Vriendenloterij VIP-kaart

Inleiding

Met de Vriendenloterij VIP-kaart kunnen kaartkopers 50% korting krijgen op hun tickets. De geldigheid van de VIP-kaart wordt via de API van de Vriendenloterij gevalideerd en als de kaart geldig is, wordt de korting toegepast. De korting wordt toegepast op 2 tickets per VIP-kaart per deelnemend evenement. Als de kaartkoper meer dan twee tickets voor hetzelfde deelnemende evenement in zijn winkelmandje heeft, kan hij eventueel een tweede VIP-kaart valideren voor korting op de volgende tickets.

In deze handleiding worden alle stappen beschreven die genomen moeten worden om de VIP-kaart integratie op te zetten.

Inhoudsopgave

• Inleiding
• Opzetten van de integratie
  • Vriendenloterij kaartsoort
  • Vriendenloterij subsidie
  • Vriendenloterij coupon type
  • Evenementen
  • Vriendenloterij basket rule
• Vriendenloterij-korting in combinatie met servicekosten
  • Berekening van de subsidie (korting)
  • Toepassen van servicekosten
• Rapportage
  • Verdeling ticketinkomsten
  • Externe coupons
• Verkoopflow
  • Online bestelflow
  • Box Office

Opzetten van de integratie

Vriendenloterij kaartsoort

Ga naar Administratie > Tickets > Kaartsoorten en klik op Voeg kaartsoort toe. Voeg hier een nieuwe kaartsoort toe, genaamd "Vriendenloterij VIP".

Je voegt een aparte kaartsoort toe, zodat je later goed kunt rapporteren op welke tickets met Vriendenloterij-korting zijn verkocht.

Vriendenloterij subsidie

Ga naar Administratie > Tickets > Servicekosten en klik op Voeg toe. Voer op het tabje Informatie de volgende waarden in:

1. Naam

   1. Vriendenloterij subsidie

2. Type

   1. Subsidie

3. Geldt voor

   1. Evenementen

4. Bedrag of percentage

   1. Percent

5. Btw

   1. Kies hier het eventueel het correcte btw-tarief

6. Waarde

   1. 50

Voer op het tabje Geavanceerd de volgende waarden in:

1. Rapport groepen

   1. Kies hier een groep die je niet bij een andere servicekost of subsidie hebt geselecteerd. Bijvoorbeeld Fee Group 5. Dit doe je om straks op een gemakkelijke manier op de subsidie te kunnen rapporteren.

Je voegt een subsidie toe, zodat de kaartkoper straks maar 50% van de ticketwaarde hoeft te betalen. In de omzetrapportages wordt echter 100% van de waarde van de tickets getoond. De andere 50% wordt namelijk door Vriendenloterij vergoed. Je kunt straks ook goed rapporteren op het bedrag dat Vriendenloterij moet vergoeden.

Vriendenloterij coupon type

Ga naar Administratie > Tickets > Coupon types en klik op Add coupon type. Voer de volgende waarden in:

1. Naam

   1. Vriendenloterij

2. Aanbieder

   1. Vriendenloterij

3. Verander naar kaartsoort

   1. Vriendenloterij VIP
   2. Dit is de kaartsoort die je in een eerdere stap hebt gemaakt.

4. Subsidie

   1. Vriendenloterij subsidie
   2. Dit is de subsidie die je in de vorige stap hebt gemaakt.

5. Toegestane kaartsoorten

   1. Hier selecteer je op welke kaartsoorten de 50% Vriendenloterij-korting mag worden toegepast. Over het algemeen is die in ieder geval de kaartsoort Regulier/Normaal/Standaard.

6. Toepasbare evenement labels

   1. Kies hier het evenementlabel Vriendenloterij VIP. Bestaat dit label nog niet? Klik dan op Opslaan, doorloop de volgende stap, en voeg het label hier dan later toe zodra je hem hebt aangemaakt.
   2. Door middel van het label kun je bepalen op welke evenementen de korting kan worden toegepast. Als je hier geen label kiest, wordt de korting op alle evenementen in het mandje toegepast.

Evenementen

Voor evenementen waar een kaartkoper de Vriendenloterij-korting mag gebruiken, moet je een evenementlabel toevoegen.

Ga via Administratie > Evenementen > Data naar het eerste evenement waarvoor je de Vriendenloterij-korting beschikbaar wil maken. Open het evenement en scroll op het tabje Informatie naar het veld Labels. De eerste keer dien je het label toe te voegen. Type Vriendenloterij VIP in en klik op Voeg nieuwe toe...

Nadat je het label één keer hebt toegevoegd, kun je deze bij volgende evenementen eenvoudig selecteren.

Nadat je het label hebt toegevoegd, kun je deze ook via Bulkbewerking in één keer toevoegen aan een grotere selectie evenementen. Ga hiervoor naar Administratie > Evenementen > Data en selecteer de evenementen waar je de Vriendenloterij-korting voor beschikbaar wilt maken. Klik op Bulkbewerking en typ/selecteer Labels (Informatie). Kies bij Acties voor Voeg toe. Selecteer het label Vriendenloterij VIP en klik op Opslaan.

Vriendenloterij basket rule

De laatste stap om de Vriendenloterij VIP-kaart validatie werkend te krijgen, is het toevoegen van een basket rule. Hiermee bepaal je op welk moment de knop om een Vriendenloterij VIP-kaart in te voeren verschijnt in de online flow en in box office. 

Ga naar Administratie > Basket Rules en klik op Voeg regel toe.

Vul op het tabje Informatie de volgende waarden in:

1. Naam

   1. Vriendenloterij VIP-kaart

2. Organisatie

   1. Kies hier Geen óf de organisatie die gekoppeld is aan de skin van de online bestelflow.

3. Actief

   1. Ja

Vul op het tabje Condities de volgende conditie in:

T - Ticket Event Tag contains Vriendenloterij VIP

Door deze regel toe te voegen, zorg je ervoor dat de button om een Vriendenloterij VIP-kaartnummer in te vullen alleen verschijnt als een kaartkoper een evenement in zijn of haar winkelmandje heeft waarvoor de korting beschikbaar is. Je kunt eventueel nog extra condities toevoegen aan de basket rule.

Vul op het tabje Acties de volgende actie in:

1. Action type

   1. Coupon Options

2. Allow coupons

   1. Ja

3. Coupon type

   1. Vriendenloterij

Gefeliciteerd! Je bent nu klaar met de configuratie van de Vriendenloterij-korting.

Vriendenloterij-korting in combinatie met servicekosten

Als je gebruikt maakt van servicekosten (Administratie > Tickets > Servicekosten), dan is het belangrijk om hier rekening mee te houden voor Vriendenloterij tickets.

Berekening van de subsidie (korting)

De hoogte van de subsidie (en dus de korting op het ticket), wordt als volgt bepaald:

De ticketprijs ingevoerd in de prijsmatrix van het evenement ✖️ het percentage ingesteld bij de subsidie (50%).

Dit betekent dat servicekosten inbegrepen in de prijs wel worden meegerekend voor het berekenen van de subsidie (korting), maar servicekosten bovenop de prijs worden niet meegerekend bij het berekenen van de subsidie (korting).

Voorbeeld: Een regulier ticket kost € 50. Er is een servicekost van € 2,50 inbegrepen in de prijs en er is een servicekost van € 5 bovenop de prijs ingesteld. De kaartkoper rekent voor dit ticket in normale omstandigheden € 55 af.

De subsidie wordt berekend op basis van € 50 (de ticketprijs exclusief servicekosten bovenop de prijs). De subsidie die wordt toegepast is dus € 25.

Toepassen van servicekosten

Bij het opzetten van de configuratie kun je bij het Coupon type instellen dat de kaartsoort in het winkelmandje bij het toepassen van een Vriendenloterij VIP-kaart verandert naar een andere kaartsoort (Vriendenloterij VIP). Dit heeft consequenties voor de servicekosten.

Er zijn drie mogelijkheden, die hieronder verder geïllustreerd worden met een voorbeeld.

1. Als je bij Coupon type onder Verander naar kaartsoort Geen hebt ingesteld, worden de servicekosten van het oorspronkelijk gekozen ticket toegepast.

2. Als je bij Coupon type onder Verander naar kaartsoort Vriendenloterij VIP hebt ingesteld, maar deze kaartsoort is niet ingevuld in de prijsmatrix van het evenement, dan worden er geen servicekosten toegepast.

3. Als je bij Coupon type onder Verander naar kaartsoort Vriendenloterij VIP hebt ingesteld, en deze kaartsoort is ook ingevuld in de prijsmatrix van het evenement, dan worden de servicekosten zoals ze zijn ingesteld bij deze kaartsoort toegepast.

Voorbeelden

Als je wil dat de uiteindelijke prijs te betalen prijs precies 50% van de oorspronkelijke prijs is, dan kun je het best geen gebruik maken van servivekosten bovenop de prijs. Deze worden namelijk niet meegenomen in de berekening van de korting.

Rapportage

Rapport: Verdeling ticketinkomsten

In het rapport Rapportage > Verdeling ticketinkomsten kun je een overzicht krijgen van het aantal tickets waarop de Vriendenloterij-korting is toegepast, plus de waarde van de korting per evenement. Dit rapport kan ook wel gebruikt worden voor de kwartaalrapportage richting Vriendenloterij.

Gebruik de volgende parameters in de filters voor het beste overzicht:

1. Datumfilter

   1. Per verkoopdatum

2. Data

   1. De verkoopperiode waarop gerapporteerd moet worden. Bijvoorbeeld het laatste kwartaal.

3. Rapporteren op

   1. Servicekosten

4. Groeperen op

   1. Evenementen

5. Bestellingen

   1. Verkocht

6. Rapport groepen

   1. De rapportgroep die je hebt ingesteld bij de subsidie. Bijvoorbeeld Fee group 5.

Klik op Voer rapport uit. Je krijgt nu een rapport met daarin per event een regel met het aantal toegepaste prijssubsidies voor de Vriendenloterij en de totale waarde ervan.

Eventueel kun je via Columns bepaalde kolommen verbergen, zodat je alleen de relevante kolommen in het rapport ziet. Deze instelling wordt bewaard voor de volgende keer dat je het rapport uitvoert.

Rapport: Externe coupons

In het rapport Rapportage > Externe coupons vind je een overzicht van de gebruikte VIP-kaartnummers en voor welke tickets deze codes zijn gebruikt. Dit rapport wordt ook gebruikt voor de dagelijkse rapportage richting de Vriendenloterij.

Op dit moment is het nog niet mogelijk om dit rapport dagelijks automatisch te exporteren. In een volgende update wordt deze functionaliteit geactiveerd.

Verkoopflow

Online bestelflow

Als een kaartkoper tickets koopt voor een evenement waarop de korting van de Vriendenloterij toegepast kan worden, wordt in het winkelmandje de knop Vriendenloterij getoond.

Nadat de kaartkoper op de knop Vriendenloterij heeft geklikt, kan de kaartkoper haar VIP-kaartgegevens invullen.

Na het registeren van de VIP-kaartgegevens wordt de prijs (en eventueel de kaartsoort) aangepast in het winkelmandje, en kan de kaartkoper verder afrekenen zoals gebruikelijk.

Box Office

Ook in Box Office is het mogelijk om de Vriendenloterij VIP-kaartkorting toe te passen. De knop Vriendenloterij verschijnt na het maken van de reservering.

Door op de knop Vriendenloterij te klikken, kan de Box Office-medewerker de VIP-kaartgegevens van de bezoeker invoeren.

Na het registeren van de VIP-kaartgegevens wordt de prijs (en eventueel de kaartsoort) aangepast in het winkelmandje, en kun je verder afrekenen zoals gebruikelijk.