In Tixly is een evenement de specifieke datum waarop een productie wordt uitgevoerd. Aan een productie zijn altijd één of meerdere evenementen gekoppeld. De productie wordt beschouwd als een groep evenementen. In het online verkoopproces worden alle evenementen die gekoppeld zijn aan een productie via een verkooplink getoond. Om meerdere evenementen van een productie te maken, begin je met het maken van een evenement. Vervolgens kopieer je dat evenement meerdere keren, waarbij alle instellingen hetzelfde blijven, behalve de datum. INHOUDSOPGAVE Evenement maken Informatie Zaal & prijzen Toegangsrechten Internet Internet+ Actie Producten Lay-out Vertalingen Sms/e-mail Settlements Betaalmethoden Scannen Financiën Restitutie Verwijderde evenementen Evenement kopiëren Evenement maken Voordat een evenement aangemaakt kan worden moet er een productie aangemaakt zijn.  Zie Productie aanmaken    Navigeer naar Administratie > Evenementen > Data en klik op Voeg evenement toe in de rechterbovenhoek. Informatie Naam De naam van het evenement. Dit is zichtbaar op het ticket, in Box Office en online. Ondertitel (optioneel) De ondertitel van het evenement. Dit is zichtbaar op het ticket, in Box Office en online. Organisatie Indien er meerdere organisaties zijn, kan hier een keuze gemaakt worden.  Seizoenen Wordt gebruikt als filter in rapporten en om regels met betrekking tot ruilen te bepalen. Promotor Werkt als filter in rapportages en in de Box Office, kan ook toegevoeg worden op het ticket. Je kunt een promotor toevoegen via dit veld, of via Administratie > Evenementen > Promotors, waar ze ook aan te passen zijn. Datum & tijd / Einddatum De start- en eindtijd van een evenement. Het evenement is zichtbaar in Box Office tot de eindtijd. Verkoopperiode Box Office Deze functie maakt het mogelijk om de zichtbaarheid en verkoopperiode in de Box Office in te stellen. Het verbergt evenementen voor gebruikers die geen toegang hebben tot evenementen buiten de verkoopperiode. Vrije toegang Dit kan aangevinkt worden als het een evenement betreft waarvoor geen tickets nodig zijn. De informatie over het evenement wordt via de Tixly Event API verstuurd zodat het zichtbaar gemaakt kan worden op de website, ook is het evenement zichtbaar in het Verkoopdashboard. Er is geen kaartverkoop mogelijk. Let op, wanneer een evenement eenmaal aangemerkt is als Vrije toegang, is het niet meer mogelijk dit te wijzigen. Bevestigd Als dit wordt uitgevinkt,  zal het evenement rood gemarkeerd worden in Box Office, zodat het kassapersoneel weet dat het evenement niet in verkoop is. Het is wel mogelijk om het evenement te verkopen, maar op het ticket zal geen datum en tijd worden geprint. In het voorbeeld zie je dat het betreffende evenement rood is. Verkoopstatus De verkoopstatus is zichtbaar in de online bestelflow en in Box Office. Geen status: standaard status wanneer een evenement aangemaakt wordt. Laatste tickets: gebaseerd op werkgroepinstellingen, bijv. wanneer er nog 10% tickets of 100 tickets te koop zijn. Uitverkocht: gebaseerd op werkgroepinstellingen, bijv. waneer er 0 tickets over zijn.  Geannuleerd: Selecteer deze status handmatig wanneer een evenement geannuleerd is Verkoop niet gepland: gebruik deze status wanneer het evenement wel online moet tonen, maar de datum van start verkoop nog niet bekend is. Automatische verkoopstatus De verkoopstatus zal automatisch veranderen naar Laatste tickets en uitverkocht wanneer dit op ja staat en de werkgroepinstellingen behaald worden. Vergeet niet deze op Nee te zetten wanneer je de verkoopstatus handmatig aanpast. Neem contact op met Tixly Support wanneer je de werkgroepinstellingen wilt bespreken. Wachtlijst Dit zal de wachtlijst activeren wanneer het evenement de verkoopstatus Uitverkocht bereikt. Max waiting list tickets geeft het aantal tickets aan dat klanten per keer mogen aanvragen. Staat dit aantal op 10, dan kunnen klanten per aanvraag 10 tickets aanvragen op hun naam voor de wachtlijst. Het geeft dus niet het totaal aantal wachtlijst plaatsen weer. Mochten er aanmeldingen op de wachtlijst staan, dan verschijnt de groene knop CSV ophalen. De wachtlijst kan worden gedownload en zo zelf bijgehouden worden. Het is niet mogelijk om klanten van de wachtlijst te verwijderen. Een klant kan zichzelf van de wachtlijst verwijderen door in zijn eigen online account in de tab Wachtlijst zichzelf van de lijst te verwijderen. Duur De duur van het evenement. Dit is zichtbaar in Box Office Sales in het informatiepaneel onder de i en via de Tixly Event API. Interne notitie Een notitie die enkel zichtbaar in Box Office Sales in het informatiepaneel, onder de i. Producties (verplicht veld) Aan welke productie is het evenement verbonden. Een evenement kan aan meerdere producties verbonden zijn. Genres (verplicht veld) Kies één of meer genres. Deze worden gebruikt in de Tixly Event API en om klantsegmenten te maken in de segmentatietool van Tixly. Nieuwe genres kunnen direct hier toegevoegd worden en aangepast worden via Administratie > Evenementen > Genres. Labels Voeg een bestaand label toe of maak een nieuw label. Labels kunnen gebruikt worden om klantsegmenten te maken en zijn ook doorzoekbaar bij het zoeken naar evenementen. Ze kunnen ook door externe software worden gebruikt via de Tixly Event API. In het voorbeeld hieronder is de naam van de acteur toegevoegd als tag, waardoor het mogelijk is het evenement te vinden via een specifieke zoekterm. Btw Kies het btw-tarief dat geldt voor het evenement. Vul het btw-tarief bij het aanmaken van het evenement in. Mocht dat vergeten zijn en het evenement is al in de verkoop, dan werkt het toevoegen van het btw-tarief niet met terugwerkende kracht. Cadeaukaarten groepen Voeg een cadeaukaart toe wanneer je klanten wil toestaan dat zij met een specifieke cadeaukaart kunnen betalen voor dit evenement. Lees meer Zaal & prijzen Locatie De evenementenlocatie waar het evenement plaatsvindt. Locaties worden aangemaakt via Administratie > Locaties > Locaties. Lees meer Zaal De specifieke zaal van de locatie waar het evenement plaatsvindt. Ongeplaceerde zalen kunnen worden gemaakt via Administratie > Locaties > Zalen. Lees meer Geplaceerde zalen worden gemaakt door Tixly Support. Als een geplaceerde zaal en configuratie eenmaal zijn opgeslagen, zijn deze niet meer aan te passen. Het is mogelijk een ongeplaceerde zaal te wijzigen naar een andere ongeplaceerde zaal; alleen de naam zal veranderen, niet de capaciteit. Het is niet mogelijk een ongeplaceerde zaal te wijzigen naar een geplaceerde zaal. Configuratie Kies welke zaalconfiguratie gebruikt moet worden voor het evenement. Een geplaceerde zaal kan verschillende configuraties hebben, met verschillende rangen, ingangen, beste stoelen, stoelmeldingen, vooraf ingestelde toekenning en meer. Transactiekosten toevoegen Kosten per transactie toevoegen, indien ja wordt het mogelijk een bedrag in te vullen. Het gekozen bedrag komt bovenop de volledige transactie. Indien de kaartkoper meerdere evenementen in het winkelmandje heeft, en voor beide evenementen is een ander bedrag geldig, dan zal het hoogste bedrag gebruikt worden. Het is ook mogelijk transactiekosten via een basket rule in te stellen, het is dan niet nodig deze kosten per evenement in te richten. Prijsschema Deze kun je aanmaken via administratie > tickets > prijsschema's. Het is zelfs mogelijk één prijstemplate te gebruiken voor zalen met een verschillend aantal rangen, het systeem neemt dan automatisch alleen de prijzen van de actieve rangen over. Prijzen / Kosten Wordt alleen gebruikt door theaters waarbij de klant de servicekosten betaalt. Zie de toelichting bij de afbeelding hieronder. Servicekosten Selecteer welke servicekosten bij dit evenement van toepassing zijn. Servicekosten kunnen worden aangemaakt via Administratie > Tickets > Servicekosten. Lees meer Kaartsoorten Kies welke kaartsoorten beschikbaar moeten zijn voor het evenement. In het invoerveld kan gezocht worden naar beschikbare kaartsoorten. Vervolgens dient er per kaartsoort en per rang een tarief ingevoerd te worden. Kaartsoorten kunnen worden gemaakt en bewerkt via Administratie > Tickets > Kaartsoorten. Lees meer Als er gebruik gemaakt wordt van kosten (zoals ingesteld bij Prijzen/Kosten) kan hier per kaartsoort en rang een specifiek tarief voor deze kosten worden ingevoerd, door bij Prijzen / Kosten te switchen naar de betreffende kosten. Winkelmandje symbool Toegangsrechten Toegang tot verkoop en rapportages Als externe gebruikers (zoals promotors) toegang tot het evenement moeten krijgen, kies dan voor Lokale gebruikers + specifieke gebruikers. Toegangsniveau Als Lokale gebruikers + specifieke gebruikers geselecteerd is, kunnen de specifieke gebruikers die toegang krijgen hier toegevoegd worden aan de hand van hun e-mailadres. Het is ook mogelijk om snel verkooptoegang te delen met alle gebruikers in een andere organisatie. Gedeelde toegang tot andere gebruikers en organisaties is beperkt tot verkooptoegang. Gebruikers waarmee een evenement gedeeld is, kunnen het evenement niet langer bewerken.Om de toegangsrechten voor kassamedewerkers voor specifieke kaartsoorten te bepalen, ga je naar Administratie > Tickets > Kaartsoorten. Toegang tot verkoop Kies of de kaartsoort te koop is via Box Office, Online of POS API (verkoop via ticket agents). Maximum Stel het maximale aantal in dat van deze kaartsoort verkocht kan worden (optioneel).  Regel voor online aantal Bepaal wat voor combinatie van tickets online gekocht kan worden. 0, 2, 4, 6, 8: De klant kan 0, 2, 4, 6 of 8 tickets kopen. Niet 1, 3, 5, 7, of meer dan 8. 0, 8-20: De klant kan tussen de 8 en 20 tickets kopen. Niet minder dan 8 en niet meer dan 20. 0, 2, 4, 6, 10-20: De klant kan 2, 4, 6 of tussen 10 en 20 tickets kopen. Dit kan gebruikt worden voor bijvoorbeeld groepstickets of een 2 voor de prijs van 1 aanbieding. Hoe plan je de verkoop van een kaartsoort? De verkoopperiode van een specifieke kaartsoort kan worden gepland door op het klok-icoon te klikken, naast de kaartsoort. Het is hier mogelijk om een datum en tijd te bepalen waarbinnen de kaartsoort beschikbaar is. De linker datumkiezer is de startdatum en de rechter datumkiezer is de einddatum van de periode. Het is ook mogelijk ook mogelijk om dit in bulk te doen: Hoe kun je een kortingscode toevoegen? Kortingscodes kunnen worden toegevoegd door op het visitekaartje-icoon te klikken, naast de kaartsoort. De code kan door de klant gebruikt worden in de laatste stap van het online verkoopproces, om de afgeprijsde kaartsoort te kunnen gebruiken. Hieronder vind je een uitleg om een nieuwe kortingscode te maken. De kortingscode in het voorbeeld is geldig voor klanten die de kaartsoort Standard kiezen en verandert de kaartsoort naar de verborgen afgeprijsde kaartsoort. 1. Zorg ervoor dat er een kaartsoort met korting is toegevoegd aan het evenement. In ons voorbeeld heet deze kaartsoort Kampanj. De kaartsoort met korting heeft heeft als Toegang tot verkoop Lokale verkoop, niet online. 2. Voer een interne naam in, of zoek naar een bestaande code. 3. Om een nieuwe code te maken, klik je op Voeg nieuwe toe. 4. Naam: Interne naam, Code: De code die de klant online moet invoeren, Kaartsoort: De kaartsoort waarin de geselecteerde kaartsoort (Standard) in moet veranderen als de kortingscode wordt gebruikt (in dit geval Kampanj). 5. Klik op Opslaan. De kortingscode kan voor verschillende kaartsoorten worden gebruikt, bijv. Student, Kind, of voor ander evenementen waar de kaartsoort Kampanj is toegevoegd. Internet Online beschikbaar Bepaal of het evenement online beschikbaar is of niet. Start en eind online verkoop De periode waarbinnen de online verkoop beschikbaar is. Online zichtbaar Bepaalt of het evenement online zichtbaar is en via de Tixly Event API naar de (externe) website wordt doorgestuurd. Een evenement dat online zichtbaar is, maar waarvan de verkoop pas later start. Skin Kies een skin voor de link eronder. Weblink Link naar de online bestelflow voor het specifieke evenement. Min & Max tickets online Het minimale en maximale aantal tickets dat een bezoeker online kan kopen. Zaalweergave Bepaal of kaartkopers de zaalplattegrond te zien krijgt in het online bestelproces. Zaal niet weergeven Zaal weergeven zonder keuze voor klant Klant mag kiezen, er mogen geen enkele stoelen vrijgelaten worden tussen bestellingen.  Klant mag elke stoel kiezen, de klant kan elke stoel in de plattegrond kiezen zonder dat er rekening wordt gehouden met enkele stoelen.  Social Distancing kan hier ook worden ingesteld. Lees meer Kies eerst stoelen Kies dit als de bezoeker eerst zijn stoel moet kiezen in het online bestelproces. Zoekmodus beste plaatsen Kies of en hoe 'best available seats' wordt gebruikt. Alleen van toepassing op evenementen waarbij veel mensen tegelijk kaarten kopen, als ingesteld moet worden hoe het 'best available seat'-algoritme werkt. Toon starttijd evenement als Stelt in of alleen de datum of de datum en tijd in het online bestelproces worden weergegeven. Leveringsmethoden Bepaalt welke leveringsmethoden beschikbaar zijn voor dit evenement. Toestemmingen Kies welke (marketing)toestemmingen aan het evenement verbonden moeten worden. Een toestemming die aan het seizoen van het evenement is verbonden, wordt automatisch toegevoegd. Maar het is ook mogelijk om een toestemming aan een specifiek evenement te koppelen.Webtrackers: Hier kunnen de Facebook Pixel, Google analytics en Google Tag Manager toegevoegd worden.  Internet+ Klantlabel Voeg een klantlabel toe van klanten die korting krijgen of eerder mogen bestellen. Na het selecteren van een klanttype, wordt weergegeven welke kaartsoorten (met korting) de klant met het klantlabel kan kopen. Om de verkoop voor klanten met dit klantlabel eerder te laten starten, kies je naast het klantlabel voor Override en voer je bij Start online verkoop de datum en tijd in die geldt voor klanten met dat klantlabel. Extra opmerking (wordt online weergegeven) Een extra tekst die kan worden toegevoegd en online wordt weergegeven onder de kaartsoorten. E-mail template voor online verkoop Kies of de standaard lay-out van de e-mail gebruikt moet worden, of een specifieke voor dit evenement. Infotekst 1 (Extra informatie) Als je Ja kiest, wordt er een invoerveld in het online bestelproces getoond, waar de kaartkoper extra informatie kan invoeren. Op deze manier kan je iemand bijvoorbeeld zijn t-shirtmaat of allergieën laten invoeren bij het verkopen van producten. Deze informatie is terug te vinden in de klanten rapportage, Rapportages > Klanten > Verkochte tickets, kolom AF 'Extra'. Informatietekst: De informatie die de klant moet invoeren. Verplicht: Als dit op Ja staat, is dit veld verplicht Klantinfo op elk ticket Als dit op Jastaat, moet de besteller een unieke naam of e-mailadres invoeren voor elke kaart in de bestelling. De informatie moet door de klant worden ingevoerd op zijn besteloverzicht, voor hij zijn tickets kan downloaden. Elk ticket wordt dan deel van een nieuwe bestelling en klant. Informatietekst: een tekst met informatie die getoond wordt op het besteloverzicht van de klant. Hier kun je deze optie aan de klant uitleggen. Verplicht uniek: Bepaal of de naam, e-mail of allebei uniek moeten zijn op ieder ticket in de bestelling. Positie Standaard worden evenementen van een productie online gesorteerd op datum en tijd. Het is mogelijk om de volgorde te veranderen, door evenementen en verschillende prioriteit te geven Sta cadeaukaart toe Als voor het evenement geen cadeaukaart gebruikt mag worden, kun je deze optie deactiveren. Actie Via dit tabblad is het mogelijk om een voordeelactie/deeplink te maken voor een specifieke kaartsoort. Lees meer Producten Hiermee koppel je producten aan het evenement. Nieuwe producten kunnen worden aangemaakt via Administratie > Producten > Producten. Lees meer Lay-out Titel ticket Hier kun je iets invoeren als je wilt dat de titel op het ticket anders is dan de naam van het evenement. Ondertitel Hier kun je iets invoeren als je wilt dat de ondertitel op het ticket anders is dan de ondertitel van het evenement. Informatietekst 1-3 Tekst die hier wordt ingevoerd kan op het ticket worden geprint (mits deze variabelen op de lay-out van het ticket staan). Dit wordt vaak gebruikt om extra informatie te communiceren, zoals De deuren openen 2 uur voor aanvang. Ticket lay-out voor PDF, Epson, Godex etc Kies hier of de standaard lay-out gebruikt moet worden, of kies een andere lay-out. Je kunt een optie kiezen voor elke beschikbare ticketprinter, en voor e-tickets. Afbeelding pdf-ticket Upload een afbeelding die op een PDF-ticket geprint kan worden.  Vertalingen Hier kunnen de vertalingen in Engels, Frans en Duits toegevoegd worden. Sms/e-mail Hier kun je automatische e-mails en sms'jes toevoegen. Lees meer Settlements Hier kunnen de settlements opgemaakt worden. Betaalmethoden Activeer dit als voor dit evenement alleen specifieke betaalmethoden beschikbaar moeten zijn. Scannen Als 'Overschrijf scaninstellingen' ingesteld is op Ja, dan is het mogelijk om een tijdsperiode in te stellen waarbinnen tickets voor het evenement gescand kunnen worden. Als je dit niet instelt zijn de standaardinstellingen van toepassing (X uur voor en na het evenement). Als je de standaardinstellingen wilt wijzigen, kun je contact opnemen met Tixly Support. Financiën Als financiële export is geactiveerd, kun je onder dit tabblad een Ext. ref. nummer, afdeling en/of account invoeren. Restitutie In dit tabblad is het mogelijk om regels in te stellen voor het restitueren van bestellingen. Activeer het door restitutie in te stellen op Ja, selecteer of bijkomende kosten en/of producten moeten worden opgenomen in de restitutie. Terugbetaling toestaan Stel in op Ja om restitutie van geld aan te bieden. Betaalmethode voor terugbetaling Selecteer welke betaalmethode gebruikt moet worden voor de restituties. Zet deze altijd op IBAN-terugbetaling. E-mail lay-out Selecteer een e-mail lay-out die naar de klanten wordt verzonden nadat ze online een restitutie hebben aangevraagd. Datum voor terugbetaling Alle tickets die voor deze datum zijn gekocht, hebben de mogelijkheid om een restitutie aan te vragen. Voor tickets die na deze datum zijn gekocht, kan er echter geen restitutie worden aangevraagd. Bijv. als een show is verplaatst, kan je een restitutie aanbieden aan alle kaartkopers die kaartjes hebben gekocht voordat de verplaatsing werd aangekondigd. Beschikbare cadeaukaarten Selecteer een of meer cadeaukaarten om de kaartkopers de mogelijkheid te geven het bedrag terug te krijgen in de vorm van een cadeaukaart. Beschikbare donaties Selecteer een of meer donaties om de kaartkopers de mogelijkheid te geven het bedrag te doneren. Verwijderde evenementen Heb je (per ongeluk) een evenement verwijderd, dan is het makkelijk om deze terug te zetten. Navigeer naar Administratie > Evenementen > Data  Je ziet hier de selectie 'Verwijderd'.   Daar krijg je een overzicht van alle verwijderde evenementen. Door op 'Herstel' te klikken wordt het evenement teruggezet.  Evenement kopiëren Het is mogelijk om evenement te kopiëren naar een andere datum/meerdere datums: Administratie > Evenementen > Data. Onder acties staat de kopieer optie. Vervolgens kan een extra datum gekozen worden of meerdere data, tijd en vervolgens op voeg toe. De nieuwe evenementen worden gecreëerd.

Nieuwe templates kunnen toegevoegd worden en bestaande kunnen elk moment aangepast worden. Email lay-outs Ticket lay-outs E-mail lay-outs Er zijn verschillende e-mails die vanuit het systeem verzonden kunnen worden, zowel automatisch (bijv. een bevestiging voor online aankopen) als handmatig (ontvangst- of reserveringsbevestigingen verzonden vanuit de kassa). Al deze e-mails kunnen rechtstreeks vanuit de box office aangemaakt en bewerkt worden via Administratie > Lay-outs > E-mails. Voeg nieuw e-mail template toe Er zal vervolgens gevraagd worden om een bestaande template te kiezen om van te kopiëren. Rechts boven in de hoek is het mogelijk de gewenste template te zoeken (bijv. Online wanneer je een nieuwe template voor online verkoop wilt maken). Wanneer je de template die je wilt kopiëren hebt gevonden, druk je op Kopiëren rechts in de rij. Vervolgens vul je alle Informatie in en druk je op Opslaan. Om de inhoud van de template te bewerken volg je de stappen die hieronder onder Bewerk e-mail template zijn omschreven. Heb je een nieuwe email lay-out aangemaakt voor de Box Office, dan zal deze als eerste verschijnen in de Box Office. Wil je de volgorde zoals deze getoond wordt in de Box Office aanpassen? Neem dan contact op met support, wij kunnen de volgorde voor je aanpassen. Bewerk e-mail template Om een e-mail template te bewerken, klik je simpelweg op de template die bewerkt moet worden. Naam Template naam (alleen intern zichtbaar). Organisatie Indien er meerdere organisaties zijn kan er hier een keuze gemaakt worden.  Omschrijving Interne template omschrijving. E-mail afzender Afzender van de e-mail. Staat standaard ingesteld op [email protected] maar kan worden gewijzigd met behulp van een subdomein en assistentie van Tixly Support. Dit is alleen zichtbaar voor Workgroup administrators. Naam afzender De naam van de afzender die de ontvanger in zijn inbox ziet. Dit is alleen zichtbaar voor Workgroup administrators. Reageer op e-mail Het e-mailadres waarop de ontvanger antwoordt wanneer er op een bericht gereageerd wordt. Dit is alleen zichtbaar voor Workgroup administrators. Reageer op naam De naam waarop de ontvanger antwoordt wanneer er op een bericht gereageerd wordt. Dit is alleen zichtbaar voor Workgroup administrators. Genre Bijbehorend genre (mag niet worden gewijzigd). Dit is alleen zichtbaar voor Workgroup administrators. Type Berichttype (kan niet worden gewijzigd). Online: Bevestiging E-mail van online aankoop. Wordt automatisch verzonden wanneer een klant een aankoop heeft afgerond.  BoxOfficeConfirmation: E-mail die handmatig vanuit de Box Office wordt verzonden naar klanten die tickets via de Box office hebben gekocht. BoxOfficeReservation: E-mail die handmatig vanuit de Box Office wordt verzonden naar klanten met een gereserveerde bestelling. Bijv. een e-mail met een betaallink (webreservering). BoxOfficeMoveEvent: E-mail die handmatig vanuit de Box Office naar klanten wordt verzonden wanneer een bestelling geruild wordt naar een ander evenement. BoxOfficeMoveSeats: E-mail die handmatig vanuit de Box Office naar klanten wordt verzonden wanneer er binnen een evenement naar nieuwe stoelen gewisseld is.    EventAutoSend: Informatie E-mail die automatisch naar klanten wordt verzonden wanneer er bijv. e-mail triggers gecreëerd zijn.   ReportDeliveryEvents: Automatisch verzonden e-mail naar gebruikers die verkooprapporten voor evenementen willen ontvangen. ReportDeliveryProducts: Automatisch verzonden e-mail naar gebruikers die verkooprapporten voor producten willen ontvangen. Taal De templates kunnen in meerdere talen gemaakt worden, deze zullen automatisch gekoppeld worden aan de taal van het online bestelproces. Om de inhoud van een e-mail lay-out te bewerken, druk je onderaan op Bewerk voor de taal die bewerkt moet worden. Lees verderop in dit artikel meer over de HTML-editor. HTML editor De templates worden bewerkt in HTML, om een compleet nieuw ontwerp te maken is enige HTML voorkennis vereist. Het is echter vrij eenvoudig om teksten en bewoordingen aan te passen. In de HTML-code is alle teskt die in zwart tussen de body markering ( ) staat, aan te passen. Wanneer er wijzigingen in de code worden aangebracht, zijn deze direct zichtbaar in het voorbeeldvenster aan de rechterkant. Voor meer geavanceerde veranderen zoals het toevoegen van linkjes en afbeeldingen, lees meer. Dynamische variabelen De templates bevatten een aantal dynamische variabelen, bijv. #ORDERID# om het bestelnummer weer te geven. Welke variabelen er gebruikt kunnen worden in de template, zijn weergeven onder de T links boven in de hoek. Het is mogelijk om het venster te verplaatsen zodat deze niet in de weg zit. Het is ook mogelijk om te wijzigen wat er in het voorbeeld weergeven wordt, door de inhoud van de variabelen te wijzigen. Zo kan je bijvoorbeeld kijken hoe het eruit komt te zien voor een specifiek evenement of hoe een specifiek product in de zin staat.  Start en eind aanduiding #EVENT#, #PRODUCT#, #TICKETS# zijn allemaal start- en eind aanduidingen. Dit betekent dat alles wat tussen #EVENT# en #EVENT# wordt ingevoerd, voor elk evenement in de bestelling zal worden herhaald. Ticket lay-out Voor het toevoegen of bewerken van ticket lay-outs ga je naar Administratie > Lay-outs > Tickets. Om een nieuwe lay-out te maken, klik je op Voeg ticketlay-out toe rechts boven in de hoek. In de volgende stap kies je een bestaande lay-out als sjabloon voor de nieuwe. Geef de lay-out een naam en klik op Opslaan. Om de lay-out te bewerken, klik je op de lay-out die je wilt bewerken. Vervolgens klik je onderaan achter Ontwerp op Bewerk om naar de lay-out editor te gaan. Het is nu mogelijk om bestaande elementen te bewerken en nieuwe afbeeldings- en tekstelementen toe te voegen aan de lay-out. Om een bestaand element te bewerken klik je op het element, er zal dan een kolom met opties verschijnen. Afhankelijk van het soort element kunnen de volgende velden worden bewerkt: Text Zichtbaar tekstveld. Ofwel een vaste tekst of een dynamische variabele. In het bovenstaande voorbeeld wordt de variabele #TITLE# gebruikt om de naam van het evenement over te nemen. . Om te zien welke dynamische variabelen er mogelijk zijn, klik je links bovenin op het T symbool. X Geeft de positie van het element op de X-as aan (rechts / links). Y Geeft de positie van het element op de Y-as aan (omhoog / omlaag). Height Hoogte van het element. Width Breedte van het element.  Size Lettergrootte of grootte van een rechthoekige rand. Position Posities van de elementen als elementen elkaar overlappen. Een hogere waarde wordt boven lagere waarden geplaatst. Bijv: een element met positie 3 wordt weergegeven bovenop een element met positie 2, als in verschillende lagen. Rounding De mate van afronding van kaders. Alignment Uitlijning van de tekst links/midden/rechts in een element. Color Kleur van het lettertype of de rand van een element. Background Color Achtergrondkleur voor rechthoekige elementen. Font Lettertype. Rotation Het is alleen mogelijk om barcodes te roteren. LineStyle Lijnen kunnen aaneengesloten, gestippeld of gestreept zijn. Image Upload een vaste afbeelding Door linksboven op de T te klikken, krijg je een gids van alle dynamische variabelen die beschikbaar zijn in deze lay-out. Door de switch bovenin dit venster om te zetten, kun je testen hoe een variabele eruit zal zien.  Als de lay-out naar wens is aangepast klik je op Lay-out opslaan.

Elke gebruiker in Tixly is uniek en kan zijn eigen speciale toegangsrechten hebben. In deze handleiding zullen we de verschillende toegangsrechten bespreken, samen met de meest voorkomende gebruikersscenario's. Gebruiker toevoegen Informatie Om een nieuwe gebruiker toe te voegen navigeer je naar Administratie > Gebruikers en klik je rechtsboven in de hoek op Voeg gebruiker toe. Ook is het mogelijk een bestaande gebruiker te kopiëren, dit kan door op Acties > Kopieer gebruiker te klikken. De nieuwe gebruiker heeft dan exact dezelfde gebruikersrechten en instellingen als de originele gebruiker.  Voer de naam en het e-mailadres van de gebruiker in en stel een wachtwoord in. Geef aan wat voor type gebruiker het is (beheerder, verkoop, rapportage, enz.), de taal en het standaard dashboard. Het standaard dashboard is het dashboard wat de gebruiker ziet na het inloggen of wanneer de gebruiker op Dashboard klikt in het hoofdmenu.  Wanneer wachtwoord wijzigen bij inloggen op Ja staat zal de gebruiker direct na de eerste keer inloggen gevraagd worden het wachtwoord te wijzigen.  Vergeet niet om de gebruiker in te stellen als Actief. Toegangsrechten Onder het tabblad Toegangsrechten kan er ingesteld worden tot welke dashboards, rapportages en administratie modules de gebruiker toegang heeft. Toegangsrechten + Onder het tabblad Toegangsrechten + wordt er gespecificeerd tot welke evenementen de gebruiker toegang mag hebben. Toegang evenement Alle evenementen in werkgroep: Toegang tot alle evenementen. Specifieke evenementen: Toegang tot specifieke evenementen. De gebruiker moet worden toegevoegd aan elk evenement waartoe hij/zij toegang moet hebben. Bekijk modus Volledige toegang: Kan zaalplattegrond openen Promotor toegang zonder toegang tot verkoop: Kan zaalplattegrond niet openen Product toegang: Kan alleen producten verkopen. Bekijk klant Bepaal of een gebruiker klantinformatie mag bekijken of niet. Indien Nee, dan is het niet mogelijk om de sneltoetsen te gebruiken voor het zoeken van een klant, gereserveerde en verkochte bestellingen kunnen niet worden aangeklikt in de zaalplattegrond, het ordernummer kan niet worden aangeklikt in de klantenrapportage, enz.   Verkoop tickets Bepaal of een gebruiker met volledige toegang toestemming moet krijgen om tickets te verkopen en te reserveren. Verkoop cadeaukaarten Bepaal of een gebruiker met volledige toegang toestemming moet krijgen om cadeaukaarten te verkopen en te reserveren. Verkoop producten Bepaal of een gebruiker met volledige toegang toestemming moet krijgen om producten te verkopen en te reserveren. Verkoop abonnement Bepaal of een gebruiker met volledige toegang toestemming moet krijgen om abonnementen te verkopen en te reserveren. Verkoop donaties Bepaal of een gebruiker met volledige toegang toestemming moet krijgen om donaties te verkopen en te reserveren. Verkoop lidmaatschappen Bepaal of een gebruiker met volledige toegang toestemming moet krijgen om lidmaatschappen te verkopen en te reserveren. Lidmaatschappen verlengen Bepaal of een gebruiker met volledige toegang toestemming moet krijgen om lidmaatschappen te verlengen. Cadeaukaartgroepen Bepaal  tot welke cadeaukaartgroepen de gebruiker toegang moet hebben. Functies Toon klok Indien Ja, dan wordt er rechts boven in de hoek van de box office een klok weergegeven.  Wijzig prijs cadeaukaart Indien Ja, dan kan de gebruiker de prijs van een gereserveerde cadeaukaart wijzigen. Wijzig prijs Indien Ja, dan kan de gebruiker de prijs van een tickettype wijzigen, ongeacht de prijs die eerder is ingesteld voor het tickettype. Wijzig verkoop Indien Ja, dan kan de gebruiker verkochte bestellingen splitsen, tickets van verkochte bestellingen verplaatsen naar een ander evenement of andere stoelen en de prijs die op het ticket geprint wordt wijzigen. Stoelen toekennen    Indien Ja, dan kan de gebruiker toekenningen in een evenement aanmaken en verwijderen.  Bewerk zaal Indien Ja, dan kan de gebruiker stoelen uit een plattegrond verwijderen, ingangen wijzigen, stoelmeldingen invoeren en de capaciteit van ongeplaceerde evenementen wijzigen.  Kan de kassa wijzigen Indien Ja, dan kan de gebruiker de betaalmethode van bestellingen een X aantal dagen na de verkoop nog wijzigen. Neem contact op met Tixly Support om het aantal dagen in te stellen of aan te passen. Wijzig ticket na evenement Indien Ja, dan kan de gebruiker wijzigingen aanbrengen in bestellingen van evenementen in het verleden. Indien een evenement de status Geannuleerd heeft kunnen gebruikers tickets en bestellingen verwijderen ongeacht de toegangsrechten. Auto Rapport Onder het tabblad auto rapport kunnen automatische te verzenden rapporten (verkoopstanden) ingepland worden.  Type Kies evenementen of producten Template Indien meer templates aangemaakt zijn kan hier de keuze voor het juiste template worden gemaakt.  Gebruik event filter Indien ja, kan hier gekozen worden voor de juiste selectie. Tijd Op welke tijd moet het auto rapport gemaild worden? Dag Op welke dag moet het auto rapport gemaild worden?  Nadat het auto rapport aangemaakt is kun je deze altijd nog verwijderen of aanpassen. Let op! In geval dat een gebruiker al bestaat bij een andere organisatie kan er geen auto rapport ingesteld worden. In dat geval volgt je de handleiding onder titel al bestaande gebruiker.  Organisaties Onder het tabblad Organisaties kan worden ingesteld tot welke organisatie(s) de gebruiker toegang heeft. Hier is de organisatie die standaard is ingesteld al toegevoegd (de organisatie waar [Primary] achter staat) aan de gebruiker, deze organisatie geeft toegang tot alle organisaties in de werkgroep.  Welke organisaties er aan een gebruiker gekoppeld zijn kan gewijzigd worden zodat een gebruiker alleen toegang heeft tot zijn/haar organisatie of juist tot meerdere organisaties. Indien er gewerkt wordt met meerdere organisaties in een werkgroep moet bij standaard de organisatie ingevuld worden waar de verkochte bedragen op binnen moeten komen. Als er verkocht mag worden voor meerdere organisaties dan zullen de verkochte bedragen op de ingestelde organisatie binnenkomen.  Om hiervan gebruik te kunnen maken moeten er meerdere organisaties zijn aangemaakt in de werkgroep.  Gebruikersgroepen Het is ook mogelijk gebruikersgroepen te maken, hiermee kun je gebruikers beheren die allemaal exact dezelfde rechten hebben. Wanneer een gebruiker onderdeel is van een gebruikersgroep dan worden de toegangsrechten bepaald op groepsniveau, wat de mogelijkheid geeft om de rechten op groepsniveau in één keer aan te passen. Er kunnen een onbeperkt aantal groepen aangemaakt worden, bijvoorbeeld Box Office medewerkers, Box Office coördinatoren, marketing, programmering, financieel etc. In de gebruikersgroep zijn de tabbladen toegangsrechten en toestemming te zien, net als bij een gebruiker. Als de instellingen voor de groep worden opgeslagen, dan worden deze instellingen toegepast op alle gebruikers die onderdeel zijn van de gebruikersgroep. In de gebruikers-tab in de instellingen van de groep, is een lijst te zien van alle gebruikers die deel uit maken van de gebruikersgroep. Als een groep geselecteerd wordt bij het aanmaken/bewerken van een gebruiker, dan worden bij het opslaan van de gebruiker de instellingen van toegansrechten en toestemmingen overgenomen zoals deze bij de betreffende groep zijn ingesteld. Het is altijd mogelijk om de instellingen bij de individuele gebruiker aan te passen, ook als ze onderdeel zijn van een groep. Beheer gebruikers in groepen Bij het aanmaken of bewerken van een gebruiker, kan de groep waar de gebruiker onderdeel van uit moet gaan maken geselecteerd worden. Bij een bestaande gebruiker verschijnt er een pop-up die vraag of de huidige toegangsrechten overschreven mogen worden door de standaard toegangsrechten van de geselecteerde groep. Om de groepsinstellingen weer toe te passen op een gebruiker, moet eerst de gebruiker los gekoppeld worden van de groep. Daarna kan de groep opnieuw gekoppeld worden en na het opslaan zijn de groepsinstellingen van toepassing op de gebruiker. In het overzicht van de gebruikers module, is zichtbaar welke groep is gekoppeld aan de gebruiker, of helemaal niet. Als een gebruiker onderdeel is van een groep en de standaardinstellingen voor deze groep zijn overschreven bij de gebruiker, dan wordt dit aangegeven in de lijst achter de groep.   Het is mogelijk om in bulk gebruikers aan een gebruikersgroep toe te voegen. Er verschijnt de optie “Bij een of meerdere gebruiker staat het overrulen van de standaard instellingen aan”. Dit geeft de mogelijkheid te kiezen voor het al dan niet behouden van standaard instellingen.   Meerdere gebruikers tegelijk wijzigen Door het vakje voor de gebruikers die gewijzigd moeten worden aan te vinken en door vervolgens op Bulkbewerking te klikken is het mogelijk de instellingen van de geselecteerde gebruikers tegelijk te wijzigen. Let op! De gebruikers moeten dezelfde toegangsrechten hebben voordat er een wijziging wordt aangebracht. Voorgestelde gebruikerstypen Administratie Type gebruiker: Beheerder Standaard dashboard: Verkoop Toegangsrechten: Alles aan Functies: Alles aan Toegangsrechten evenement: Alle evenementen in werkgroep, Volledige toegang, Bekijk klant, Verkoop tickets, Verkoop cadeaukaarten, Verkoop producten, Verkoop abonnement.   Kaartverkoop Type gebruiker: Verkoop Standaard dashboard: Verkoop Toegangsrechten: Dashboards: Verkoop & Promotor, Rapportage: Kassarapport & Klanten Functies: Wijzig prijs, Wijzig verkoop Toegangsrechten evenement: Alle evenementen in werkgroep, Volledige toegang, Bekijk klant, Verkoop tickets, Verkoop cadeaukaarten, Verkoop producten, Verkoop abonnement, Verkoop donaties, Verkoop lidmaatschappen, Lidmaatschappen verlengen.   Externe promotor Type gebruiker: Promotor Standaard dashboard: Promotordashboard Toegangsrechten: Dashboards: Promotor, Rapportage: Dagelijkse verkoop & Evenementoverzicht Functies: Geen Toegangsrechten evenement: Specifieke evenementen, Promotor toegang zonder verkoop Financieel Type gebruiker: Rapportage Standaard dashboard: Promotordashboard Toegangsrechten: Dashboards: Verkoop & Promotor, Rapportage: Dagelijkse verkoop, Klanten, Evenementoverzicht, Abonnementen, Kassarapport, Kaarttransacties, Cadeaukaarten, Servicekosten & Financiële export Functies: Geen Toegangsrechten evenement: Alle evenementen in werkgroep, Volledige toegang, Bekijk klant Marketing Type gebruiker: Rapportage Standaard dashboard: Promotordashboard Toegangsrechten: Dashboards: Verkoop & Promotor, Rapportage: Dagelijkse verkoop, Klanten, Evenementoverzicht, Abonnementen, Productenverkoop, Wekelijkse verkoop, Toestemmingen & Acties, Administratie: Klanten - Segmentatie & webgebruikers Functies: Geen Toegangsrechten evenement: Alle evenementen in werkgroep, Volledige toegang Scan Type gebruiker: Rapportage Standaard dashboard: Scannen Toegangsrechten: Dashboards: Scannen, Rapportage: geen, Administratie: geen Functies: Geen Toegangsrechten evenement: Alle evenementen in werkgroep, Volledige toegang (afhankelijk van hoe de users gebruikt gaan worden).  Al bestaande gebruiker Soms wil je een gebruiker (bijvoorbeeld promoter) toevoegen en dan krijg je een melding dat de gebruiker al bestaat in het systeem (al toegevoegd door een ander theater).  Als iemand al in het systeem staat en dus bekend is dan kun je deze inderdaad niet toevoegen via de reguliere manier. Maar je kunt het wel op een andere manier oplossen door bij de evenementen waartoe deze persoon toegang heeft op de tab toegangsrechten deze persoon toe te voegen bij externe gebruikers.   Je kunt het volledige e-mail adres ingeven en dan de externe gebruiker toevoegen. De gebruiker kan dan inloggen met het account van het theater waar het account voor is aangemaakt en ziet dan alle evenementen waartoe de gebruiker toegang heeft. Dus ook de evenementen van andere theaters. 

Een kaartsoort is in Tixly de naam voor een prijscategorie. Een kaartsoort wordt één keer gemaakt en kan vervolgens aan een onbeperkt aantal evenementen worden gekoppeld en per evenement afzonderlijk worden geprijsd.  Een ticket lay-out bepaalt hoe een ticket eruit komt te zien. Een specifieke lay-out kan worden gekoppeld aan verschillende evenementen, maar ook aan individuele kaartsoorten binnen een evenement. Verschillende kaartsoorten kunnen dus verschillende ticket lay-outs hebben.  Kaartsoorten maken Om een nieuwe kaartsoort aan te maken ga je naar Administratie > Tickets > Kaartsoorten en klik je rechts bovenin op Voeg kaartsoort toe. Informatie Naam De naam van de kaartsoort dat weergeven wordt tijdens de verkoop (online en in Box Office), administratie, rapportages en op de tickets*. Groep Momenteel wordt een groep alleen gebruikt om in rapportages te kunnen filteren. We raden het gebruik van de volgende groepen aan: Standaard, Abonnementen, Vrijkaarten, Acties. Groepen worden aangemaakt onder Administratie > Tickets > Groepen.  Type Bepaal of het een standaard kaartsoort is of een kaartsoort in een abonnement. Standaard verkoop: de kaartsoort kan alleen gebruikt worden voor reguliere verkoop Abonnement: de kaartsoort kan alleen gebruikt worden voor de verkoop van abonnementen Beide: de kaartsoort kan gebruikt worden bij reguliere verkoop én bij abonnementen. Normaal gesproken wordt dit alleen gebruikt wanneer het tarief voor abonnementsverkoop hetzelfde is als voor reguliere verkoop. Standaard Indien Ja, dan wordt deze kaartsoort als eerste weergeven tijdens de verkoop (online en in Box Office). Er kan maar 1 kaartsoort op standaard staan. Regel voor online aantal Als een kaartsoort altijd wordt gebruikt met dezelfde online quotaregel (groeptickets hebben bijv. altijd de regel 10-99), dan kan dit hier worden ingesteld. De aantallen worden dan automatisch toegepast op de kaartsoort wanneer deze aan een evenement toegevoegd wordt. De regel kan nog steeds binnen het evenement worden gewijzigd. 0,2,4,6,8: de klant kan 0,2,4,6 of 8 tickets kopen, geen 1, 3, 5, 7, etc. 0,8 - 20: de klant kan 8 t/m 20 tickets kopen, dus niet minder dan 8 en niet meer dan 20. 0,2,4,6,10-20: de klant kan 0,2, 4, 6 of tussen de 10 en 20 tickets kopen. Positie Er kan een positie worden ingesteld om de kaartsoorten te positioneren. Offset Every Seat Wordt alleen gebruikt als social distancing van toepassing is op een evenement. Indien Ja, heeft elke verkochte stoel een afstand tot elkaar, niet alleen de afstand tussen bestellingen. Lay-out Print naam Het is mogelijk om een afwijkende naam op het ticket te hebben, deze kun je hier invullen. Als hier niets wordt ingevuld, wordt automatisch de naam van de kaartsoort gebruikt op het ticket. Online en in het online bestelproces blijft de naam de naam van de kaartsoort. Extra informatie Alle tekst die in dit veld wordt geschreven, wordt op het ticket weergeven. In het onderstaande voorbeeld is de tekst: Don't forget to get there early. Scannen Wanneer je wilt dat de scanner een melding geeft wanneer deze kaartsoort gescand wordt, zet je deze instelling op Ja. Bij het scannen zal er een melding komen aan de bovenkant van het scherm van de scanner. Er zijn 2 niveau's van strengheid: Normaal en Streng, welke aangeven hoe het bericht weergegeven dient te worden. Bij Normaal zal de melding na een aantal seconden vanzelf verdwijnen, bij Streng zal de melding blijven staan totdat er een nieuwe scan gedaan wordt.  Toegangsrechten Het is mogelijk om toegangsrechten aan kaartsoorten te koppelen om te bepalen welke specifieke gebruikers toegang moeten hebben tot de kaartsoort. Als er geen gebruikers zijn geselecteerd, hebben alle gebruikers met verkooprechten toegang tot de kaartsoort, op voorwaarde dat de gebruiker toegang heeft tot een evenement dat de kaartsoort gebruikt. Kaartsoorten kunnen worden beperkt tot één of meerdere organisaties. Prijsschema's Ga naar Administratie > Tickets > Prijsschema's en klik rechtsboven op 'Voeg nieuw prijsschema toe' om een nieuw prijsschema te maken. Naam Interne naam van het prijsschema, deze wordt getoond bij het aanmaken van nieuwe evenement. Organisatie Selecteer hier de organisatie die dit prijsschema zal gebruiken. Prijzen / Kosten Schakel tussen Prijzen en Kosten om het tarief per prijstype en rang in te voeren. Je ziet hier de kosten die zijn aangemaakt bij Administratie > Tickets > Servicekosten en ingesteld zijn op 'Inbegrepen in de prijs' of als 'Subsidie'. Servicekosten Hier selecteer je die kosten die bovenop de prijs komen. Kaartsoorten Selecteer welke kaartsoorten beschikbaar moeten zijn. Het is mogelijk om te zoeken naar beschikbare kaartsoorten in het zoekveld. Vervolgens kun je per rang per kaartsoort een tarief invoeren. Het prijsschema geeft alle rangen weer, maar zal alleen de rangen die gebruikt zijn in de gekozen zaal en configuratie activeren in het evenement. Toegangsrechten Selecteer waar de kaartsoort beschikbaar moet zijn: Online: de kaartsoort is online beschikbaar voor alle kaartkopers. Box Office: de kaartsoort is voornamelijk beschikbaar in de Box Office. Er kan online toegang gegeven worden door een special offer link of via een klantlabel. POS api: de kaartsoort is beschikbaar in de POS api voor externe verkopers.

Tixly heeft veel standaardrapporten voor verschillende behoeften en doeleinden. In dit artikel leggen we deze rapporten eenvoudig uit: Dagelijkse verkoop Klanten Klanten Labels Voordelen Geografisch Evenementoverzicht Abonnementen Verkoopsamenvatting Klanten Statistieken Kassarapport Productenverkoop Verkoopsamenvatting Pintransacties Wekelijkse verkoop  Evenement projectie Toestemmingen Cadeaukaarten  Acties Verkoop Klanten Evenementen met omzet servicekosten Financiële export Lidmaatschappen Donaties Ticket overzicht/ticket breakdown Beschikbaarheid van evenementen/event availability Betalingscommissies/payment commissions: Promotor afrekening/promotor settlement Gebruikerstoegang Besteloverzicht/Orderoverview Dagelijkse verkoop Het meest voorkomende verkooprapport. Toont de kaartverkoop voor evenementen op basis van de verkoopdatum of de evenement datum, of een combinatie van beide (bijv. alle verkopen in januari voor evenementen die in februari worden gehouden).  Bevat: Verkoop per evenement of productie Verkoop per kaartsoort Verkoop per gebruiker  Verkoop per dag Gratis tickets per evenement of productie Alle financiële codes, zoals grootboek- en projectcodes, zijn aan het dagelijkse verkooprapport toegevoegd wanneer deze geëxporteerd worden naar CSV of Excel.     Klanten Klanten Het Klantrapport in Tixly toont een lijst met klanten op basis van gekozen filters en rapporttype. De typen die gegenereerd kunnen worden zijn:   Verkochte tickets Gereserveerde tickets Alle tickets (zowel verkocht als gereserveerd) Niet geprinte tickets Uitnodiging (alleen gratis tickets) Verwijderde tickets Klant- en stoelinfo Gereserveerde stoelinformatie Alle rapporttypen tonen één rij per bestelling, behalve klant - en stoelinfo en gereserveerde stoelinformatie rapporten, die tonen één rij per ticket. Het klanten- en stoelinfo rapport rapport wordt meestal gebruikt als gastenlijst.     Het rapport bevat alle informatie over de klant en de bestelling zoals: klantinformatie (naam, adres, telefoon, e-mail etc.), link naar het online besteloverzicht, scaninformatie (is het ticket gescand, wanneer en door wie), toestemmingen, betaalmethode en alternatieve e-mailadressen. Labels De mogelijkheid om een rapport te draaien waarin je (meerdere) labels selecteert of uitsluit. Voordelen Dit rapport geeft een overzicht van de voordelen die de klanten gebruikt hebben. Dit is ook zichtbaar in de klantenkaart:   Geografisch Het geografische rapport toont het aantal verkochte tickets per evenement per land. Veel gebruikt door promotors van internationale evenementen. Evenementoverzicht Het evenementoverzicht wordt vaak gebruikt om de verkoop af te handelen nadat een show heeft plaatsgevonden. Het kan worden gegenereerd voor een specifiek evenement of meerdere evenementen en worden gefilterd op transactiedata. Bevat: Verkoop verdeeld over reguliere verkoop, abonnementsverkoop en gratis tickets in regulier en abonnementen verkoop Verkoop per kaartsoort Verkoop per prijs verkoop per rang Verkoop per gebruiker Verkoop per sectie Toekenning per type Gereserveerd per kaartsoort en prijs Het rapport kan bovendien worden gefilterd om alleen verkopen in abonnementen weer te geven en zo worden ingesteld dat kolommen voor btw worden weergegeven. Abonnementen Tixly bevat 3 verschillende rapporten voor abonnementen die hieronder worden uitgelegd. Verkoopsamenvatting Verkoopsamenvatting toont abonnementsverkopen per abonnement op basis van transactieperiode. Bevat: Totale abonnementsverkopen verdeeld naar type verkoop (vaste stoel, flexibel abonnement, etc.) Verkoop van producties die onderdeel zijn van een abonnement Verkoop van evenementen die onderdeel zijn van een abonnement Verkoop van producties die geen onderdeel zijn van een abonnement Verkoop van evenementen die geen onderdeel zijn van een abonnement Klanten Het klantrapport van het abonnement is vergelijkbaar met het klantrapport van een evenement en toont een lijst met klanten op basis van geselecteerde abonnementen.  Bevat: Verkochte tickets Gereserveerde tickets Niet geprinte tickets Klant- en stoelinfo (één rij per ticket) Gereserveerde stoelinformatie Informatie over vaste stoel in abonnement Als het rapporttype is ingesteld op 'Informatie over vaste stoel voor abonnement' zal er een lijst gegenereerd worden met de originele vaste stoelen van de klant, zonder rekening te houden met eventuele wijzigingen. Wordt vaak gebruikt voor het verlengen van abonnementen. Statistieken Dit toont statistieken op basis van geselecteerde abonnementen. Het rapport toont ook de beweging van abonnees bij vernieuwing in een Sankey-diagram. Kassarapport Vaak gebruikt door de meeste Tixly gebruikers om dagelijkse verkopen te verrekenen. Toont alle verkopen die zijn gedaan door geselecteerde gebruiker(s) gedurende een bepaalde periode. Kan worden gegenereerd om alle transacties weer te geven (rapporttype) die zijn gedaan door de geselecteerde gebruiker(s) gedurende de gedefinieerde periode. Toont verkoop: Per type (tickets, product, abonnement, kosten, cadeaukaart, etc.) Per evenement of productie Per product Per betaalmethode Per gebruiker/verkoper Op rekening  Gedeeltelijke betaling Alle financiële codes, zoals grootboek- en projectcodes, zijn aan het kassarapport toegevoegd wanneer deze geëxporteerd worden naar CSV of Excel.  Let op! Als er geen gebruikers zijn geselecteerd, toont het rapport de verkopen voor alle gebruikers. De gebruiker tixnl.nl toont alle online verkopen. Alle transacties weergeven toont zowel verkopen als terugbetalingen Bij een gebruiker (administratie - gebruikers - gebruikers) tab toestemmingen/functies zijn twee nieuwe filteropties toegevoegd aan het kassarapport, een filter op gebruikersgroep van de verkopers en een filter op de organisatie die eigenaar is van de verkochte items.  Bij een gebruiker is een nieuwe gebruikerstoestemming toegevoegd die hen de mogelijkheid geeft om deze filter te gebruiken of om alleen hun eigen verkopen te zien.    Productenverkoop Toont verkochte of gereserveerde (of beide) producten op basis van transactiedatum of evenement datum voor evenement gerelateerde producten. Het rapport kan worden gegenereerd als "simpel", vaak gebruikt door een restaurant om een lijst te krijgen van dinergasten. Ook is er in dit rapport de mogelijkheid om de stoel informatie te tonen, waardoor het mogelijk is om te zien waar klanten in de zaal zitten die producten hebben gekocht voor een bepaald evenement.  Verkoopsamenvatting Toont gedetailleerde verkopen op basis van een transactieperiode en verdeeld over een dag, week of maand. Wordt vaak gebruikt om verkopen over een langere periode te bekijken. Bevat verkoop van: Tickets Gratis tickets Abonnement tickets Cadeaukaarten Online verkocht  Verkocht in de Box Office  Pintransacties Transactielijst van alle betalingen via POS en online (kaart en mobiele betaling) op basis van transactieperiode en gebruikers. Als het gebruikersveld leeg is, worden alle gebruikers weergegeven. Wekelijkse verkoop  Toont ticket verkopen per week op basis van transactieperiode. De omzet wordt weergegeven per productie. Hoe groener een vakje, hoe meer tickets er zijn verkocht. Evenement projectie Tool om de verkoop van een evenement te voorspellen. De cijfers kunnen worden getoond op basis van verkopen op een eerder evenement. Toestemmingen Wordt gebruikt om een lijst te downloaden van alle klanten die zich hebben aan- of afgemeld voor een bepaalde toestemming. De lijst kan worden gedownload als CSV met naam, e-mailadres of mobielnummer en tijdstempel. Rode download box bevat toestemming voor e-mails en blauwe download box sms / mobiele toestemmingen. De gele box toont het getal van alle unieke actieve klanten met de geselecteerde toestemming. De export geeft alle klanten weer die akkoord zijn gegaan met de toestemming. Voor meer informatie daarover zie lees meer.  Lees meer Cadeaukaarten  Toont alle verkochte, gebruikte en verlopen cadeaukaarten op basis van een gedefinieerd datum- en tijdsinterval. Het is ook mogelijk om de status van cadeaukaarten (wat is de waarde van alle actieve cadeaukaarten) voor een geselecteerde datum te bekijken. Dit toont in het blauwe vak. Het overzicht van het blauwe vak is te exporteren door erop te klikken. In de export wordt ook het mailadres meegenomen zodat een marketingcampagne voor klanten met een openstaand tegoed wat nog maar kort geldig is tot de mogelijkheden behoort.  Acties Rapporten met cijfers voor verkopen en klanten in acties. Verkoop Verkopen in een actie. Kan worden gefilterd via het evenementfilter, acties of evenementen kunnen worden gegroepeerd (toont één rij per actie of evenement datum). Klanten Toont een klantenlijst voor verkochte en gereserveerde tickets in acties. Evenementen met omzet servicekosten Toont verkoopcijfers inclusief bijkomende kosten voor evenementen op basis van transactieperiode. Kan op gebruiker worden gefilterd. Let op! Als er geen gebruikers zijn geselecteerd, toont het rapport de verkopen voor alle gebruikers. De gebruiker tixnl.nl toont alle online verkopen. Financiële export Rapport dat kan worden geïmporteerd in financiële / boekhoudsoftware. Via Administratie - Integraties - Financiële export kan het rapport worden geconfigureerd. Kan worden gegenereerd voor geselecteerde gebruiker(s) en voor een bepaalde tijdsperiode. Lidmaatschappen Het lidmaatschapsrapport kan met verschillende selecties worden gegenereerd, zoals verkopen per transactieperiode, reserveringen en vervaldatum van het lidmaatschap. Er is een selectie met het daadwerkelijke aantal huidige lidmaatschappen en de verkochte, verlopen, geserveerde of verwijderde lidmaatschappen in de gekozen periode. Bij verlenging en mandate hoeft niets ingevuld te worden tenzij je op zoekt bent naar een specifiek lidmaatschap. Mandaat is als er betaald is met een betaalmethode die automatisch verlengend kan worden na de vervaldatum van het lidmaatschap. Op dit moment is dat alleen bij direct debit (automatische incasso)  Donaties Wordt gebruikt om een selectie te maken van klanten die een donatie hebben gedaan. Er kan gefilterd worden op donatie en periode.    Ticket overzicht/ticket breakdown Overzicht van de kaartverkoop, met een overzicht van de verschillende ticketinkomsten en diverse commissies en servicekosten.   Beschikbaarheid van evenementen/event availability Overzicht van evenement capaciteit, verkoopkanalen en verwachte omzet van gereserveerde en beschikbare tickets.   Betalingscommissies/payment commissions: Rapport met de verdeling van gebruikte betaalmethoden voor een of meerdere evenementen, inclusief de omzet van een betalingscommissie, indien van toepassing.   Promotor afrekening/promotor settlement Rapport met de ticketinkomsten voor een productie, waarbij de inkomsten worden gegroepeerd op evenementdatum en kaartsoorten. Bevat ook een overzicht van de gebruikte betaalmethodes en -commissies voor de productie.   Gebruikerstoegang De Gebruikersrapportage geeft een overzicht van alle huidige rechten en groepen van gebruikers. Er zijn opties om te filteren op het moment van de laatste wijziging en ook om verwijderde gebruikers te tonen. De rapportage op het scherm is een samenvatting. De export naar CSV/Excel bevat meer dan 150 instellingen per gebruiker.   Besteloverzicht/Orderoverview Dit rapport laat alle bestellingen zien ongeacht de inhoud of status. Er zijn meerdere filters gebaseerd op o.a. datum, betaalstatus, klantlabel, organisatie, bestelinhoud, bedrag en meer. Een voorbeeld van een populair verzoek dat opgelost wordt met dit rapport is de mogelijkheid om te zien hoeveel orders en voor welk bedrag klanten met een bepaald label hebben gekocht binnen een specifieke periode.

The Tixly ticketing system is used in combination with a website from the venue. This article describes the possibilities and best approach to integrate the venue website and Tixly. There are multiple methods to do this, from simple manual links to a fully automated setup. Manual links It is possible to use direct links to the production, event or subscription sales pages and place these in your website by hand. Of Course this depends on the cms how this is done. Some examples: Link to a production: https://tix.theaterexample.com/nl/buyingflow/tickets/1290/ Link to an event in this production https://tix.theaterexample.com/nl/buyingflow/tickets/1290/18417/ Link to an subscription: https://tix.se/sv/oslo/buyingflow/subscription/15/ The first two examples show a Tixly setup on the subdomain of the venue. The last one the Tixly domain. These links can be found in the Box Office sales screens in Tixly and also on the Internet tab of the event edit screens Automated setup The website database holds the events or subscriptions with all information that the venue wants to publish on their website. There can be a calendar page, a page per production. A common approach is to have a setup that does the following: 1. The website periodically imports all future events into their database with help of the Tix Event APIThis ensures that the event information from Tixly is present in the website database. add new events to the local database update existing events  mark the local events the are not in the output anymore as deleted.  2. The more information is used the better, the PurchaseURL's, OnlineSaleStart,OnlineSaleEnd and SaleStatus are proably needed. 3. The cms is used to add more information, videos, reviews etc to the event groups (productions) or to individual events. 4. The website publishes the event. From now it is visible to the visitors. A [buy tickets] button is shown with the Purchase url when the current date is between OnlineSaleStart and OnlineSaleEnd When the user clicks on [buy tickets] the Tixly flow is opened in the same browser window. The user can buy tickets. A reasonable interval for the import in step 1 depends on the situation. Once every hour is reasonable. You can add minimized=true to the event api url to get an output with the minimal version, this has only salestatus. You can use this to more frequently sync the status, and build a lighter script the does not need to check of other properties of events are changed.   Webhook It seems a bit of a waste to do the import very often, when most of the time nothing has changed. But on the other hand, you don't want to wait 2 hours for a change in Tixly to be visible on your website. This is when you can use the webhook functionality to solve this. Tix will call a url on your website, the webhook url, every time in Tixly a change to an event has been made. As a response to the webhook request your website can start an import job. There is no information in the webhook on what event has been changed.  Tixly does no do anything  with the data the webhook may return.  Valid webhook url examples are: https://www.theaterxyx.nl/import/trigger https://username:[email protected]/admin/tix-importer.php   Pro tip: The webhook is called whenever something changes. If the venue staff is editing prices, genres etc. this can result in your webhook being called several times a minute. And then for hours, when nothing changes it is not called at all. Instead of running your import routine every time the webhook is called, it is better to wait a minute or two, and if no more webhook calls have been made during this period, then do the import.   To start using this, you contact Tixly support and give them your website webhook url and we configure this to be used.   User login status and basket information Important: Due to restrictions of most browsers, your Tixly instance needs to be on a subdomain of your venue website. e.g. tix.venuewebsite.se  That means this session sharing feature only works on what we call hosted skins. It is possible to show on the venue website that a user if logged in Tixly and if he has a basket. Also the basket contents can be shown on the website. Like this example This is achieved by sharing session data from Tixly to the website. The website then uses this data to show it in the design they want. The sharing works by opening an iframe to the Tixly website with the integration url on the correct “skin”. This iframe can be hidden on the venue webpage. The event/postmessage framework is used to communicate between the opener page and the iframe. The post messaging is limited by the “skin” where you can set which websites are able to post messages and receive them. (see  Skin settings) Multiple domains can be configured to allow development and staging servers of the venue site to use the same skin as the production website. The url of the Integration TIX (itix) file is defined as: {skin url}/{language}/itix example: https://tix.theateraandeparade.nl/nl/itix This url has to be requested in an iframe . The postMessage 'GetSession' should be issued to the iframe. An EventListener is used to act on the return message with the session information. The simple javascript in the example site can help to understand this. Example of the json structure of the postmessage response shows the order and the user. { "order": { "items": [{ "type": "Ticket", "name": "An evening with Q on stage", "details": "13-3-2022 20:00:00", "price": 12.0000 }, { "type": "Ticket", "name": "An evening with Q on stage", "details": "13-3-2022 20:00:00", "price": 12.0000 } ], "expires": 896.0954898, "url": "https://tix.theaterexample.nl/nl/buyingflow/purchase/" }, "user": { "id": 544803, "name": "James Bond", "email": "[email protected]", "hash": "2ac9f3a26521d0194530daf3e68c88589d4490617059793dd2eba1b14b786b84" "tags": [{ "id": 7, "name": "Premium", "abbr": "PP" }] }, "profile": "https://tix.theaterexample.nl/nl/profile/" } In the above example we have a user with an ongoing order. Details of the object sent are as follows; order Object that is null if no order is currently in the user session order->items A list of all items in the order order->items->type Type of item can be Ticket, Subscription, GiftCard, Membership, Donation or Product. Note that Subscription is a ticket that is part of a subscription package. order->items->name Name of the item these are different for each type: Ticket => Name of event, Subscription => Name of subscription package, GiftCard => Name of gift card group, Product => Name of product order->items->details Details for each type: Ticket => Event’s start date, Subscription => Event’s name and start date, GiftCard => Amount of the gift card formatted as an invariant string “20.00”, Product => No details on products order->items->price Price of the item as an invariant decimal 0.00 order->expires Decimal seconds and milliseconds until the order expires from the moment the session info was requested. order->url A url that takes you to the purchase page for the order. user Object is null if user is not logged in on this session user-> id Id of the webuser. Note: this is not the customer id In the CRM API there is a endpoint to get the customer Id from the webuser Id CRM API POST /WebUser/{webUserId}/customer user->name Full name of the logged in user (can be empty) user->email Email of the logged in web user user ->hash With this hash the website can validate if the webuser id is valid.  A secret can be added in the skin settings. The hash is computed as a SHA256 over the webuser Id + skin secret Example webuser id: 544803 secret: uXL9aHWX3pumEEZsjU!U The hash will be SHA256(544803uXL9aHWX3pumEEZsjU!U) Which gives 2ac9f3a26521d0194530daf3e68c88589d4490617059793dd2eba1b14b786b84 user->tags A list of “Customer Tags” that the user is connected to, these can be matched with “tags” on events to see the benefits to the logged in user user->tags->id Id of the tag user->tags->name Name of the tag user->tags->abbr Abbreviation of the tag, this is not guaranteed to be unique it can be chosen by the venue admins profile A url that takes you to users profile page, or to the login page if you are not logged in. Delivery fees are not to be seen in the session information. Personalized information With the session information on the customer in combination with the benefits in the Tix Event API,  the website is able to show personalized information to the customers. For example if a VIP customer is logged in he can see his VIP prices, normal customers don't see these. Or you can show the [buy tickets] button earlier to your members, with this they can buy before the general public is able to do so. The method used here is tix event API containing all the normal sales dates and prices, but also the possible benefits the customers with certain customer tags can utilize. And example of an object list of benefits; { "Benefits": [{ "CustomerTag": { "CustomerTagId": 8, "Name": "Student", "Abbreviation": "ST" }, "Prices": [{ "TicketType": "Student", "Translations": [], "Prices": [{ "PriceZone": "1", "Price": 8.5 }] }] }, { "CustomerTag": { "CustomerTagId": 16, "Name": "Friend", "Abbreviation": "FR" }, "OnlineSaleStart": "2021-06-10T13:00:00", "OnlineSaleStartUTCUnix": 1620039600, "Prices": [{ "TicketType": "Friends", "Translations": [], "Prices": [{"PriceZone": "Rang 1","Price": 15}, { "PriceZone": "Rang 2", "Price": 10}], "ActiveFrom": "2021-06-12T08:00:00+02:00", "ActiveFromUTCUnix": 1623477600, "ActiveTo": "2021-7-12T22:00:00+02:00", "ActiveToUTCUnix": 1626069600, "TicketCount": "0-2" }], }, ] } Here you can see that Customers with the tag Student get to buy tickets for TicketType Student for a price of 8.5 For customers who are "Friend" there is an alternative, earlier, OnlineSaleStart and also an extra TicketType Friends, that is only available during a limited time period. and for a max of 2 tickets. All the benefit data should be stored in the database of the website, so they are available to use in the web front-end. A possible approach to use this data The webpage loads with the prices visible in the template, and the "Benefits" prices are in hidden elements. Then when the website gets a user object in the session information from Tixly. The user->tags->id can be used to display the benefit prices, the ones with the corresponding CustomerTagId The same goes for the buy tickets button. The default information is used to display the initial state of the button. But when the user has a CustomerTag Id that matches a benefit with an earlier date, the button state can be evaluated using that date. Example of what normal, or not logged-in users see and what friends see sometime on Jun 10th after 13:00. Default info / state Friends benefit had an different date "OnlineSaleStart": "2021-06-26T13:00:00" "OnlineSaleStart": "2021-06-10T13:00:00"   Notes: Benefits can add ticket types to the list of available ticket types. Benefits can not change the price of already available ticket types, nor can they remove ticket types. A customer can have multiple customer tags. Each tag can have a benefit. All beneficiary ticket types are available to such a customer, and as such should be shown to him.  When there are multiple beneficiary OnlineSaleStart dates, the first occurring OnlineSaleStart should be used. A customer tag or benefit does not influence the OnlineSaleEnd, SoldOut or SaleStatus, they remain the same for all customers.    Skins The tixly part that the customers see it the online flow and the account pages. This can be styled and configuered in many ways. That configuration is what we call a skin and controls these things, and even more: Design elements, colors, logos webtrackers URLs on the logo, continue shopping buttons Default settings for many of the emails URL of the skin, where is can be on a your domain, for example "https://billet.musikhuset.dk" or on a tix domain like this "https://tix.no/nb/notteroy" When using organisations, a skin can be limited to sell only from the configuered organisation.  Define what sites are allowed to read session information