Restituties

Binnen Tixly zijn er 2 verschillende manieren om klanten te restitueren:

• Automatische Restituties
• Handmatige Restituties

Automatische Restituties

Het is mogelijk om alle, of een geselecteerd aantal bestellingen, van een specifiek evenement in bulk te restitueren als deze online zijn aangeschaft met een debit- of creditcard. De tickets worden in verwijderd uit het systeem en het aankoopbedrag wordt teruggestort op dezelfde kaart die werd gebruikt tijdens de aankoop van de tickets, via de betalingsgateway. Het is mogelijk om bijkomende kosten en evenement gebonden producten mee te nemen in de restitutie, of om deze juist uit te sluiten. 

1. Ga naar Administratie > Evenementen > Restituties.

2. Gebruik het Evenementfilter om te zoeken naar het evenement wat gerestitueerd moet worden. Klik vervolgens op Voer rapport uit.

1. Let op! Er kan maar één evenement per keer gerestitueerd worden.  

3. Er wordt een rapport gegenereerd met alle bestellingen die gerestitueerd kunnen worden. Standaard zijn alle bestellingen aangevinkt, maar het is uiteraard mogelijk de selectie te wijzigen.

4. Wanneer alle orders die gerestitueerd moeten worden aangevinkt zijn klik je op Stuur naar restitutie rechts onder aan de pagina.  

5. In de volgende stap kan het volgende gewijzigd worden: 

Rechts bovenaan wordt het totale bedrag weergegeven dat gerestitueerd zal worden. Dit kan veranderen als bijkomende kosten en producten zijn inbegrepen of uitgesloten.

1. E-mailtemplate

   1. Selecteer de template die Refund Message heet. Er wordt een automatische e-mail naar de ticketkopers gestuurd met de informatie dat hun bestelling is geannuleerd en gerestitueerd. De lay-out en inhoud van de template kan worden bekeken en bewerkt via Administratie > Lay-outs > E-mails. Daar is het mogelijk de bestaande teksten te wijzigen of stuur een verzoek naar Tixly Support. 
      

2. Aangepaste tekst

   1. Het is mogelijk om een aangepaste tekst in te voeren die wordt opgenomen in de e-mail die naar de ticketkopers wordt gestuurd.

3. Restitueer kosten

   1. Bepaal of eventuele ticketkosten (servicekosten & transactiekosten) bij de restitutie moeten worden inbegrepen of niet.

4. Restitueer producten

   1. Bepaal of evenement gebonden producten moeten worden inbegrepen in de restitutie of niet. 

Als alles is ingesteld moet je het woord REFUND (in hoofdletters) in het laatste veld invoeren om de restitutie te kunnen versturen. Doe je dit niet dan zal er een pop-up verschijnen.

6. Het rapport voor het evenement weergeeft nu dezelfde bestellingen, maar de bestellingen die zijn verzonden voor restitutie zijn nu Blauw gemarkeerd. 

• Groen > Gerestitueerd
• Blauw > Verzonden voor restitutie
• Rood > Restitutie mislukt
• Wit > Mogelijk om te restitueren

Refunds worden 's nachts uitgevoerd, dus zo lang de rij blauw is kunnen er nog aanpassingen worden gedaan aan de bestelling, zonder dat dit tot problemen leidt.

7. Onderaan het rapport van het evenement heb je een overzicht van wat er in totaal is verzonden om te restitueren. De restitutie wordt 's nachts uitgevoerd, wat betekent dat zolang een evenement of bestelling Blauw is, deze nog steeds kan worden bewerkt of verwijderd. Als het evenement Groen gemarkeerd is, is het niet langer mogelijk de restitutie te wijzigen of te annuleren.

Wanneer een evenement gerestitueerd en Groen gemarkeerd is, worden alle restituties die niet gelukt zijn gemarkeerd als Mislukt.

Om meer informatie te krijgen over de bestellingen in een batch, gebruik je de pijl (naast de prullenbak) rechts in de rij van het evenement. Als alternatief kun je het evenement vinden zoals omschreven in stap 2 en worden alle bestellingen direct getoond. De bestellingen die mislukt zijn, zijn Rood gemarkeerd. Door met de muis over het kruisje voor een rood gemarkeerde bestelling te bewegen, verschijnt er informatie over waarom de bestelling niet gerestitueerd kon worden.

1. In de individuele bestelgeschiedenis wordt getoond dat Tix Jobs de tickets heeft geannuleerd via Bulk refund en in de kassarapporten wordt het bedrag weergegeven als gerestitueerd door de gebruiker Tix Jobs.

Handmatige Restituties

Wanneer het niet mogelijk is gebruik te maken van de automatische restituties, omdat de betaling niet via de betalingsgateway heeft plaatsgevonden bijvoorbeeld, kan het ook handmatig geregeld worden. Online wordt er dan bij het annuleren van een bestelling gevraagd om een IBAN en in Box Office kan de betaalmethode IBAN-terugbetaling worden gebruikt, waarbij er ook een IBAN ingevoerd dient te worden (lees hier meer over het verwijderen van bestellingen). Vervolgens kan dan een bestand gegenereerd worden die geïmporteerd kan worden bij de bank. 

De lijst met handmatige restituties kan op twee manieren bereikt worden: 

1. Via het icoontje op het dashboard ga je naar de lijst door op 'bekijk alle restituties' te klikken.

2. Via Administratie > Evenementen > Handmatige restituties

3. Hier vind je de lijst met alle bestellingen die handmatig gerestitueerd dienen te worden. Er kan eventueel nog gefilterd worden op een specifiek evenement, als deze bijvoorbeeld eerder gerestitueerd dient te worden. Ook kunnen er nog bestellingen gedeselecteerd worden. Vervolgens klik je rechts onder in de hoek op Genereer Bestand en er zal een nieuw venster openen.

1. Restitueer bedrag

   1. Het totale bedrag dat in deze batch gerestitueerd zal worden.

2. Markeer als verwerkt

   1. Indien ja, dan verdwijnen de geselecteerde bestellingen uit de lijst.

3. Bestandstype

   1. Staat automatisch op SEPA (pain).

4. Codering

   1. UTF-8 is de meest gebruikte codering.

5. Restitutie datum

   1. De datum waarop de restituties door de bank uitgevoerd dienen te worden.

6. Bevestiging

   1. Typ in dit veld REFUND (in hoofdletters) om de restituties te bevestigen.
7. Er zal nu automatisch een XML bestand gedownload worden welke geïmporteerd kan worden in de bank. Deze bestanden zijn ten alle tijden opnieuw te downloaden onder aan de pagina.

8. Om van de handmatige restituties gebruik te kunnen maken, dien je eenmalig contact op te nemen met Tixly support.

Bijlagen (9)

360053782092.png
155 KB

360053782152.png
131 KB

360053782192.png
55 KB

360053782232.png
127 KB

360053782412.png
116 KB

360053923531.png
136 KB

360021014957.png
50.6 KB

360021117498.png
78.7 KB

360021117798.png
42.9 KB