Financiële export

De financiële export is een rapport dat wordt gebruikt om alle verkopen en omzet te exporteren en vervolgens in het boekhoudsysteem te importeren. Simpel gezegd is de financiële export een kassarapport aangepast naar het boekhoudsysteem. 

Om een template voor het financieel rapport te maken, neem je contact op met Tixly Support.

Financiële nummers

Op verschillende niveaus kunnen financiële nummers toegevoegd worden, denk aan grootboeknummers en vaste bedragen. Er is een veld voor Account, Afdeling en Project (Extern Referentie) nummer, maar er zijn ook 8 vrij te gebruiken velden. Bij het ophalen van gegevens zal Tixly eerst het laagste niveau nalopen (nummers ingevuld bij evenementen), wanneer daar niets is ingevuld werkt het systeem omhoog om daar gegevens op te halen. Het laagste niveau zijn individuele items (bijv. evenement), daarna productie-niveau, organisatie-niveau. Het hoogste niveau is de werkgroep.

Werkgroep niveau

Op dit niveau kan alleen Tixly de nummers invullen. Neem hiervoor contact op met Tixly support. 

Deze informatie zal gebruikt worden wanneer er niks is ingevuld bij de organisatie, productie of bij het individuele item. Het is ook mogelijk nummers in te vullen voor de verschillende soorten kosten, en voor de verschillende BTW-tarieven.

Organisatie niveau

Bij de instellingen van de Organisatie is een tabblad Financiën te vinden. Hier kun je per organisatie standaard nummers voor Account, Afdeling en een Extern Referentie Nummer invullen. Ook hier kun je nummers voor de verschillende BTW-tarieven invullen.

Individueel item, evenement of productie niveau

Bij een aantal individuele items, zoals betaalmethoden, kun je ook voor Account, Afdeling en Extern Referentie Nummer een nummer invullen. 

Ook kunnen deze nummers bij producten, lidmaatschappen, evenementen of producties ingevuld worden. Daar is eveneens de mogelijkheid de 8 vrije velden te gebruiken.

Evenementen hebben nog een niveau boven zich: Producties.

Financieel rapport configureren

Om een nieuw financieel rapport in te richten ga je naar Administratie > Integraties > Financiële export. Er zijn een aantal verschillende typen te kiezen, en een aantal instellingen te configureren. De rapporten Daily Sales, Event Sales en Invoice sales worden in de Benelux gebruikt. De overige rapporten zijn ontwikkeld voor andere landen. 

Manuele export

Het bestand kan gegenereerd worden via Rapportage > Financiële export. Selecteer een datum, gebruiker en rapporttype, en klik daarna op Voer rapport uit. Een .csv bestand wordt gedownload op je computer, deze kun je vervolgens importeren in het boekhoudsysteem.

Geautomatiseerde export

De exports kunnen ook automatisch op een ftp-server geplaatst worden. Deze server dient gehost te worden door het theater en de bestanden dienen in een specifieke map geplaatst worden. Neem hiervoor contact op met Tixly support.

De instellingen hiervoor vind je op het tabblad Delivery bij Administratie > Integraties > Financiële export.
Bestanden kunnen op dagelijkse of wekelijkse basis op een specifiek tijdstip geëxporteerd worden. Er kan gekozen worden om alle verkopen, of alleen de verkopen via de Box Office of Online te exporteren. 

Bijlagen (1)

Tixly 2024-1....png
157 KB