Rückerstattungen

Tixly bietet zwei verschiedene Möglichkeiten der Rückerstattung an:

• Automatische Rückerstattung
• Manuelle Rückerstattungen

Automatische Rückerstattung

Es ist möglich, alle oder ausgewählte Aufträge einer bestimmten Veranstaltung, die online verkauft wurden, automatisch rückzuerstatten. Die Tickets werden in Tixly gelöscht und über den Zahlungsdienstleister auf das ursprüngliche Zahlungsmittel erstattet. Es ist möglich, Ticketgebühren und mit der Veranstaltung verbundene Artikel ein- oder auszuschließen.

1. Navigieren Sie zu Administration > Veranstaltungen > Automatische Rückerstattungen. 

2. Nutzen Sie den Veranstaltungsfilter um die Veranstaltung zu finden, die rückerstattet werden soll. Klicken Sie auf Bericht ausführen.

Automatische Rückerstattungen können nur für jeweils eine Veranstaltung veranlasst werden.

3. Es wird ein Bericht mit allen Aufträgen erstellt, die automatisch rückerstattet werden können. Standardmäßig sind alle Aufträge ausgewählt, aber sie können diese Auswahl ändern.

4. Wenn alle zu erstattenden Aufträge angekreuzt sind, klicken Sie unten rechts auf Weiterleitung zur Rückerstattung.

5. Im nächsten Schritt können Sie die folgenden Einstellungen für die Rückerstattung ändern:

1. Rückerstattungsbetrag

   1. Zeigt den Gesamtbetrag an, der erstattet wird. Der Betrag hängt davon ab, ob Gebühren und Artikel in der Rückerstattung enthalten oder ausgeschlossen sind.

2. E-Mail-Vorlage

   1. Die Ticketkäufer:innen erhalten automatisch eine E-Mail mit der Information, dass ihr Auftrag storniert und das Geld rückerstattet wurde. Das Layout und der Inhalt können über Administration > Layouts > E-Mail eingesehen und bearbeitet werden.

3. Nutzer:innendefinierter Text

   1. Es ist möglich, einen nutzer:innendefinierten Text einzugeben, der in die E-Mail, die an die Ticketkäufer:innen gesendet wird, aufgenommen wird (vorausgesetzt, die Variable #CUSTOMTEXT# ist im E-Mail-Layout enthalten).

4. Gebühr rückerstatten

   1. Verschieben Sie alle Gebühren, die rückerstattet werden sollen, in das rechte Feld.

5. Plätze kontingentieren

   1. Es ist möglich, die erstatteten Plätze automatisch zu kontingentieren, damit sie nicht direkt wieder zum Verkauf angeboten werden.

6. Auftragsgebühr rückerstatten

   1. Wählen Sie, ob die Auftragsgebühr (Servicegebühr) in der Rückerstattung enthalten sein soll.

7. Artikel rückerstatten

   1. Wählen Sie, ob die mit der Veranstaltung verbundenen Artikel ebenfalls erstattet werden sollen.

8. Stornogebühr

   1. Wählen Sie, ob die BoxOffice Stornogebühr, die in den Saisoneinstellungen hinterlegt ist, angewendet werden soll. 

9. Bestätigen

   1. Nachdem Sie alle gewünschten Einstellungen getätigt haben, schreiben Sie REFUND (in Großbuchstaben) zur Bestätigung und drücken Sie auf Senden.

6. Der Bericht für die Veranstaltung zeigt nun dieselben Bestellungen an, jedoch mit unterschiedlichen Statusoptionen:

• Grün > Der Auftrag wurde rückerstattet
• Blau > Zur Rückerstattung gesendet
• Rot > Die Rückerstattung ist fehlgeschlagen
• Weiß > Rückerstattung möglich

Rückerstattungen erfolgen nach Mitternacht. Solange die Zeile also blau ist, kann die Rückerstattung gestoppt oder bearbeitet werden.

7. Wenn ein Veranstaltung rückerstattet und grün markiert wurde, werden alle Aufträge, die nicht rückerstattet wurden, als fehlgeschlagen markiert.

Um weitere Informationen über alle Aufträge einer Sammelrückerstattung, verwenden Sie den Pfeil neben dem Papierkorb auf der rechten Seite der Zeile der Veranstaltung. Alternativ können Sie die Veranstaltung auch wie in Schritt 2 suchen. Dort alle Aufträge angezeigt. Diejenigen, die nicht rückerstattet wurden, sind rot markiert. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Kreuz auf eines roten Auftrags fahren, erhalten Sie Informationen darüber, warum keine Rückerstattung erfolgt ist.

In der individuellen Auftragshistorie wird angezeigt, dass Tix Jobs die Tickets per automatischer Rückerstattung storniert hat und im Kassenbericht wird der Betrag als erstattet vom Nutzer Tix Jobs angezeigt.

Manuelle Rückerstattung

Wenn es nicht möglich ist, die automatische Rückerstattung zu nutzen, weil die Zahlung beispielsweise nicht über das Zahlungs-Gateway erfolgt ist oder nur ein Teil der Tickets derselben Veranstaltung rückerstattet werden müssen, kann dies auch manuell veranlasst werden. Wenn online ein Auftrag storniert wird, muss der:die Kund:in seine IBAN (und BIC, wenn es sich um eine ausländische IBAN handelt) eingeben. In BoxOffice kann die Zahlart IBAN-Rückerstattung verwendet werden, bei der beim Löschen von Tickets innerhalb eines Auftrags eine IBAN eingetragen werden muss. Anschließend kann dann eine Datei erstellt werden, die bei der Bank importiert werden kann.

Eine vollständige Liste der manuellen Rückerstattungen kann auf zwei Arten eingesehen werden: 

1. Über das Symbol auf dem Verkaufsdashboard gelangen Sie zur Liste, indem Sie auf Alle Rückerstattungen anzeigen. 

2. Über Administration > Veranstaltungen > Manuelle Rückerstattungen.

Dort finden Sie die Liste aller Aufträge, die manuell rückerstattet werden müssen. Es ist möglich, nach einer bestimmten Veranstaltung zu filtern, z. B. wenn die Rückerstattung früher erfolgen soll. Standardmäßig sind alle Aufträge ausgewählt. Es ist jedoch auch möglich, die Auswahl eines bestimmten Auftrags aufzuheben, indem Sie auf das blaue Kästchen vor dem Auftrag klicken. Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, klicken Sie unten rechts auf Datei generieren, woraufhin sich ein neues Fenster öffnet.

1. Rückerstattungsbetrag

   1. Zeigt den Gesamtbetrag, der mit dieser Sammelrückerstattung überwiesen wird.

2. Als bearbeitet markieren

   1. Wenn JA, werden die markierten Aufträge von der Liste entfernt.

3. Dateityp

   1. Ist automatisch auf SEPA (pain) eingestellt.

4. Kordierung

   1. Wählen die die von Ihrer Bank erforderliche Kodierung. UTF-8 ist die gängigste Kodierung.

5. Rückerstattungsdatum

   1. Das Datum, an dem die Rückerstattungen von der Bank veranlasst werden sollen.

6. Bestätigen

   1. Wenn alle Einstellungen geprüft wurden, schreiben Sie REFUND (in Großbuchstaben) um die Rückerstattung zu bestätigen und klicken Sie anschließen auf Senden.

Es öffnet sich eine XML-Datei, die unten an der Liste im Modul Manuelle Rückerstattungen hinzugefügt wird. Klicken Sie mit der rechten Maustaste, um die Datei als XML-Datei zu speichern und sie bei Ihrer Bank hochzuladen.

Bitte kontaktieren Sie den Tixly-Support, um manuelle Rückerstattungen einzurichten.