Koppeling met Yesplan

Inhoudsopgave

• Wat doet de koppeling tussen Tixly en Yesplan?
• Koppeling opzetten
  •      Opzetten koppeling in Tixly: Venue management settings
  •      Opzetten koppeling in Yesplan
    •           Algemene instellingen
    •           Protocol support
    •           Evenement publiceren - Gegevensstroom van Yesplan naar ticketingsysteem
    •           Producties publiceren - Gegevensstroom van Yesplan naar ticketingsysteem.
    •           Externe gegevens - Gegevensstroom van ticketingsysteem naar Yesplan.

Wat doet de koppeling tussen Tixly en Yesplan?

1. Automatisch aanmaken van evenementen in Tixly vanuit Yesplan

De integratie stelt Yesplan-gebruikers in staat om evenementen die in het planningssysteem zijn ingevoerd, automatisch door te sturen naar Tixly. Hierdoor hoeven evenementen niet handmatig in beide systemen ingevoerd te worden.

Yesplan wordt doorgaans eerder in het proces gebruikt, nog voordat evenementen openbaar zijn of ticketverkoop start. Op dat moment kunnen via de koppeling al gegevens doorgestuurd worden naar Tixly ter voorbereiding van de verkoop.

Via de koppeling kunnen o.a. de volgende gegevens vanuit Yesplan naar Tixly gestuurd worden:

• Titel van het evenement
• Datum en tijdstippen
• Locatie en zaalconfiguratie
• Prijsschema

Na publicatie in Tixly moeten deze events verder verrijkt worden met Tixly-specifieke informatie zoals:

• Toekenningen en contingentverdeling
• Ticketlay-out
• Prijzen en kaartsoorten

Pas daarna kan de verkoop starten.

2. Terugkoppeling naar Yesplan

Niet alleen wordt informatie van Yesplan naar Tixly gestuurd, ook vindt er terugkoppeling plaats:

• Aantal verkochte tickets (inclusief gratis)
• Totaal aantal gereserveerde plaatsen
• Beschikbare capaciteit
• Totale omzet per event

Hierdoor kunnen Yesplan-gebruikers de status van de ticketverkoop en zaalbezetting rechtstreeks in hun planningstool monitoren. 

Koppeling opzetten

Om de koppeling tussen Tixly en Yesplan op te zetten, moeten een aantal stappen doorlopen worden.

Opzetten koppeling in Tixly: Venue management settings

Ten eerste dien je in Tixly de integratie op te zetten.

Navigeer naar Administratie > Integraties > Venue Management en klik op Add venue management configuration.

De volgende opties zijn beschikbaar:

Authenticatie

1. Gebruikersnaam

   1. Bedenk een gebruikersnaam voor de koppeling, en vul deze hier in.

2. Wachtwoord

   1. Bedenk een wachtwoord voor de koppeling, en vul deze hier in. Let op: Sla het wachtwoord veilig lokaal op. Als je het wachtwoord kwijtraakt, moet je een nieuw wachtwoord instellen.

Instellingen

1. Type

   1. Kies hier voor Yesplan.

2. Naam

   1. Vul hier een interne naam in.

3. Organisatie

   1. Kies hier een organisatie. Als je een evenement publiceert via deze kopppeling, zal het evenement automatisch deze organisatie als eigenaar hebben.

4. Filter by organisation

   1. Als je in een werkgroep werkt met meerdere organisaties, kun je deze optie op Ja zetten. In dit geval kun je via deze koppeling alleen standen ophalen van evenementen met bovenstaande organisatie als eigenaar. Als deze optie op Nee staat, kun je via deze koppeling standen van alle evenementen in de werkgroep ophalen.

5. Max tickets online

   1. Kies hier hoeveel tickets een kaartkoper maximaal online mag kopen voor evenementen die gepubliceerd zijn via deze koppeling.

6. Zaalweergave

   1. Kies hier de standaard zaalweergave voor evenementen die gepubliceerd zijn via deze koppeling.

7. RemoveConnectionOnly

   1. In Yesplan is het mogelijk een Evenement herroepen-knop toe te voegen aan de koppeling. Deze instelling bepaalt wat er gebeurt als je op de Evenement herroepen-knop in Yesplan klikt.
      Bij Nee wordt het evenement in Tixly verwijderd als je in Yesplan op Delete klikt.
      Bij Ja wordt enkel de koppeling tussen het evenement in Yesplan en het evenement in Tixly verwijderd, maar het evenement blijft wel in Tixly bestaan. Je kunt deze - indien gewenst - vervolgens zelf verwijderen in Tixly.

8. Onbewerkbare velden

   1. Door een veld naar rechts te verplaatsen, markeer je het veld als "onbewerkbaar". De waarde van dat veld kan dan niet meer in Tixly worden aangepast. Het is dan voor de gebruikers extra duidelijk dat deze waarde door Yesplan wordt doorgestuurd en daar beheerd wordt.
      Let op: Als je een veld als onbewerkbaar markeert, dan moet daarvoor een waarde worden doorgestuurd via Yesplan. Als je geen waarde doorstuurt voor een onbewerkbaar veld, krijg je een foutmelding als je het evenement vanuit Yesplan probeert te publiceren.

Haal de data van externe API op

1. API-key

   1. Deze waarde kun je leeg laten.

2. API-pad

   1. Deze waarde kun je leeg laten.

3. Synchroniseer categorieën

   1. d

4. Duur automatisch invullen

   1. Deze optie zorgt ervoor dat het veld Duur automatisch wordt ingevuld op basis van de begin- en eindtijd van het evenement voor evenementen die gepubliceerd worden vanuit Yesplan.

5. Automatische verkoopstatus

   1. Deze optie zorgt ervoor dat de optie Automatische verkoopstatus op Ja staat voor evenementen die gepubliceerd worden vanuit Yesplan.

6. Handmatige connectie

   1. Deze optie activeert de mogelijkheid om bij een evenement in Tixly handmatig het Yesplan ID toe te voegen of te wijzigen. Deze optie bevindt zich op het tabje Venue Management bij het berwerken van een evenement.

Nadat je bovenstaande instellingen juist hebt ingevuld, kun je Opslaan klikken. Je bent nu klaar voor de volgende stap.

Opzetten koppeling in Yesplan

Yesplan heeft een uitgebreide handleiding geschreven over de opties in Yesplan voor de generieke ticketing integratie. Deze is hier te vinden.

Voordat je verder gaat, dien je de koppeling in Yesplan voor te bereiden: Voeg een publicatie-knop, custom velden en remote data velden toe in Yesplan. Raadpleeg de handleiding van Yesplan voor een stappenplan. Let op: Je hoeft nu alleen de sectie Preparing for the Integration uit de handleiding van Yesplan te doorlopen.

Nadat je een publicatie-knop, custom velden en remote data velden hebt toegevoegd, kun je de koppeling met Tixly in Yesplan opzetten. Navigeer naar de integratie settings via Je gebruiker > Systeeminstellingen > Integraties en voeg indien nodig een nieuwe integratie toe door op het plusje te klikken.

Algemene instellingen

1. Naam van integratie

   1. Vul hier een naam in waaraan je de integratie kunt herkennen. Bijvoorbeeld Tixly.

2. Type integratie

   1. Kies hier voor Generic ticketing

3. Type authentificatie

   1. Kies hier voor Basic Auth

4. URL

   1. Vul hier de volgende URL in:
      Log je in op bo.tixbe.be? Gebruik dan https://adminapi.tixbe.be/v1/admin
      Log je in op bo.tixnl.nl? Gebruik dan https://adminapi.tixnl.nl/v1/admin

5. Gebruikersnaam

   1. Vul hier de gebruikersnaam in die je hebt gekozen bij het opzetten van de Venue management configuratie in Tixly.

6. Wachtwoord

   1. Vul hier het wachtwoord in dat je hebt gekozen bij het opzetten van de Venue management configuratie in Tixly.

7. Mappings

   1. Klik op bijwerken.
      Krijg je een foutmelding? Controleer dan of je alle gegevens goed hebt ingevuld. Heb je alles gecontroleerd en krijg je nog steeds een foutmelding? Hier vind je een mogelijke oplossing.
      Zie je de melding Bijgewerkt. naast de knop? Dan gaat alles goed en kun je verder met de handleiding.

Protocol support

1. Server ondersteunt producties

   1. Vink deze optie aan

2. Server ondersteunt verwijderen

   1. Als je deze optie aanvinkt, krijg je de optie om een evenement te herroepen nadat je deze hebt gepubliceerd. In de Venue management settings (zie vorige sectie van deze handleiding), bepaal je wat er in Tixly gebeurt als je op deze knop in Yesplan drukt.
      

3. Server ondersteunt ophalen van evenementen per maand

   1. Vink deze optie aan

Evenement publiceren - Gegevensstroom van Yesplan naar ticketingsysteem

Hier vul je de velden in die vanuit Yesplan worden doorgestuurd naar Tixly bij het publiceren van een evenement. Sommige velden zijn verplicht, maar de meeste velden zijn optioneel. De verplichte velden worden hieronder aangegeven met een *-teken.

In Yesplan vul je onderstaande waardes in onder de optie Veld in ticketingsysteem. Je kiest vervolgens bij Veld in Yesplan welk Yesplan veld de waarde bevat die je wil doorsturen. Voor sommige enkele dien je een mapping uit Tixly te selecteren.

1. name *

   1. De titel van het evenement.

2. location *

   1. De locatie van het evenement.

3. starttime *

   1. De starttijd van het evenement.

4. endtime *

   1. De eindtijd van het evenement

5. hallconfigurationid*

   1. De zaalconfiguratie van het evenement in Tixly.
      Het veldtype van het veld in Yesplan dient keuzelijst te zijn.
      Bij mapping kies je HallConfigurations.
      Let op: Nadat je een evenement hebt gepubliceerd, kun je de zaalconfiguratie niet meer wijzigen. Als je deze toch wijzigt, verandert enkel de naam van de zaal voor het evenement in Tixly, maar niet de zaalplattegrond van het evenement zelf.

6. seasonid *

   1. Het seizoen van het evenement in Tixly.
      Het veldtype van het veld in Yesplan dient keuzelijst te zijn.
      Bij mapping kies je Seasons.

7. promoterid

   1. De promotor van het evenement in Tixly.
      Het veldtype van het veld in Yesplan dient keuzelijst te zijn.
      Bij mapping kies je Promoters.

8. pricetemplate

   1. Het prijsschema van het evenement in Tixly.
      Het veldtype van het veld in Yesplan dient keuzelijst te zijn.
      Bij mapping kies je PriceTemplates.

9. eventcategory

   1. Het genre van het evenement in Tixly, als je één genre wil doorsturen.
      Het veldtype van het veld in Yesplan dient keuzelijst te zijn.
      Bij mapping kies je EventCategories.

10. eventcategories

    1. De genres van het evenement in Tixly, als je één of meerdere genres wil doorsturen.
       Het veldtype van het veld in Yesplan dient checkboxen te zijn.
       Als opties voor het veld vul je de naam van de genres in Tixly in. De naam van het genre in Yesplan moet precies overeenkomen met de naam van het genre in Tixly.

11. free

    1. Dit zet de optie Vrije toegang bij het evenement op Ja.

12. external-reference-number

    1. Het ext. ref. nummer van het evenement onder het tabje financiën.

13. account

    1. Het account nummer van het evenement onder het tabje financiën.

14. department

    1. Het afdeling nummer van het evenement onder het tabje financiën.

15. dimension1 - dimension8

    1. Dimensie 1 tot dimensie 8 van het evenement onder het tabje financiën.

16. availableonline

    1. De datum en tijd waarop het evenement online zichtbaar wordt (Online zichtbaar op het tabje Internet)
       Het veldtype van het veld in Yesplan dient Datum-tijdveld te zijn.

17. onlinesalestart

    1. De datum en tijd van start online verkoop (Start online verkoop op het tabje Internet)
       Het veldtype van het veld in Yesplan dient Datum-tijdveld te zijn.

18. onlinesaleend

    1. De datum en tijd van het einde van de online verkoop (Einde online verkoop op het tabje Internet)
       Het veldtype van het veld in Yesplan dient Datum-tijdveld te zijn.

19. subtitle

    1. Dit ondertitel van het evenement (Ondertitel op het tabje Informatie).

20. vatrate

    1. Het btw-percentage van het evenement (Btw op het tabje Informatie).

21. tickettitle

    1. De titel van het evenement op het ticket (Titel ticket op het tabje Lay-out).

22. tickettextone, tickettexttwo, tickettexthree

    1. De velden Extra informatie, Infotekst 2 en Infotekst 3 onder het tabje Lay-out.

23. note-titel

    1. Je kunt diverse Yesplan-velden doorsturen als interne notitie die wordt getoond bij het evenement in Tixly. Deze notitie is dan zichtbaar op de post-it in Tixly met de Yesplan-synchronisatiegegevens bij het bewerken van een evenement. Je vervangt titel met de titel van de notitie.
       Voorbeeld: Je wil een notitie doorsturen met de informatie of er een pauzedrankje is inbegrepen. Je stuurt dan het pauzedrankjeveld in Yesplan door naar Tixly als note-Pauzedrankje. In Tixly wordt dan het volgende getoond op de post-it:
       

Producties publiceren - Gegevensstroom van Yesplan naar ticketingsysteem.

Net als voor evenementen kun je bepalen welke gegevens doorgestuurd moeten worden bij het publiceren van een productie vanuit Yesplan. In Yesplan kun je bepalen welk evenement uit een groep de productie is. Als je geen productie hebt ingesteld voor een groep evenementen, wordt de informatie van het evenement dat je publiceert als product gebruikt. Meer informatie over het instellen van een productie in Yesplan vind je hier.

1. name *

   1. De Naam van de productie onder het tabje Informatie.

2. description

   1. De Omschrijving van de productie onder het tabje Informatie.

3. available-online

   1. De optie Online beschikbaar voor de productie onder het tabje Informatie.

4. sub-title

   1. De Ondertitel van de productie onder het tabje Informatie.
      

5. external-reference-number

   1. Het ext. ref. nummer van de productie onder het tabje financiën.

6. account

   1. Het account nummer van de productie onder het tabje financiën.

7. department

   1. Het afdeling nummer van de productie onder het tabje financiën.

8. dimension1 - dimension8

   1. Dimensie 1 tot dimensie 8 van de productie onder het tabje financiën.

Externe gegevens - Gegevensstroom van ticketingsysteem naar Yesplan.

Na het publiceren van een evenement, kan door Yesplan periodiek informatie over dat evenement worden opgehaald. Hiervoor kun je de volgende velden instellen. Voor de velden in Yesplan dient het type steeds Externe gegevens te zijn.

1. tix-event-id

   1. Het Tixly event ID.

2. tix-eventgroup-id

   1. Het Tixly productie ID.

3. closed

   1. Yesplan blijft gegevens van een evenement vernieuwen, totdat Tixly de status "closed" doorgeeft. Omdat deze status in Tixly niet echt bestaat, sturen we de status "closed" door als de datum van het evenement 30 dagen of langer in het verleden ligt. Het evenement vanaf dan niet meer gesynchroniseerd tussen Yesplan en Tixly.

4. salestatus

   1. De verkoopstatus van het evenement als id:
      0 = Geen status
      1 = Laatste tickets
      2 = Uitverkocht
      3 = Geannuleerd

5. salestatustext

   1. De verkoopstatus van het evenement in tekst.

6. ticketscapacity

   1. De totale capaciteit van het evenement (totale zaalcapaciteit minus de geblokkeerde toekenningen).

7. ticketssold

   1. Het aantal verkochte tickets (exclusief vrijkaarten).

8. ticketsfree

   1. Het aantal uitgegeven vrijkaarten.

9. ticketsreserved

   1. Het aantal gereserveerde tickets.

10. ticketsallocated

    1. Het aantal toekenningen (niet geblokkeerd) op het evenement.

11. ticketsblocked

    1. Het aantal geblokkeerde toekenningen op het evenement.

12. ticketsavailable

    1. Het aantal plaatsen dat beschikbaar is voor verkoop (totale zaalcapaciteit minus verkochte en gereserveerde tickets, vrijkaarten en toekenningen).
       

13. ticketstotal

    1. Het totaal aantal verkochte tickets (inclusief vrijkaarten en reserveringen).

14. ticketstemporarilyreserved

    1. Het totaal aantal tijdelijk gereserveerde tickets (internet- en box office bestellingen die nog niet zijn afgerond).

15. ticketsheldforsubscribers

    1. Gereserveerde tickets voor abonnementshernieuwingen.

16. ticketsscanned

    1. Het aantal gescande tickets.

17. ticketsrevenue

    1. De totale omzet van het evenement inclusief btw (exclusief omzet van gereserveerde tickets).

18. ticketsrevenue-excluding-vat

    1. De totale omzet van het evenement exclusief btw (exclusief omzet van gereserveerde tickets).

19. ticketssold_tickettype

    1. Het aantal verkochte tickets van een bepaalde kaartsoort. Vervang hierbij het gedeelte tickettype met de naam van de kaartsoort waarvan je het aantal verkochte tickets wil ophalen.
       Voorbeeld: Voor het aantal verkochte tickets van de kaartsoort Student, vul je de waarde ticketssold_student in.

20. ticketsrevenue_tickettype

    1. De omzet van verkochte tickets van een bepaalde kaartsoort. Vervang hierbij het gedeelte tickettype met de naam van de kaartsoort waarvan je de omzet van verkochte tickets wil ophalen.
       Voorbeeld: Voor de omzet van verkochte tickets van de kaartsoort Student, vul je de waarde ticketsrevenue_student in.