GDPR Anonimiseren van klantgegevens

Anonimiseren & exporteren klantgegevens

In Tixly kun je op een aantal manieren klanten anonimiseren en/of hun gegevens exporteren. Neem contact op met Tixly support om de juiste instellingen te activeren. 

Voorbeeld:

Exporteer klantgegevens

Alle gegevens die we van een klant hebben, kunnen worden geëxporteerd gedownload worden vanaf de klantenkaart in de Box Office. Deze download geeft je een zip-bestand met in de titel het klantnummer. Dit is een gecomprimeerd bestand dat verschillende csv-bestanden met klantgegevens bevat. Dit zip-bestand kan worden gemaild naar de klant die hierom heeft gevraagd. Het is ook mogelijk Tixly zo te configureren, dat alle klanten dit zelf kunnen downloaden vanuit hun online klantenkaart.

Opmerking: Als je alle gegevens van de klant exporteert, exporteer je ook de notities in de beschrijving op de klantenkaart. Dus als er informatie is ingevuld die alleen intern bedoeld is, exporteer je die ook, dus wees daar voorzichtig mee!

Handmatige anonimisering van klantgegevens 

Wanneer een klant anonimisering aanvraagt, kan dit in de Box Office en/of online. Deze functionaliteit kan Tixly support activeren. Er komt dan een knop beschikbaar in de klantenkaart in de Box Office en/of online.

Automatische anonimisering van klantgegevens

We hebben de optie om klanten die gedurende een bepaalde periode inactief zijn, automatisch te anonimiseren.

Er worden voorwaarden geconfigureerd waarmee rekening moet worden gehouden bij het anonimiseren van klanten.

De regels voor wanneer we een klant als inactief beschouwen, zijn als volgt:

De cut off datum wordt berekend, als [NU] - [Retentieperiode], dus de huidige datum minus de periode die is opgegeven in de configuratie.

Tixly maakt twee lijsten: de te anonimiseren klanten en klanten die worden uitgesloten van de anonimisering. 

De te anonimiseren klanten zijn degenen die:

• die tickets voor evenementen hebben die voor de cut off datum plaatsvonden
• cadeaubonnen hebben gekocht voor de cut off datum
• eigenaar zijn van verlopen lidmaatschappen
• kopers zijn van verlopen lidmaatschappen
• kopers van producten voor de cut off datum
• een eenmalige donatie hebben gedaan voor de cut off datum
• een herhalende donatie hebben die verlopen is
• voor de cut off datum zijn aangemaakt en nog nooit iets hebben gekocht

Uitgesloten klanten zijn degenen die:

• tickets hebben gekocht voor evenementen die na de cut off datum plaatsvonden
• reserveringen hebben voor toekomstige evenementen
• cadeaubonnen hebben gekocht die na de cut off datum verlopen
• producten hebben gekocht die zijn gekoppeld aan evenementen waarvan de begindatum na de cut off datum ligt
• producten hebben gekocht die niet zijn gekoppeld aan evenementen na de cut off datum
• eigenaar zijn van actieve lidmaatschappen die na de cut off datum verlopen
• betalers zijn van actieve lidmaatschappen die na de cut off datum verlopen
• betalers zijn van actieve donaties die na de cut off datum verlopen
• een toestemming hebben die geactiveerd is in de voorwaarden (deze is optioneel)
• zijn aangemaakt na de cut off datum
• zijn ingelogd na de cut off datum
• iets hebben gekocht na de cut off datum

Vervolgens trekken we van de te anonimiseren klanten de lijst met uitgesloten klanten af. Het resultaat zijn alle klanten die wél geanonimiseerd worden.

Het anonimiseringsproces

Het anonimiseringsproces zelf maakt alle velden leeg van de klantkaart, het veld notities wordt gewijzigd in "Gewijzigd voor GDPR-anonimiseringsproces" en de naam van het record wordt gewijzigd in 'Manual GDPR' of 'GDPR'. Vervolgens wordt de klantkaart gemarkeerd als verwijderd. De verbonden webgebruiker wordt geanonimiseerd en de verbinding met de klant(en) wordt verwijderd. Alle rechten verbonden met de klant worden verwijderd.