.
Winkelmand
1. Bepaal of het winkelmandje online bekeken en/of bewerkt kan worden. Kan worden ingesteld op
  - Nee - De ticketkoper kan de inhoud zien, maar niet bewerken.
  - Eenvoudig - De ticketkoper kan er actief voor kiezen om het winkelmandje te openen en de inhoud daar te bewerken (een evenement verwijderen en stoelen wijzigen).
  - Geavanceerd - Het winkelmandje wordt automatisch geopend (voegt een stap toe in het koopproces), de ticketkoper kan deze bekijken en bewerken (bijvoorbeeld: een evenement verwijderen en plaatsen wijzigen) voordat hij overgaat tot betaling.
    - Verwijder items toestaan - Bepaalt of de ticketkoper individuele items mag verwijderen in plaats van alleen hele evenementen.
Verberg in account
1. Dit bepaalt of de reservering in het online account van de klant komt te staan
Abonnement hernieuwen
1. Als de bestelling een abonnement bevat, kan hier worden vermeld of de bestelling een hernieuwing is of niet. Een gereserveerde bestelling gemarkeerd als hernieuwing is te zien in het online account van de klant.

Kortingsprijs

Image_2020-11-10_kl._15.25.14.png

Selecteer de tickets waarvan je de prijs aan wilt passen in het tabblad Tickets, geef onderaan ofwel de tickets een vaste prijs (bijv. € 20) of stel een kortingspercentage in (bijv. 20%). Druk op Ga en de nieuwe prijs wordt aan de geselecteerde tickets gegeven.

Kortingsprijs met basketrules

Indien je een basket rule hebt ingesteld en je stuurt een web betaallink naar de klant vanuit de Box Office, dan hoef je de prijs niet handmatig in de Box Office aan te passen. Als je de weblink verstuurd gaat de klant via het winkelmandje betalen en wordt daar de basketrule in werking gesteld. De korting wordt dan via de basketrule verrekend. Het is dus niet nodig om in de Box Office de kortingsprijs aan te passen. Dit geldt wel alleen voor reserveringen die betaald worden via een betaallink online.

Als je de prijs wel aanpast zal de basketrule ook uitgevoerd worden en wordt er 2 x korting gerekend

Items toevoegen

Image_2020-11-10_kl._15.24.45.png

Klik op Item toevoegen onder het tabblad Tickets en kies het gewenste item.

Sk_rmavbild_2020-06-03_kl._10.02.22.png

Sk_rmavbild_2020-06-03_kl._10.03.01.png

Als er Producten of Tickets worden toegevoegd zal het systeem automatisch het evenement waar je mee bezig bent voorstellen, het is uiteraard ook mogelijk om via de zoekbalk zelf te zoeken naar een evenement en deze te kiezen.

Reserveringsbevestiging printen

Druk op Printen in het tabblad Tickets en kies Printen om een reserveringsbevestiging op A4-formaat af te drukken. Het is ook mogelijk om de omschrijving van de reservering op de afdruk wel of niet te tonen. De Receipt PDF optie geeft de mogelijkheid een pro forma betaalbewijs te downloaden

Contact Tixly support om de Receipt PDF optie te activeren

Acties

Nieuwe bestelling
1. Om items uit een reservering te verplaatsen naar een nieuwe bestelling selecteer je in dit geval de tickets en klik op de knop Acties>Nieuwe bestelling en de geselecteerde tickets worden verplaatst naar een nieuwe bestelling in hetzelfde account, maar met een nieuw bestelnummer.
Wijzig abonnement
1. Als het geselecteerde ticket ook onderdeel is van een abonnement kun je door Wijzig abonnement het geselecteerde ticket aanpassen naar een abonnementsticket
Wijzig klant
1. Om items uit de reservering te verplaatsen naar een nieuwe klant selecteer je de tickets en klik op Acties>Wijzig klant. Maak een nieuwe klant aan of zoek een bestaande klant. Druk nogmaals op Klant wijzigen om de wijziging te voltooien. De geselecteerde tickets worden nu verplaatst naar een nieuwe bestelling en naar het account van de gekozen klant.
Verwijder
1. Om items uit een reservering te verwijderen selecteer je de gewenste items en klik op Acties>Verwijder. De items zijn ook te verwijderen door op de x achter het item te klikken dat verwijderd moet worden.

Verkochte bestelling

Bij een Verkochte bestelling wordt alle klant- en verkoopinformatie bovenaan weergegeven. Klantinformatie aan de linkerkant en verkoopinformatie aan de rechterkant met een barcode van de bestelling.

Interne notitie

Druk op het Info-symbool rechts boven in de hoek om de interne notitie te bekijken en te bewerken. De melding is alleen zichtbaar voor de gebruiker en niet voor de klant. Het symbool is groen als er een notitie op de bestelling staat, anders is het symbool grijs.

Betaalmethode wijzigen

Sk_rmavbild-2020-06-05-kl.-11.16.35.jpg

Het is mogelijk de betaalmethode van een verkochte bestelling achteraf te wijzigen (dit is een werkgroepinstelling en is per gebruiker in te stellen). Dit doe je door op de pen links van de geregistreerde betaalmethode te drukken, een nieuwe betaalmethode te selecteren en op Ga te drukken.

Producten & bijkomende kosten

Sk_rmavbild_2020-06-05_kl._11.23.03.png

Als een bestelling bijkomende kosten of producten met een datum bevat kun je door met je muis over de regel te gaan zien met welk evenement ze zijn verbonden.

Scannen

Sk_rmavbild_2020-06-05_kl._11.31.58.png

Achter elk ticket in een bestelling staat een pijlsymbool. Als deze groen is, zijn de tickets gescand. Als je de muis op het pictogram plaatst, wordt weergegeven wanneer het ticket is gescand en door wie.

Besteloverzicht naar de klant mailen

Image_2020-11-10_kl._15.41.28.png

Onderaan kun je een kopie van het besteloverzicht naar de klant sturen. Kies de gewenste lay-out, wijzig e-mailadres (indien nodig), voeg eventueel een persoonlijk bericht toe en druk op Verstuur e-mail. Boven het e-mailadres wordt weergegeven wanneer de laatste e-mail is verzonden.

Bekijk online

Image_2020-11-10_kl._15.43.20.png

Druk op Bekijk online om naar de online besteloverzicht te gaan. Dit is dezelfde pagina die de klant bezoekt na aankoop of waarnaar wordt gelinkt vanuit de orderbevestigingsmail. De pagina-URL kan indien nodig worden gekopieerd en naar de klant worden gestuurd. Als je meerdere skins hebt, kun je deze selecteren door op de wereldbol naast Bekijk online te drukken.

Tickets printen

Image_2020-11-10_kl._18.36.11.png

Als je op Printen drukt worden, afhankelijk van wat er in de bestelling staat, de volgende print opties weergeven:

Print strook: Besteloverzicht via een bonnenprinter, bijv. Epson.
Print bon: Besteloverzicht via een thermische printer, bijv.Boca, Godex ofIntermec.
Print A4 bon: Besteloverzicht via een A4 printer.
Print PDF: Download alle tickets als PDF.
Print cadeaukaart PDF: Download alle cadeaukaarten als PDF.
Print product PDF: Download alle productvouchers als PDF.
Print alle producten: Print alle productvouchers via een thermische printer, bijv. Boca, Godex of Intermec.
Print alle tickets: Print alle tickets via een thermische printer, bijv. Boca, Godex, Intermec.

Sk_rmavbild_2020-06-05_kl._11.37.50.png

Het is mogelijk om tickets één voor één te printen door op het printpictogram rechts van de prijs te drukken. Het printer symbool print het ticket via de aangesloten printer en het andere (bon) symbool downloadt het ticket als pdf. Als je meerdere tickets selecteert en onderaan op Printen drukt, worden de geselecteerde tickets op de aangesloten printer geprint.

Stoelen wijzigen

Image_2020-11-10_kl._18.42.48.png

Om de stoelen in een bestelling te wijzigen selecteer je de tickets die gewijzigd moeten worden, vervolgens klik je op Verplaats en Naar nieuwe stoelen. De zaalplattegrond van het evenement zal geopend worden.

Sk_rmavbild_2020-06-05_kl._12.05.26.png

De huidige stoelen zijn geel gemarkeerd in de zaalplattegrond. Bovenaan wordt informatie gegeven over de huidige tickets (aantal tickets, kaartsoort, rang en totaalbedrag). Selecteer nieuwe stoelen en druk op Opslaan.

Image_2020-11-10_kl._18.45.02.png

In de pop-up die volgt kun je ruilkosten aan de bestelling toevoegen en een e-mail sturen naar de klant met de nieuwe tickets. Als er ruilkosten zijn vastgesteld, wordt er een nieuwe bestelling met de bijkomende kosten als product op de klant aangemaakt.

Je kunt alleen hetzelfde aantal stoelen selecteren als je aanvankelijk had.
De nieuwe stoelen krijgen dezelfde prijs als de oude. Als de klant een prijsverschil moet betalen, raden we aan om de ruilkosten aan te passen.
Als je wilt dat de klant de ruilkosten betaalt voordat hij de nieuwe tickets krijgt, raden we je aan een weblink met het ruilproduct naar de klant te sturen en Bevestig zonder e-mail te sturen te kiezen. Stuur dan de e-mail met de nieuwe tickets zodra de ruilkosten zijn betaald.

Van evenement ruilen

Sk_rmavbild_2020-06-05_kl._12.25.09.png

Om tickets te ruilen naar een ander evenement selecteer je de tickets die je wilt wijzigen en kies je Verplaats - Naar een ander evenement. Er wordt dan gevraagd om naar een nieuw evenement te zoeken. Vervolgens door je hetzelfde proces als bij het wijzigen van stoelen.

Print prijs

Sk_rmavbild_2020-06-05_kl._12.27.54.png

Het is mogelijk om tickets te printen met een andere prijs en kaartsoort dan het in werkelijkheid is. Bijv. als er gratis tickets zijn gegenereerd voor een wedstrijd en je de waarde van het ticket erop wilt zetten, maar ze toch als gratis tickets in het systeem wilt registreren.

Selecteer het ticket dat je wilt wijzigen en druk op Acties en Print prijs. Kies een andere kaartsoort (als je dat wilt) en voer een andere prijs in. Druk op Opslaan.

Sk_rmavbild_2020-06-05_kl._12.30.47.png

Tickets met een afwijkende print prijs krijgen in de bestelling een printsymbool naast de kaartsoort. Door met je muis over de printer te zweven, wordt informatie over de print prijs weergegeven.

Om de printprijs te verwijderen, selecteer je de tickets en zet je de tickets handmatig terug naar de originele kaartsoort en prijs.

Bestelling splitsen

Image_2020-11-10_kl._18.55.19.png

Je kunt een bestelling splitsen door tickets te selecteren en onderaan op Acties - Splitsen te drukken. De geselecteerde tickets worden vervolgens verplaatst naar een nieuwe bestelling bij dezelfde klant met een nieuwe bestelnummer.

Bestelling verwijderen/annuleren

Selecteer alle items die geannuleerd dienen te worden en klik vervolgens op Verwijder.

Selecteer de methode waarop de bestelling gerestitueerd gaat worden.

Er wordt weergeven wat de oorspronkelijke betaalmethode was, dit kunnen er meerdere zijn, maar er kan maar op één betaalmethode gerestitueerd worden. Ook is het mogelijk de stoelen in een toekenning te plaatsen tijdens het verwijderen, op deze manier komen de stoelen niet direct online weer in de verkoop.

Wordt de bestelling verwijderd op de methode cadeaukaart dan wordt er automatisch een cadeaukaart gegenereerd.
Wordt de bestelling verwijderd op de methode IBAN-terugbetaling dan wordt er gevraagd een IBAN in te voeren. Het veld is hoofdlettergevoelig en controleert of er voldoende tekens ingevoerd zijn. Er wordt niet gecontroleerd of het IBAN overeenkomt met de naam in de bestelling

Bestellingen samenvoegen

Sk_rmavbild_2020-06-05_kl._12.40.23.png

Voeg bestelling samen door ze te selecteren in het klant overzicht en druk op Bestellingen samenvoegen rechts boven in de hoek.

Het is niet mogelijk een gereserveerde bestelling samen te voegen met een verkochte bestelling.

Het bestelnummer voor de samengevoegde bestelling is hetzelfde als de eerste bestelling (de bestelling met het laagste bestelnummer).
Alle interne notities worden bewaard en verplaatst naar de samengevoegde bestelling

Bestelgeschiedenis

Sk_rmavbild_2020-06-05_kl._12.52.48.png

De bestelgeschiedenis kan vanaf het klant overzicht worden bekeken door op het symbool Bestelgeschiedenis te drukken, deze zal verschijnen wanneer je met je muis over een bestelling gaat.

Lees meer

Bijlagen (34)