Nutzer:innen

Jede:r Nutzer:in in Tixly ist einmalig und kann seine:ihre eigenen Zugriffsrechte zgewiesen bekommen. In diesem Leitfaden werden wir die verschiendenen Zugriffsrechte und die häufigsten Anwendungsfälle erläutern.

Nutzer:in hinzufügen

Information

Um eine:n neue:n Nutzer:in hinzuzufügen, navigieren Sie zu Administration > Nutzer:in > Nutzer:in und klicken Sie auf Nutzer:in hinzufügen in der rechten oberen Ecke.

Es ist auch möglich, eine:n bestehende:n Nutzer:in zu kopieren, indem Sie auf Aktionen > Nutzer:in kopieren klicken. Der:die neue Nutzer:in erhält genau dieselben Zugriffsrechte und Einstellungen wie der:die ursprüngliche Nutzer:in.

1. Name

   1. Name des:der Nutzer:in

2. E-Mail

   1. E-Mail-Adresse, mit der sich der:die Nutzer:in im BoxOffice anmeldet. Bei der Verwendung von MFA wird an diese Adresse auch der Code gesendet, wenn der Text nicht funktioniert. Außerdem muss es sich bei der E-Mail-Adresse nicht um eine neue Adresse handeln.

3. Password

   1. Füllen Sie ein temporäres Passwort aus, wenn Sie zum ersten Mal eine:n Nutzer:in anlegen oder wenn ein:e BoxOffice-Nutzer:in sein:ihr Passwort vergessen hat.

4. Nutzer:innen-Art

   1. Wählen Sie die betreffende Nutzer:innen-Art

5. Gruppe (Nutzer:innen-Zugriff) 

   1. Verknüpfen Sie die:den Nutzer:in mit einer Gruppe, die Zugriffsrechte werden dann automatisch zugewiesen.

6. Sprache

   1. Wählen Sie die Sprache des:der Nutzer:in aus.

7. Standard Dashboard

   1. Das Dashboard, das automatisch geöffnet wird, wenn sich der:die Nutzer:in anmeldet. Stellen Sie sicher, dass der:die Nutzer:in auf der Registerkarte Zugriffsrechte Zugriff auf das Standard-Dashboard hat.

8. Passwort beim Login ändern

   1. Wenn Passwort beim Login ändern auf Ja eingestellt ist, wird der:die Nutzer:in sofort nach der ersten Anmeldung aufgefordert, sein Passwort zu ändern.

9. Mehrfaktor-Authentifizierung

   1. Bei der Mehrfaktor-Authentifizierung muss de:die Nutzer:in sein:ihr Konto über einen Code verifizieren,
      der per SMS oder E-Mail gesendet wird.

10. Aktiv

    1. Legt fest, ob der:die Nutzer:in aktiv ist oder nicht. Bei Nein kann sich der:die Nutzer:in nicht mehr im Box Office anmelden.

Zugriffsrechte

Auf der Registerkarte Zugriffsrechte können Sie angeben, auf welche Module, Berichte und Dashboards der:die Nutzer:in Zugriff haben soll. Der Zugriff kann bis in die unterste Ebene gesteuert werden.Zugriffsrechte

Zustimmungen/ Funktionen

1. Kund:innen ansehen

   1. Bestimmt, ob ein:e Nutzer:in Kund:innendaten ansehen darf oder nicht. Bei Nein ist es dann nicht möglich, die Schnellzugriffe zum Suchen einer Kund:in zu verwenden. Reservierte und verkaufte Aufträge können im Saalplan nicht angeklickt werden, die Auftragsnummer kann im Kund:innenbericht nicht angeklickt werden, usw.

2. Tickets verkaufen 

   1. Bestimmt, on ein:e Nutzer:in vollen Zugriff bekommt, Tickets und Artikel zu verkaufen und zu reservieren.

3. Mitgliedschaften verlängern

   1. Definieren Sie, ob der: die Nutzer:in die Möglichkeit haben soll, Mitgliedschaften manuell zu verlängern.

4. Uhrzeit anzeigen

   1. Bei Ja wird oben rechts in der Ecke im BoxOffice eine Uhr angezeigt. Diese Uhr zeigt die Ortszeit des BoxOffice an.

5. Gutscheinpreis ändern

   1. Wenn diese Option auf Ja gesetzt ist, kann der:die Nutzer:in den Preis eines reservierten Gutscheins frei ändern. Dies ist mit der Einstellung verbunden, die es ermöglicht, einen Gutschein für weniger als den Wert des Gutscheins zu verkaufen.

6. Preis ändern

   1. Bei Ja kann der:die Nutzer:in den Preis eines reservierten Tickets frei ändern.

7. Verkauf ändern

   1. Bei Ja darf der:die Nutzer:in einen bereits verkaufte Auftrag aufteilen, Tickets aus bereits verkauften Aufträgen in eine andere Veranstaltung oder auf andere Plätze verschieben und den Preis ändern, der auf das Ticket gedruckt wird.

8. Plätze kontingentieren

   1. Bei Ja kann der:die Nutzer:in Sitzplätze in einer Veranstaltung kontingentieren und Kontingente entfernen.

9. Saalplan bearbeiten

   1. Bei Ja kann der:die Nutzer:in den Saalplan bearbeiten und verändern, Eingänge ändern, Platzbenachrichtigungen für bestimmte Plätze im Saal erstellen und die Kapazität in unnummerierten Sälen ändern.

10. Kassenabrechnung nachträglich bearbeiten

    1. Bei Ja darf der:die Nutzer:in den Kassenbericht im Nachhinein ändern und die Zahlart von Aufträgen noch X Tage nach dem Verkauf verändern. Nehmen Sie Kontakt mit dem Tixly Support auf, um die Anzahl der Tage festzulegen oder anzupassen.

11. Ticket nach Veranstaltung ändern

    1. Bei Ja darf der:die Nutzer:in Änderungen an Aufträgen vergangener Veranstaltungen vornehmen. (Wenn eine Veranstaltung den Status Abgesagt hat, können Nutzer:innen trotz dieser Einstellung Tickets stornieren).

12. Zugriff außerhalb des Verkaufszeitraums

    1. Auf der Veranstaltungsebene kann ein Verkaufszeitraum einer Veranstaltung festgelegt werden. Legen Sie fest, ob der:die Nutzer:in auch außerhalb dieses Zeitraums auf die Veranstaltungstermine zugreifen können soll.

13. Zugriff auf Kassenbericht

    1. Bei Ja kann der:die Nutzer:in einen Kassenbericht für alle Nutzer:innen und Online-Verkäufer erstellen. Bei der Einstellung Nein kann der:die Nutzer:in nur einen Kassenbericht über seine.ihre eigenen Verkäufe abrufen.

14. Darf Hausplätze sehen

    1. Bei Ja kann der:die Nutzer:in in den Berichten die Hausplätze einsehen

15. Gutscheine

    1. Legen Sie hier fest, auf welche Gutscheinarten der:die Nutzer:in Zugriff hat.
       Zahlarten - Eingeschränkter Benutzer:innenzugriff
       Legen Sie hier fest, auf welche Zahlarten welcher Arbeitsgruppe der:die Nutzer:in Zugriff hat.
       Um Zahlarten zur eingeschränkten Liste hinzuzufügen, lesen Sie bitte hier über die Zahlarten.  
       
       

Veranstaltungszugriffsrechte

1. Veranstaltungszugriff 

   Legen Sie fest, ob der:die Nutzer:in Zugriff haben soll auf
   • Alle Veranstaltungen in der Arbeitsgruppe:  Der:die Nutzer:in hat Zugriff auf alle Veranstaltungen. Wenn die Arbeitsgruppe mehrere Organisationen umfasst, bezieht sich "alle Veranstaltungen" nur auf alle Veranstaltungen der Organisation, auf die der:die Nutzer:in Zugriff hat. 
   • Bestimmte Veranstaltungen: Zugang zu bestimmten Veranstaltungen. Der: die Nutzer:in muss zu jeder Veranstaltung auf der Registerkarte Zugriff in der Veranstaltung hinzugefügt werden, zu der er:sie Zugriff haben soll.  Weitere Informationen finden Sie unter Veranstaltungen erstellen.

2. Ansichtsmodus

   1. Wählen Sie aus, welchen Ansichtsmodus der:die Nutzer:in haben soll:
      • Voller Zugriff: Kann die Verkaufsansicht öffnen.
      • Veranstalter-Zugriff ohne Verkaufszugang: Kann die Verkaufsansicht nicht öffnen.
      • Artikelzugriff: Kann nur Artikel verkaufen.

3. Bearbeiten von geteilten Veranstaltungen untersagen

   1. Bei Ja kann der.die Nutzer:in keine Veranstaltungen anderer Organisationen bearbeiten, zu denen er:sie Zugang erhalten hat. Diese Einstellung ist nur in Arbeitsgruppen mit mehreren Organisationen verfügbar. 

4. Events

   1. Einem.r Nutzer:in, der:die nur Zugriff auf spezifische Veranstaltungen hat, wird eine Liste der Veranstaltungstermine angezeigt, auf die er:sie Zugriff bekommen hat. Auch in dieser Ansicht kann der Zugriff entzogen werden, indem man entweder auf Aktionen hinter dem zu entziehenden Veranstaltungstermin klickt oder indem man die Kästchen vor allen Veranstaltungen ankreuzt und dann auf Nutzer:innenzugriff entziehen klickt.
      
      

Automatischer Bericht

Im Reiter Automatischer Bericht können Berichte geplant werden, die an Nutzer:innen gesendet werden sollen.
Die 2 verfügbaren automatischen Berichte, die geplant werden können, sind für Veranstaltungen und Artikel. 

1. Art

   1. Wählen Sie, ob es ein Veranstaltungs- oder ein Artikelbericht sein soll.

2. Vorlage

   1. Wählen Sie die E-Mail-Vorlage, die versendet werden soll.

      Kann im Modul Layouts bearbeitet werden.

3. Veranstaltungsfilter verwenden

   1. Standardmäßig werden nur die Veranstaltungen, auf die der:die Nutzer:in Zugriff hat, in den Bericht aufgenommen. Wenn sie den Bericht nur für spezifische Veranstaltungen (Gruppen) erhalten möchten, kann der Veranstaltungsfilter verwendet werden, um die Veranstaltungen auszuwählen, die im Bericht aufgenommen werden sollen. 

4. Zeit

   1. Wann soll der Bericht versendet werden 

5. Tag

   1. An welchem Tag bzw. welchen Tagen soll der Bericht versendet werden.
      
      

Automatische Berichte können jederzeit bearbeitet oder entfernt werden.

Wenn ein:e Nutzer:in von einer anderen Organisation erstellt wurde, ist es nicht möglich, einen Automatischen Bericht für den:die Nutzer:in hinzuzufügen. Wenden Sie sich bitte an den Tixly Support.

Organisationen

Hinweis! 
Ist nur in Verwendung, wenn eine Arbeitsgruppe mehrere Organisationen umfasst. 

Wählen Sie aus, zu welchen Organisationen der:die Nutzer:in Zugang haben soll. Wenn der:die Nutzer:in Zugriff auf die Hauptorganisation hat, hat er automatisch auch Zugriff auf alle Veranstaltungen der anderen Organisationen. 

Wenn eine Arbeitsgruppe mehrere Organisationen umfasst, muss für den:die Nutzer:in eine Standard-Organisation festgelegt werden. Alles, was der:die Nutzer:in in BoxOffice verkauft, wird dann in der Standard-Organisation registriert. Wenn der:die Nutzer:in für mehrere Organisationen verkaufen darf, werden die Verkäufe immer in der Standard-Organisation registriert.

Nutzer:innen mit dem Massenbearbeitungstool bearbeiten

Indem Sie die Nutzer:innen im Nutzer:innen-Modul links markieren, können Sie die Einstellungen aller Nutzer:innen mit der Massenbearbeitung gleichzeitig ändern. 

Nutzer:innen kopieren

Es ist möglich, eine:n neue:n Nutzer:in zu erstellen, indem ein:e bestehende:r Nutzer:in kopiert wird. Dies wird meist bei der Erstellung eines:r neuen Nutzer:in desselben Typs verwendet. Z.B. eines:r Mitarbeiter:in, die:der an der Abendkasse arbeitet. 

Nutzer:innengruppen

Nutzer:innengruppen ermöglichen es, die Zugriffsrechte für mehrere Nutzer:innen gleichzeitig zu verwalten. Um Nutzer:innengruppen hinzuzufügen oder zu bearbeiten, navigieren Sie zu Administration > Nutzer:in > Nutzer:innengruppen.

Es kann eine unbegrenzte Anzahl von Nutzer:innengruppen für verschiedene Rollen innerhalb der Organisation erstellt werden, z. B. für Kassenpersonal, Management, Marketing, Finanzen, usw. Bei der Erstellung oder Bearbeitung einer Nutzer:innengruppe stehen die Registerkarten Zugriffsrechte und Zustimmungen zur Verfügung, die dieselben Zugriffsrechte wie oben beschrieben enthalten. Auf der Registerkarte Nutzer:innen werden alle Nutzer:innen angezeigt, die mit der Nutzer:innengruppe verbunden sind.

Wenn Sie beim Anlegen eines:r Nutzer:in eine Nutzer:innengruppe auswählen, werden die Einstellungen der ausgewählten Gruppe auf den:die Nutzer:in angewendet. Es ist möglich, die Einstellungen des:der Nutzer:in nachträglich zu überschreiben, auch wenn er:sie Teil einer Nutzer:innengruppe ist. Beim Verbinden einer Nutzer:innengruppe mit einem:r bestehenden Nutzer:in erscheint ein Pop-up-Fenster mit der Frage, ob die aktuellen Zugriffsrechte durch die Standardzugriffsrechte der ausgewählten Gruppe überschrieben werden dürfen. Um die Gruppeneinstellungen für eine:n Nutzer:in zurückzusetzen, muss der:die Nutzer:in erst von der Gruppe getrennt werden. Anschließend kann dem:der Nutzer:in die gleiche oder eine andere Gruppe wieder hinzugefügt werden. Nach dem Speichern gelten die Gruppeneinstellungen für den:die Nutzer:in.

Es ist möglich, Nutzer:innen in großen Mengen zu einer Nutzer:innengruppe hinzuzufügen. Die angezeigte Warnmeldung gibt Ihnen die Möglichkeit zu wählen, ob Sie die Standardeinstellungen beibehalten wollen oder nicht.

Bericht Nutzer:innen-Zugriff

Im Reporting finden Sie einen Bericht namens Nutzer:innen-Zugriff, der die wichtigsten Einstellungen aller Nutzer:innen anzeigt und, wenn er nach Excel exportiert wird, auch alle Zugriffseinstellungen pro Nutzer:in anzeigt.

Vorschläge für Einstellungen der verschiedenen Nutzer:innen-Arten

Administrator

1. Nutzer:innen-Art

   1. Administrator

2. Standard-Dashboard

   1. Verkäufe

3. Zugriffsrechte

   1. Dashboards
      1. Alle
   2. Reporting
      1. Alle
   3. Administration
      1. Alle

4. Zustimmungen / Funktionen

   1. Alle

5. Veranstaltungszugriffsrechte

   1. Veranstaltungszugriff
      1. Alle Veranstaltungen
   2. Ansichtsmodus:
      1. Voller Zugriff

Verkäufe

1. Nutzer:innen-Art

   1. Verkäufe

2. Standard-Dashboard

   1. Verkäufe

3. Zugriffsrechte

   1. Dashboards
      1. Verkäufe

4. Reporting

   1. Tägliche Abrechnung > Kassenbericht
   2. Kund:innen > Verkäufe

5. Administration

   1. Kund:innen > Kund:innen
   2. Kund:innen > Kund:innen zusammenführen
   3. Kund:innen > Web-Benutzer:in
6. Zustimmungen / Funktionen
   1. Verkäufe 
      1. Kund:innen ansehen
      2. Tickets verkaufen / Gutscheine / Artikel / Abonnements / Spenden / Mitgliedschaften verkaufen
      3. Mitgliedschaften erneuern

7. Funktionen 

   1. Uhrzeit anzeigen 
   2. Preis ändern
   3. Verkauf ändern 

8. Bericht 

   1. Keine

9. Gutschein

   1. Verschieben Sie die gewünschten Gutscheine nach rechts

10. Zahlarten 

    1. Verschieben Sie die gewünschten Zahlartennach rechts

11. Veranstaltungszugriffsrechte

    1. Veranstaltungszugriff
       1. Alle Veranstaltungen
    2. Ansichtsmodus
       1. Voller Zugriff

Veranstalter:in

1. Nutzer:innen-Art

   1. Promoter

2. Standard-Dashboard

   1. Promoter Dashboard

3. Zugriffsrechte

   1. Dashboards
      1. Promoter Dashboard
   2. Reporting
      1. Keine
   3. Administration
      1. Keine

4. Zustimmungen / Funktionen

   1. Keine

5. Veranstaltungszugriffsrechte

   1. Veranstaltungszugriff
      1. Spezifische Veranstaltungen
   2. Ansichtsmodus
      1. Veranstalter:innen-Zugriff ohne Verkaufszugang

Finanzen

1. Nutzer:innen-Art

   1. Reporting

2. Standard-Dashboard

   1. Promoter Dashboard

3. Zugriffsrechte

   1. Dashboards
      1. Verkäufe
      2. Tägliche Übersicht
      3. Promoter Dashboard

4. Reporting

   1. Alle

5. Administration

   1. Keine

6. Zustimmungen / Funktionen

   1. Verkäufe
      1. Kund:innen ansehen
   2. Funktionen
      1. Keine

7. Bericht

   1. Zugriff auf Kassenbericht

8. Gutschein

   1. Verschieben Sie die gewünschten Gutscheine nach rechts

9. Zahlarten

   1. Verschieben Sie die gewünschten Zahlarten nach rechts

10. Veranstaltungszugriffsrechte

    1. Veranstaltungszugriff
       1. Alle Veranstaltungen
    2. Ansichtsmodus
       1. Voller Zugriff

Marketing

1. Nutzer:innen-Art

   1. Reporting

2. Standard-Dashboard

   1. Promoter Dashboard

3. Zugriffsrechte

   1. Dashboards
      1. Verkäufe
      2. Tägliche Übersicht
      3. Promotor Dashboard

4. Reporting

   1. Tägliche Verkäufe
   2. Kund:innen 
   3. Geographisch
   4. Abonnements
   5. Artikelverkauf
   6. Zustimmungen
   7. Mitgliedschaften
   8. Spenden
   9. Sonderangebot

5. Administration

   1. Kund:innen > Segmentierung
   2. Kund:innen > Tags
   3. Veranstaltungen > Sonderangebot
   4. Layouts
   5. Zustimmungen

6. Zustimmungen / Funktionen

   1. Verkäufe
      1. View customer
   2. Funktionen
      1. Keine
   3. Bericht
      1. Keine
   4. Gutschein
      1. Keine
   5. Zahlarten
      1. Keine

7. Veranstaltungszugriffsrechte

   1. Veranstaltungszugriff
      1. Alle Veranstaltungen
   2. Ansichtsmodus
      1. Voller Zugriff

Scannen

1. Nutzer:innen-Art

   1. Reporting

2. Standard-Dashboard

   1. Scannen

3. Zugriffsrechte

   1. Dashboards
      1. Scannen
   2. Reporting
      1. Keine
   3. Administration
      1. Keine

4. Zustimmungen / Funktionen

   1. Keine

5. Veranstaltungszugriffsrechte

   1. Veranstaltungszugriff
      1. Alle Veranstaltungen
   2. Ansichtsmodus
      1. Voller Zugriff

Bereits bestehende: Nutzer:in

Manchmal muss ein:e Nutzer:in (z.B. ein:e Veranstalter:in) hinzugefügt werden und es erscheint die Meldung, dass der:die Nutzer:in bereits existiert, weil er:sie z.B. bereits von einem der Theater als Nutzer:in hinzugefügt wurde.

Es ist nicht möglich, eine:n neue:n Nutzer:in hinzuzufügen, wie es normalerweise geschieht.
Sie können jedoch in den Veranstaltungen, auf die der:die Nutzer:in Zugriff haben soll, unter dem Tab Zugriffsrechte selbst die Nutzer:in als eine:n spezifische:n Nutzer:in hinzufügen.

Geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse ein, um den:die externe:n Nutzer:in hinzuzufügen. Er.sie kann sich dann mit dem vom anderen Theater erstellten Konto anmelden und sieht alle Veranstaltungen, auf die er in allen Theatern Zugriff hat.