Online tickets ruilen toestaan

Rens van Huijkelom

2026-07-23 11:07:13 +0200

Het is mogelijk om klanten hun eigen tickets online te laten ruilen. Er kunnen aparte regels ingesteld worden voor het ruilen. Bijvoorbeeld voor mensen met een abonnement, of kaartkopers voor een bepaalde productie.

Het toestaan van online ruilen

Seizoenen

Via Administratie > Seizoenen kunnen er regels worden ingesteld voor het ruilen in de tab Ruilingen toestaan. Regels om te ruilen kunnen per seizoen ingesteld worden en het is niet mogelijk om te ruilen naar evenementen die niet in hetzelfde seizoen vallen.

Wil je dit wel mogelijk te maken dan kun je de evenementen, waarin je het ruilen tussen seizoenen toestaat, in één seizoen plaatsen. Je kunt ook een speciaal 'ruilseizoen' aanmaken en dit aan de evenementen toevoegen.

Ruilingen toestaan
1. Wanneer deze op Ja staat kunnen er regels ingesteld worden.
Gratis veranderingen
1. Bepaal of de klant gratis mag ruilen en zo ja, hoe vaak. Dit aantal slaat op per bestelling per evenement. Dus als het aantal gratis ruilingen 1 is, mag een klant met een bestelling van 2 events in 1 bestelling beide evenementen 1x gratis ruilen.
Max aanpassingen
1. Bepaal hoe vaak de klant zijn tickets mag ruilen. Als deze op 0 staat dan mag er ongelimiteerd geruild worden.
Dagen voor evenement
1. Definieer tot hoeveel dagen voor het evenement er geruild mag worden.
Overschrijf kaartsoort
1. Indien kaartsoort online beschikbaar is - De kaartsoort moet gelijk zijn aan de gekochte kaartsoort en deze kaartsoort moet online beschikbaar zijn.
2. Indien kaartsoort ingesteld is op evenement - Deze instelling kan gebruikt worden wanneer je wilt laten ruilen naar dezelfde kaartsoort, maar deze kaartsoort hoeft niet online in de verkoop te zijn. Bijvoorbeeld wanneer een kaartsoort verbonden is aan een klantlabel die niet online beschikbaar hoeft te zijn in het evenement waar naartoe geruild wordt.
3. Altijd en zelfde prijs behouden - De kaartsoort hoeft niet beschikbaar te zijn in het evenement waar naartoe geruild wordt, dezelfde kaartsoort en prijs worden aangehouden als in het eerder gekochte evenement. Er zal dus geen prijsverschil zijn voor de klant.
Dezelfde rang
1. Stel hier in of klanten alleen binnen hun originele gekozen rang mogen ruilen.
Soort kosten
1. Bepaal of de klant kosten betaald voor een omruiling en of deze per order of per ticket moet worden betaald.
Online prijs
1. De prijs die betaald moet worden voor een omruiling online.
Kassaproduct
1. Voeg hier het product toe dat gebruikt moet worden als er een omruiling door de kassa gemaakt wordt. De kosten worden ingesteld bij het aanmaken van het product.

Online is het niet mogelijk binnen hetzelfde evenement als waar de tickets voor gekocht zijn te ruilen. Het is online alleen mogelijk te ruilen naar een ander evenement.

Producties

Om ruilingen binnen producties mogelijk te maken, moet het seizoen waar de productie onderdeel van uitmaakt ingesteld zijn op mogelijkheid tot omruilen, zie hierboven. Ga daarna naar Administratie > Evenementen > Producties, ga dan naar het tabblad Geavanceerd.

Ruilingen toestaan
- Nee: Een klant kan niet zijn eigen tickets omruilen
- Binnen dezelfde productie: Er kan geruild worden naar alle evenementen die onderdeel zijn van dezelfde productie.
- Aan elke groep met dezelfde promotor: Het is mogelijk om de tickets om te ruilen naar evenementen met dezelfde promotor. Het veld Ruilingen naar de productie toestaan moet wel actief zijn.
- Naar alle producties: Het is mogelijk om het ticket te ruilen voor alle evenementen. Ook hier moet bij de productie dan wel Ruilingen naar de productie toestaan aanstaan.
Ruilingen naar deze productie toestaan
1. Als deze op Ja staat, is het mogelijk om tickets te ruilen binnen evenementen in deze productie. Een voorwaarde is, dat op evenement niveau het ook toegestaan is om te ruilen.

Producties moeten online beschikbaar zijn om ruilingen te laten werken.

Evenementen

Om ruilingen mogelijk te maken moeten bovenstaande instellingen op Seizoen- en Productie-niveau geconfigureerd zijn, maar controleer ook de instellngen op Evenement-niveau.

Het is alleen mogelijk te ruilen wanneer het evenement online beschikbaar is. Op evenement-niveau moet via het tabblad Internet het veld Online beschikbaar op Ja staan, en de datums moeten kloppen.

Als het evenement wel beschikbaar moet zijn voor ruilingen, maar (nog) niet voor reguliere verkoop, zet je onder het tabblad Informatie de Verkoopstatus op Verkoop niet gepland. Het is niet mogelijk online te ruilen wanneer de verkoopstatus op Geannuleerd staat.

Voor evenementen in het verleden kan online niet geruild worden.

Abonnementen

Om ruilingen in abonnementen toe te staan moet het seizoen waar het abonnement onderdeel van uitmaakt ingesteld zijn op mogelijkheid tot omruilen, zie hierboven. Ga daarna naar Administratie > Abonnementen.

Zoek het betreffende abonnement en klik op de tab Internet.

Image_2020-10-30_kl._09.26.55.png

Ruilingen toestaan
- Binnen dezelfde productie: de abonnee kan een omruiling maken binnen dezelfde productie waar het evenement onder valt.
- Binnen producties in abonnement: de abonnee kan ruilen binnen alle producties die deel uitmaken van het abonnement.
- Naar alle producties: De abonnee kan zijn ticket ruilen naar alle producties die deel uitmaken van het seizoen waaronder het abonnement valt.
```
Dit werkt alleen als er op productie niveau is ingesteld dat er geruild mag worden naar de betreffende productie.
```
Verandering buiten abonnement
1. Als dit op Nee staat kan de abonnee alleen ruilen naar de evenementen die onderdeel uitmaken van het abonnement.
2. Als dit op Ja staat, is het mogelijk om naar alle evenementen om te ruilen binnen de gestelde regels.

Niet toestaan van ruilen naar een bepaalde kaartsoort

Het is nu mogelijk om bepaalde kaartsoorten niet beschikbaar te maken voor het online ruilen. Wanneer dit op 'Nee' staat ingesteld is de kaartsoort niet beschikbaar om naartoe te ruilen. Wanner deze op 'Ja' staat is deze kaartsoort wel beschikbaar voor online ruilingen. Hiervoor ga je naar de Informatie tab bij de kaartsoort.