Anonymisierung und Export von Kund:innen

Navigieren Sie zu Administration > Mandanten Einstellungen > Mandanten Einstellungen, um eine Datenschutz-Aufbewahrungsrichtlinie für die gesamte Arbeitsgruppe zu konfigurieren. Kund:innen können nach einer bestimmten Zeit der Inaktivität entweder automatisch anonymisiert werden, oder manuell in BoxOffice bzw. Online durch die Kund:innen selbst.

Kund:innendaten exportieren

Alle Kund:innendaten können exportiert und von der Kund:innenansicht im Box Office heruntergeladen werden. Die komprimierte ZIP-Datei enthält mehrere CSV-Dateien mit den Informationen der Kund:innendaten. Die Datei kann auf Wunsch per E-Mail an Kund:innen gesendet werden. Es ist auch möglich, das System so zu konfigurieren, dass die Daten von den Kund:innen direkt online heruntergeladen werden können.

Beim Export aller Kund:innendaten werden auch die Notizen im Beschreibungsfeld auf der Kund:innenansicht berücksichtigt und übernommen.

Manuelle Anonymisierung

Die manuelle Anonymisierung kann in den Arbeitsgruppen-Einstellungen aktiviert werden. Es ist entweder möglich, einzelne Kund:innen über ihre Kund:innenansicht zu anonymisieren: 

Oder es kann so konfiguriert werden, dass die Kund:innen selbst ihr Webprofil unter dem Reiter Benutzer:innen-Informationen anonymisieren können.

Automatisierte Anonymisierung

Es besteht auch die Möglichkeit, Kund:innen, die für einen bestimmten Zeitraum inaktiv waren, automatisch zu anonymisieren. Es werden Bedingungen konfiguriert, um zu bestimmen, wann Kund:innen anonymisiert werden sollen.

Die Regeln für die Definition der Inaktivität für Kund:innen lauten wie folgt:

Der Stichtag wird berechnet als [JETZT] minus die Aufbewahrungsfrist (das aktuelle Datum minus die in der Konfiguration angegebene Frist).

Im Hintergrund werden zwei Listen erstellt: eine mit zu anonymisierenden Kund:innen und eine weitere mit Kund:innen, die von der Anonymisierung ausgeschlossen sind.

Kund:innen, die anonymisiert werden sollen:

• Kund:innen, die Tickets für Veranstaltungen gekauft haben, die vor dem Stichtag stattfanden.
• Kund:innen, die vor dem Stichtag Gutscheine gekauft haben.
• Kund:innen, deren Mitgliedschaften abgelaufen sind.
• Kund:innen, die abgelaufene Mitgliedschaften bezahlt haben.
• Kund:innen, die vor dem Stichtag erstellt wurden, aber nie einen Kauf getätigt hatten.

Kund:innen, die von der Anonymisierung ausgeschlossen sind:

• Kund:innen, die Käufe für Veranstaltungen haben, die nach dem Stichtag begonnen haben.
• Kund:innen, die Reservierungen für zukünftige Veranstaltungen haben.
• Kund:innen, die Gutscheine gekauft haben, die nach dem Stichtag ablaufen.
• Kund:innen, die Artikel in Verbindung mit Veranstaltungen gekauft haben, deren Startdatum nach dem Stichtag liegt.
• Kund:innen, die Artikel gekauft haben, die nicht mit Veranstaltungen verbunden sind, aber nach dem Stichtag gekauft wurden.
• Kund:innen, die aktive Mitgliedschaften haben, die nach dem Stichtag ablaufen.
• Kund:innen, die Mitgliedschaften bezahlt haben, welche nach dem Stichtag ablaufen.
• Kund:innen, die eine aktive Zustimmung haben (dies ist optional).
• Kund:innen, die nach dem Stichtag erstellt wurden.
• Kund:innen, die sich nach dem Stichtag online angemeldet haben.
• Kund:innen, die nach dem Stichtag einen Kauf getätigt haben.

Die Liste der ausgeschlossenen Kund:innen wird dann von der Liste, der zur Anonymisierung markierten Kund:innen abgezogen. Das Ergebnis ist die endgültige Liste der Kund:innen, die anonymisiert werden sollen.

Anonymisierungsprozess

Bei der Anonymsierung werden bis auf PLZ und Ort alle Felder am Kund:innendatensatz gelöscht. Die Beschreibung wird aktualisiert zu Geändert im Zuge einer DSGVO-Anonymisierung und der Name wird in Manuell DSGVO oder DSGVO geändert. Die Kund:innenansicht wird dann als gelöscht markiert. Der dazugehörige Webbenutzer wird anonymisiert und die Verbindung zum Kund:innendatensatz entfernt. Alle mit dem:der Kund:in verknüpften Zustimmungen werden ebenfalls gelöscht.