Taloustietojen vienti

Taloustietojen viennin avulla Tixlyssä tehdyt myynnit voidaan siirtää tiedostomuodossa suoraan taloushallintojärjestelmään. Tiedosto on yksinkertaistettu kassaraportti jossa esimerkiksi tapahtuman nimi voidaan korvata projektinumerolla ja mukauttaa tiedot kirjanpitoon sopiviksi. 

Luodaksesi mallipohjan Taloustietojen viennistä, olethan yhteydessä paikalliseen Tixly tukeesi.

Taloustietojen numeroarvot

Arvoja voidaan lisätä järjestelmään useilla eri tasoilla. Järjestelmässä on omat kenttänsä tilille, osastolle ja projektinumerolle sekä 8 vapaasti käytettävää dimensiota. Mikäli kenttiin on syötetty arvoja, järjestelmä noutaa taloustiedot aina alimmasta tasosta ylemmäs edeten. Alin taso vastaa yksittäisiä tapahtumia tai nimikkeitä, seuraava taso on organisaation tiedot ja viimeisenä ylin taso, eli työryhmän tiedot.

Työryhmätaso

Työryhmän asetuksissa kirjanpito-välilehdellä määritellään kirjanpitoon siirrettävät oletusarvot. Järjestelmä käyttää siirrossa näitä arvoja, mikäli alemmille tasoille (Tapahtuma, nimike tai organisaatio) ei ole syötetty talousvientiin liittyviä tietoja. Työryhmätasolla määritellään myös esim. kirjanpitotilit eri palvelumaksujen osalta sekä kirjanpitotilit jolle mahdolliset erotukset tulisi kirjata.

Organisaatiotaso

Organisaatioasetusten kirjanpito-välilehdellä voidaan määritellä Tilinumero, Osasto ja Ulkoinen viitenumero sekä arvonlisäverotietoihin liittyvät kirjanpitoasetukset. Järjestelmä käyttää näitä arvoja, mikäli alemmalle tasolle (Tapahtuma tai nimike) ei ole annettu taloustietojen vientiarvoja.

Tapahtuma- ja nimiketaso

Tietyt nimikkeet sallivat ainoastaan arvot kentille Tili, Osasto ja Projektinumero (maksutyypit). Toiset nimikkeet sallivat myös 8 vapaasti käytettävää dimensiota (tuotannot, tapahtumat, tuotteet, jne.)

Tapahtumat ovat Tuotantoja alemmalla tasolla, jolloin niille määrätyt taloustiedot kumoavat tuotantotasolle lisätyt arvot.

Taloustietojen vientiasetukset

Taloustietojen vienti luodaan kohdassa Ylläpito > Integraatiot > Taloustietojen vienti. Valittavissa on useita eri raporttityyppejä sekä muutamia tiedostoon liittyviä asetuksia jotka voidaan konfiguroida.

Taloustietojen vienti manuaalisesti

Tiedosto luodaan kohdassa Raportointi > Taloustietojen vienti, valitse päivämäärä, käyttäjä(t) ja raporttilaji sekä napauta Luo raportti. Järjestelmä muodostaa tallennettavan .csv tiedoston joka voidaan siirtää taloushallintojärjestelmään.

Automatisoitu taloustietojen vienti

Tiedosto voidaan myös automaattisesti ajaa ja siirtää ftp palvelimelle. Vaatimuksena on että ftp palvelin on toimipaikan ylläpitämä sekä tiedostot voidaan sijoittaa hakemiston avulla tiettyyn kansioon. Myyntitiedot on mahdollista erotella Box office-, Online- tai kokonaismyyntiin ja tiedosto voidaan automaation avulla viedä määrättynä ajankohtana joko viikoittain tai päivittäin.