Finanzexport

Der Finanzexport dient dazu, alle Verkäufe aus Tixly zu exportieren, um diese in Ihr Finanzsystem zu importieren. Der Finanzexport ist ein Kassenbericht in einem an Finanzsysteme angepassten Format, wobei der Veranstaltungsname im Export durch eine Projektnummer ersetzt werden kann. 

Um eine Vorlage für den Finanz-Export zu erstellen, wenden Sie sich bitte an den Tixly Support.

Finanznummern

Dem System können auf verschiedenen Ebenen Finanznummern hinzugefügt werden. Es gibt ein Feld für Konto-, Abteilungs- und Projektnummer (externe Referenz) sowie 8 frei verwendbare Parameter. Beim Abrufen von Finanznummern prüft das System zunächst die unterste Ebene und arbeitet sich dann nach oben vor, um festzustellen, ob Finanznummern bereitgestellt wurden. Die unterste Ebene sind die einzelnen Positionen, dann die Organisationsebene und die höchste Ebene ist der Mandant.

Auf Mandantenebene

In den Einstellungen Ihres Mandanten finden Sie den Reiter Finanzen. Hier können Sie Standard-Finanznummern definieren. Diese Nummern werden dann verwendet, wenn auf Organisationsebene, Veranstaltungsebene oder auf Ebene von Tickets, Mitgliedschaften, etc. keine eigenen Nummern definiert wurden. Auf Mandantenebene können Sie auch Finanznummern für die Tausch- und Servicegebühren eingeben. 

Auf Organisationsebene

Im Modul Organisationen (Administration > Organisationen) finden Sie auch einen Reiter Finanzen. Hier können Sie eine Standard Kontonummer, eine Abteilungsnummer und eine Externe Referenz-Nummer, sowie die Finanznummern der MwSt.-Konten eingegeben werden. Diese Nummern werden verwendet, wenn auf Veranstaltungsebene oder auf Ebene von Tickets, Mitgliedschaften, etc. keine eigenen Nummern angegeben wurden.

Auf anderen Ebenen

Bei einigen Posten können Sie nur ein Konto, eine Abteilung und eine Externe Referenznummer (Zahlarten), bei anderen Posten können Sie auch die 8 zusätzlichen Dimensionen (Veranstaltungen / Artikel / Mitgliedschaften, usw.) verwenden.  

Veranstaltungen haben eine zusätzliche Ebene über sich, nämlich die der Produktion.

Einrichtung Finanzexport

Die Einrichtung eines neuen Finanzexports erfolgt über Administration > Integrationen > Finanzexport. Es gibt mehrere verschiedene Arten von Finanzexporten, die eingerichtet werden können, und einige Dateieinstellungen, die konfiguriert werden können.

Manueller Dateiexport

Die Datei wird über Reporting > Finanzexport erstellt. Wählen Sie Daten, einen oder mehrere Nutzer:innen und eine Berichtart aus und klicken Sie auf Bericht ausführen. Eine CSV-Datei wird dann auf Ihren Computer heruntergeladen, die Sie dann in Ihr Finanzprogramm importieren können. 

Automatischer Dateiexport

Die Exporte können auch automatisch auf einem FTP-Server abgelegt werden. Der FTP-Server muss vom Theater/ Konzerthaus gehostet werden. Die Dateien können in einem bestimmten Ordner abgelegt werden. Wenden Sie sich hierfür bitte an den Tixly-Support.

Unter Administration > Integrationen > Finanzexport im Reiter Lieferung finden Sie die Einstellungen.

Die Dateien können täglich oder wöchentlich zu einer bestimmten Zeit exportiert werden. Sie können wählen, ob Sie alle Verkäufe oder nur BoxOffice-Verkäufe oder nur Online-Verkäufe exportieren möchten.