Anonymisere og eksportere kunder

Gå til Administrasjon > Workgroup innstillinger > Workgroup innstillinger for å konfigurere en policy for oppbevaring av data for hele arbeidsområdet (eng. "workgroup"). Kunder kan anonymiseres enten automatisk etter en bestemt periode med inaktivitet, eller manuelt av dere som styrer arbeidsområdet eller av kundene selv.

Eksportere kundedata

Alle kundedata kan eksporteres og lastes ned fra kundekortet i Box Office. Den komprimerte ZIP-filen inneholder flere CSV-filer med kundeinformasjon. Filen kan sendes via e-post til kunden på forespørsel. Det er imidlertid også mulig å konfigurere systemet slik at dataene kan lastes ned direkte av kundene fra nettprofilen deres.

Ved eksport av alle kundedata blir også notatene i feltet Beskrivelse på kundekortet inkludert.

Manuell anonymisering

Manuell anonymisering kan aktiveres i Workgroup-innstillingene. Det er også mulig å anonymisere enkeltkunder fra kundekortet deres.

Innstillingene kan også settes slik at kunder kan anonymisere sine egne innstillinger under fanen Brukerinformasjon på webprofilen.

Automatisk anonymisering

Det er også mulig å automatisk anonymisere kunder som har vært inaktive i en bestemt tidsperiode, ved å sette betingelser for å avgjøre når kunder skal anonymiseres.

Reglene for å definere kundeinaktivitet er som følger:

Avskjæringsdatoen beregnes som [NÅ] minus oppbevaringsperioden (gjeldende dato minus perioden som er angitt i konfigurasjonen).

I backend genereres to lister: én med kunder som skal anonymiseres, og én med kunder som er ekskludert fra anonymisering.

Kunder som skal anonymiseres:

• Kunder som kjøpte billetter til forestillinger som fant sted før avskjæringsdatoen.
• Kunder som kjøpte gavekort før avskjæringsdatoen.
• Kunder som eier utløpte medlemskap.
• Kunder som har betalt for utløpte medlemskap.
• Kunder som ble opprettet før avskjøringsdatoen, og som aldri har kjøpt noe.

Kunder som skal utelukkes fra anonymiseringen:

• Kunder som har kjøpte billetter til forestillinger med start etter avskjæringsdatoen.
• Kunder med reservasjoner på forestillinger i fremtiden.
• Kunder som har kjøpt gavekort som utløper etter avskjæringsdatoen.
• Kunder som har kjøpt produkter lenket til forestillinger med start etter avskjæringsdatoen.
• Kunder som har kjøpt produkter som ikke er lenket til forestillinger, men som er kjøpt etter etter avskjæringsdatoen.
• Kunder som eier aktive medlemskap som utløper etter avskjæringsdatoen.
• Kunder som har betalt for aktive medlemskap som utløper etter avskjæringsdatoen.
• Kunder som har et aktivt samtykke som satt opp i betingelsene (dette er valgfritt).
• Kunder som er opprettet etter avskjæringsdatoen.
• Kunder som har logget inn etter avskjæringsdatoen.
• Kunder som har gjennomført et kjøp etter avskjæringsdatoen.

Listen over kunder som skal utelukkes blir trukket fra listen over kunder som er markert for anonymisering. Resultatet er den endelige listen over kunder som vil bli anonymisert.

Anonymiseringsprosessen

Anonymiseringsprosessen sletter alle felt på kundekortet. Feltet Beskrivelse settes til "Changed for GDPR anonymization process" og navn settes til "Manual GDPR" eller "GDPR". Kundekortet merkes deretter som slettet. Den tilkoblede webprofilen er anonymisert og koblinen til kundekortet fjernes. Alle samtykker som er koblet til kunden blir også slettet.