In Tixly is een evenement de specifieke datum waarop een productie wordt uitgevoerd. Aan een productie zijn altijd één of meerdere evenementen gekoppeld. De productie wordt beschouwd als een groep evenementen. In het online verkoopproces worden alle evenementen die gekoppeld zijn aan een productie via een verkooplink getoond. Om meerdere evenementen van een productie te maken, begin je met het maken van een evenement. Vervolgens kopieer je dat evenement meerdere keren, waarbij alle instellingen hetzelfde blijven, behalve de datum. Evenement maken Voordat een evenement aangemaakt kan worden, moet er een productie aangemaakt zijn. Lees meer    Navigeer naar Administratie > Evenementen > Data en klik op Voeg evenement toe in de rechterbovenhoek. Informatie Admin naam (optioneel) De administratie naam van het evenement, deze moet per evenement uniek zijn. Naam De naam van het evenement. Dit is zichtbaar op het ticket, in Box Office en online. Ondertitel (optioneel) De ondertitel van het evenement. Dit is zichtbaar op het ticket, in Box Office en online. Organisatie Indien er meerdere organisaties zijn, kan hier een keuze gemaakt worden.  Seizoenen Wordt gebruikt als filter in rapporten en om regels met betrekking tot ruilen te bepalen. Promotor Werkt als filter in rapportages en in de Box Office, kan ook toegevoegd worden op het ticket. Je kunt een promotor toevoegen via dit veld, of via Administratie > Evenementen > Promotors, waar ze ook aan te passen zijn. Datum & tijd / Einddatum De start- en eindtijd van een evenement. Het evenement is zichtbaar in Box Office tot de eindtijd. Verkoopperiode Box Office Deze functie maakt het mogelijk om de zichtbaarheid en verkoopperiode in de Box Office in te stellen. Het verbergt evenementen voor gebruikers die geen toegang hebben tot evenementen buiten de verkoopperiode. Vrije toegang Dit kan aangevinkt worden als het een evenement betreft waarvoor geen tickets uitgegeven worden. De informatie over het evenement wordt via de Tixly Event API verstuurd zodat het zichtbaar gemaakt kan worden op de website, ook is het evenement zichtbaar in het Verkoopdashboard. Er is geen kaartverkoop mogelijk. Wanneer een evenement eenmaal aangemerkt is als Vrije toegang, is het niet meer mogelijk dit te wijzigen. Bevestigd Als dit wordt uitgevinkt,  zal het evenement rood gemarkeerd worden in Box Office. Het is mogelijk om het evenement te verkopen, maar op het ticket zal geen datum en tijd worden geprint. In het voorbeeld zie je dat het betreffende evenement rood is. Verkoopstatus De verkoopstatus is zichtbaar in de online bestelflow en in Box Office. Geen status: standaard status wanneer een evenement aangemaakt wordt. Laatste tickets: gebaseerd op werkgroepinstellingen; bijv. wanneer er nog 10% tickets of 100 tickets te koop zijn. Uitverkocht: gebaseerd op werkgroepinstellingen, bijv. waneer er 0 tickets over zijn.  Geannuleerd: selecteer deze status handmatig wanneer een evenement geannuleerd is. Verkoop niet gepland: gebruik deze status wanneer het evenement wel online moet tonen, maar de datum van start verkoop nog niet bekend is. Is er bij Sms / E-mail een automatisch bericht ingepland? Dan krijg je een melding om de ingeplande mails uit te schakelen zodra je de verkoopstatus aanpast naar Geannuleerd. Automatische verkoopstatus De verkoopstatus zal automatisch veranderen naar Laatste tickets en uitverkocht wanneer dit op Ja staat en de werkgroepinstellingen behaald worden. Vergeet niet deze op Nee te zetten wanneer je de verkoopstatus handmatig aanpast. Neem contact op met Tixly Support wanneer je de werkgroepinstellingen wilt bespreken. Wachtlijst Dit zal de wachtlijst activeren wanneer het evenement de verkoopstatus Uitverkocht bereikt. Max waiting list tickets geeft het aantal tickets aan dat klanten per keer mogen aanvragen. Staat dit aantal op 10, dan kunnen klanten per opgave maximaal 10 tickets aanvragen op hun naam. Het geeft dus niet het totaal aantal wachtlijst plaatsen weer. Mochten er aanmeldingen op de wachtlijst staan, dan verschijnt de groene knop CSV ophalen. De wachtlijst kan worden gedownload en zo zelf bijgehouden worden. Het is niet mogelijk om klanten van de wachtlijst te verwijderen. Een klant kan zichzelf van de wachtlijst verwijderen door in zijn eigen online account in de tab Wachtlijst zichzelf van de lijst te verwijderen. Duur De duur van het evenement. Dit is zichtbaar in Box Office Sales in het informatiepaneel onder de i en via de Tixly Event API. Interne notitie Een notitie die enkel zichtbaar in Box Office Sales in het informatiepaneel, onder de i. Producties (verplicht veld) Aan welke productie is het evenement verbonden. Een evenement kan aan meerdere producties verbonden zijn, er zal echter één productie als standaard moeten worden opgegeven. Genres (verplicht veld) Kies één of meer genres. Deze worden gebruikt in de Tixly Event API en om klantsegmenten te maken in de segmentatietool van Tixly. Nieuwe genres kunnen direct hier toegevoegd worden en aangepast worden via Administratie > Evenementen > Genres. Labels (optioneel) Voeg een bestaand label toe of maak een nieuw label. Labels kunnen gebruikt worden om klantsegmenten te maken en zijn ook doorzoekbaar bij het zoeken naar evenementen. Ze kunnen ook door externe software worden gebruikt via de Tixly Event API. Btw Kies het btw-tarief dat geldt voor het evenement. Vul het btw-tarief bij het aanmaken van het evenement in. Indien het evenement al in de verkoop is, werkt het toevoegen van het btw-tarief niet met terugwerkende kracht. Cadeaukaarten groepen Voeg een cadeaukaart toe wanneer je klanten wil toestaan dat zij met een specifieke cadeaukaart kunnen betalen voor dit evenement. Zaal & prijzen Locatie De evenementenlocatie waar het evenement plaatsvindt. Locaties worden aangemaakt via Administratie > Locaties > Locaties. Zaal De specifieke zaal van de locatie waar het evenement plaatsvindt. Ongeplaceerde zalen kunnen worden gemaakt via Administratie > Locaties > Zalen. Geplaceerde zalen worden gemaakt door Tixly Support. Configuratie Kies welke zaalconfiguratie gebruikt moet worden voor het evenement. Een geplaceerde zaal kan verschillende configuraties hebben, met verschillende rangen, ingangen, beste stoelen, stoelmeldingen, vooraf ingestelde toekenningen en meer. Transactiekosten toevoegen Indien Ja wordt het mogelijk een bedrag in te vullen. Het gekozen bedrag komt bovenop de volledige transactie. Indien de kaartkoper meerdere evenementen in het winkelmandje heeft, en voor beide evenementen is een ander bedrag geldig, dan zal het hoogste bedrag gebruikt worden. Het is ook mogelijk transactiekosten via een basket rule in te stellen, het is dan niet nodig deze kosten per evenement in te richten. Prijsschema Deze kun je aanmaken via Administratie > Tickets > Prijsschema's. Het is ook mogelijk één prijsschema te gebruiken voor zalen met een verschillend aantal rangen, het systeem neemt dan automatisch alleen de prijzen van de actieve rangen over. Prijsmatrix In de matrix voeg je kaartsoorten en bijbehorende tarieven toe. Dit kan op verschillende manieren. Via Voeg kaartsoort toe kun je handmatig een kaartsoort toevoegen en het tarief invoeren. Je kunt met een basisprijs en formules werken. De prijs per rang en kaartsoort wordt vervolgens automatisch berekend op basis van de ingevoerde formule (kaartsoortprijs gelijk aan de basisprijs, +/- een percentage of +/- een vast bedrag). Zet hiervoor Prijsformules op Aan. Het veld Basisprijs wordt beschikbaar. Naast de kaartsoorten komt een veld beschikbaar, hier kun je een formule invoeren.  Daarnaast kun je prijzen kopiëren en plakken vanuit een Excel-bestand, in de matrix. Kaartsoorten die nog niet aan het evenement zijn toegevoegd, worden automatisch toegevoegd en de bijbehorende prijzen per rang worden automatisch ingevuld. Kaartsoorten kunnen worden gemaakt en bewerkt via Administratie > Tickets > Kaartsoorten. Voeg servicekosten toe Selecteer welke servicekosten bij dit evenement van toepassing zijn. Servicekosten kunnen worden aangemaakt via Administratie > Tickets > Servicekosten. Kaartsoorten Kies welke kaartsoorten beschikbaar moeten zijn voor het evenement. In het invoerveld kan gezocht worden naar beschikbare kaartsoorten. Vervolgens dient er per kaartsoort en per rang een tarief ingevoerd te worden. Het symbool links van de naam van de kaartsoort geeft aan welk type de kaartsoort heeft meegekregen: Standaard verkoop, Abonnement of Beide. In het voorbeeld is het als volgt: Regular: Standaard verkoop Subscription standard: Abonnement Fan Club Presale: Beide Winkelmandje symbool Hiermee kan een product aan een kaartsoort gekoppeld worden, om een pakket te creëeren. De kaartsoort kan niet zonder het product gekocht worden. In het kaartverkoopproces zal de totale prijs van het ticket + het product getoond worden. Het is niet mogelijk de zaal en configuratie te veranderen wanneer een geplaceerd evenement eenmaal is opgeslagen. Een ongeplaceerd evenement wijzigen van zaal kan alleen als de andere zaal ook ongeplaceerd is, hoewel alleen de naam zal veranderen, niet de capaciteit. Deze kan op evenementniveau worden aangepast. Het is niet mogelijk een ongeplaceerde zaal te wijzigen naar een geplaceerde zaal, en andersom. Toegangsrechten Toegang tot verkoop en rapportages Indien externe gebruikers (zoals promotors) toegang tot het evenement moeten krijgen, kies dan voor Lokale gebruikers + specifieke gebruikers. Gebruikers / Organisaties Als Lokale gebruikers + specifieke gebruikers geselecteerd is, kunnen de specifieke gebruikers of organisaties  hier toegevoegd worden. Gebruikers met het type Promotor zullen zichtbaar worden in de dropdown. Andere gebruikers kunnen worden toegevoegd door het e-mailadres in te typen en te klikken op Voeg externe toe. Op gebruikersniveau is het mogelijk om de rechten om het evenement te bewerken uit te schakelen. Om de toegangsrechten voor kassamedewerkers voor specifieke kaartsoorten te bepalen, ga je naar Administratie > Tickets > Kaartsoorten. Toegang tot verkoop Kies waar de kaartsoort te koop moet zijn: Box Office: de kaartsoort is te koop via de Box Office. Online is de kaartsoort alleen te koop via een actielink of een klantlabel. Online: de kaartsoort is online te koop voor elke klant POS API: de kaartsoort is te koop via derden Maximum Stel het maximale aantal in dat van deze kaartsoort verkocht kan worden.  Regel voor online aantal Bepaal of er regels zijn in aantallen die een klant kan kopen: 0,2,4,6,8: De klant kan 0, 2, 4, 6 of 8 tickets kopen. Niet 1, 3, 5, 7, of meer dan 8. 0,8-20: De klant kan tussen de 8 en 20 tickets kopen. Niet minder dan 8 en niet meer dan 20. 0,2,4,6,10-20: De klant kan 2, 4, 6 of tussen 10 en 20 tickets kopen. Dit kan gebruikt worden voor bijvoorbeeld groepstickets of een 2 voor de prijs van 1 aanbieding. Start je reeks altijd met 0, zodat de klant niet verplicht is het aantal te bestellen dat als eerste genoemd wordt. Gebruik geen spaties in de reeks. Hoe plan je de verkoop van een kaartsoort? De verkoopperiode van een specifieke kaartsoort kan worden gepland door op het klok-icoon te klikken, rechts naast de kaartsoort. Je vult hier een datum en tijd in waarbinnen de kaartsoort beschikbaar is. De linker datumkiezer is de startdatum en de rechter datumkiezer is de einddatum van de periode. Het is ook mogelijk ook mogelijk om dit in bulk te doen, zoek hiervoor in de Bulkbewerking op kaartsoortschema. Hoe kun je een kortingscode toevoegen? Lees hier meer over het instellen van een kortingscode. Kaartsoort specifieke lay-out Indien je de kaartsoort een andere lay-out wil geven dan standaard, kun je dat ook hier instellen. Lidmaatschappen scannen Het is mogelijk een gratis ticket te geven aan een klant met een lidmaatschap door het lidmaatschap te scannen. Om dit in te stellen, klik je op het profiel-icoon en kies je het gewenste lidmaatschap uit de dropdown. Dit is alleen mogelijk bij ongeplaceerde evenementen. Internet Online beschikbaar Bepaal of het evenement online te koop moet zijn of niet. Start en eind online verkoop Bepaal de periode waarbinnen de online verkoop plaats moet vinden. Online zichtbaar Bepaal vanaf wanneer het evenement online zichtbaar moet zijn, en via de Tixly Event API naar een externe website wordt doorgestuurd. Een evenement dat online zichtbaar is, maar waarvan de verkoop pas later start. Skin Kies een skin voor de link die hieronder toont. De skin wordt niet opgeslagen op het evenement, selecteer dus de juiste skin voordat je de link kopieert. Weblink Link naar de online bestelflow voor het specifieke evenement. Min & Max tickets online Het minimale en maximale aantal tickets dat een bezoeker online kan kopen voor dit evenement. Zaalweergave Bepaal of de kaartkoper de zaalplattegrond te zien krijgt in het online bestelproces. Zaal niet weergeven: de plattegrond zal niet worden weergegeven Zaal weergeven zonder keuze voor klant: de plattegrond wordt getoond, maar de kaartkoper kan de geselecteerde plaatsen niet wijzigen. Klant mag kiezen: de plattegrond wordt getoond en de kaartkoper kan de geselecteerde plaatsen wijzigen. Er kunnen geen enkele stoelen vrijgelaten worden tussen eerder gedane bestellingen en deze bestelling, er kunnen wel tickets gekocht worden op verschillende rangen. Klant mag elke stoel kiezen: de plattegrond wordt getoond en de kaartkoper kan de geselecteerde plaatsen wijzigen. Enkele stoelen kunnen worden vrijgelaten, en het is mogelijk enkele stoelen te boeken in meerdere secties. Social Distancing: Dit maakt het mogelijk in te stellen dat er een aantal stoelen vrijgelaten moeten worden tussen verschillende orders en een maximale capaciteit kan worden ingesteld. Kies eerst stoelen Indien Ja, zal al eerste de zaalplattegrond tonen. De bezoeker zal eerst zijn stoel of kaartsoort / aantal tickets moeten kiezen in het online bestelproces. 360 weergeven Wanneer de zaalplattegrond een 360 view heeft, dan kan deze hier geactiveerd worden. Zoekmodus beste plaatsen Indien het om een evenement gaat waar veel mensen tegelijk tickets kopen, kun je hier instellen hoe de functie van 'best available seats' moet werken. Toon starttijd evenement als Stel in of alleen de datum of de datum en tijd in het online bestelproces worden weergegeven. Leveringsmethoden Bepaal welke leveringsmethoden beschikbaar zijn voor dit evenement. Toestemmingen Kies welke (marketing)toestemmingen aan het evenement verbonden moeten worden. Een toestemming die aan het seizoen van het evenement is verbonden, wordt automatisch toegevoegd. Het is ook mogelijk om een toestemming aan een specifiek evenement te koppelen. WebTrackers Hier kunnen evenement specifieke Facebook Pixel, Google analytics en Google Tag Manager toegevoegd worden. Dit wordt meestal gebruikt voor de tracker van een externe promoter. De standaard webtrackers zullen worden toegevoegd aan de skin en zal automatisch gekoppeld zijn aan alle evenementen. Aanvullende algemene voorwaarden Hier kun je evenement specifieke algemene voorwaarden toevoegen. Dit zal niet de standaard algemene voorwaarden vervangen, maar zal een extra opt-in toevoegen. Nieuwe aanvullende algemene voorwaarden kunnen worden aangemaakt bij Administratie > Workgroepinstellingen > Aanvullende algemene voorwaarden. Internet+ Klantlabel Voeg een klantlabel toe om klanten met dit label toegang te geven tot kaartsoorten die niet in de reguliere verkoop beschikbaar zijn of om hen eerder toegang te geven tot de verkoop. Na het selecteren van een klantlabel, wordt weergegeven welke kaartsoorten de klant met het klantlabel kan kopen. Om de verkoop voor klanten met dit klantlabel eerder te laten starten, kies je naast het klantlabel voor Overschrijven en voer je bij Start online verkoop de datum en tijd in. Extra opmerking (wordt online weergegeven) Een extra tekst die kan worden toegevoegd en online wordt weergegeven onder de kaartsoorten. Deze tekst is alleen zichtbaar bij gebruik van de verkooplink van de productie of wanneer Eerst stoelen kiezen op Nee staat. E-mailtemplate voor online verkoop Kies of voor dit evenement de standaard lay-out van de e-mail gebruikt moet worden, of een specifieke. Indien de kaartkoper meerdere evenementen in één transactie besteld Infotekst 1 (Extra informatie) Als je Ja kiest, wordt er een invoerveld in het online bestelproces getoond, waar de kaartkoper extra informatie kan invoeren. Op deze manier kan je iemand bijvoorbeeld zijn t-shirtmaat of allergieën laten invoeren bij het verkopen van producten. Deze informatie is terug te vinden in de klanten rapportage, Rapportages > Klanten > Verkochte tickets, kolom AF 'Extra'. Informatietekst: De informatie die de klant moet invoeren. Verplicht: Als dit op Ja staat, is dit veld verplicht Klantinfo op elk ticket Als dit op Ja staat, moet de besteller een unieke naam of e-mailadres invoeren voor elke kaart in de bestelling. De informatie moet door de klant worden ingevoerd op zijn besteloverzicht, voor hij zijn tickets kan downloaden. Elk ticket wordt dan deel van een nieuwe bestelling en klant. Informatietekst: een tekst met informatie die getoond wordt op het besteloverzicht van de klant. Hier kun je deze optie aan de klant uitleggen. Verplicht uniek: Bepaal of de naam, e-mail of allebei uniek moeten zijn op ieder ticket in de bestelling. Positie Standaard worden evenementen van een productie online gesorteerd op datum en tijd. Het is mogelijk om de volgorde te veranderen, door evenementen en verschillende prioriteit te geven Sta cadeaukaart toe Als voor het evenement geen cadeaukaart gebruikt mag worden, kun je deze optie deactiveren. Actie Via dit tabblad is het mogelijk om een voordeelactie/deeplink te maken voor een specifieke kaartsoort. Lees meer Producten Hier koppel je producten aan het evenement. Nieuwe producten kunnen worden aangemaakt via Administratie > Producten > Producten. Lees meer  Lay-out Titel ticket Vul dit in wanneer je op het ticket een andere titel wilt dan de evenementnaam, zou ook kunnen gaan om een afkorting van een titel. Wanneer er niks is ingevuld, wordt de titel van het evenement gebruikt. Ondertitel Vul dit in wanneer je op het ticket een andere subtitel wilt dan de evenementnaam, zou ook kunnen gaan om een afkorting van een titel. Wanneer er niks is ingevuld, wordt de subtitel van het evenement gebruikt. Informatietekst 1-3 Tekst die hier wordt ingevoerd, kan op het ticket worden geprint (mits deze variabelen op de lay-out van het ticket staan). Dit wordt vaak gebruikt om extra informatie te communiceren, zoals De deuren openen 2 uur voor aanvang. Ticket lay-out voor PDF, Epson, Godex, Boca, etc Kies hier of de standaard lay-out gebruikt moet worden, of kies een andere lay-out. Je kunt een optie kiezen voor elke beschikbare ticketprinter, en voor e-tickets. Bijvoorbeeld: standaard is de lay-out voor geplaceerde evenementen en hier stel je in dat de lay-out voor ongeplaceerde evenementen gebruikt moet worden. Afbeelding pdf-ticket Upload een afbeelding die op een PDF-ticket geprint kan worden, mits deze variabele in de lay-out beschikbaar is gemaakt.  Vertalingen Hier kunnen de vertalingen in Engels, Frans en Duits toegevoegd worden, afhankelijk van de werkgroep-instellingen. De vertalen werken online en op tickets, vertalingen zijn ook beschikbaar in de API. Sms/e-mail Hier kun je automatische e-mails en sms'jes toevoegen. Lees meer Settlements Hier kunnen de settlements opgemaakt worden. Betaalmethoden Activeer dit alleen wanneer er voor dit evenement specifieke betaalmethoden in de Box Office beschikbaar moeten zijn. Scannen Als Overschrijf scaninstellingen ingesteld is op Ja, dan is het mogelijk om een tijdsperiode in te stellen waarbinnen tickets voor het evenement gescand kunnen worden. Als je dit niet instelt, zijn de standaardinstellingen van toepassing (X uur voor en na het evenement). Als je de standaardinstellingen wilt wijzigen, kun je contact opnemen met Tixly Support. Financiën Als financiële export is geactiveerd, kun je onder dit tabblad een Ext. ref. nummer, afdeling en/of account invoeren. Deze getallen komen in diverse rapporten en in de financiële export terug. Restitutie Wanneer een evenement is geannuleerd of gewijzigd van datum / tijd, is het mogelijk de kaartkoper zelf een restitutie aan te laten vragen via het online besteloverzicht. Activeer het door Restitutie in te stellen op Ja. Stuur naar terugbetaling Alle kosten die meegenomen moeten worden in de restitutie, dienen naar de rechter kolom verplaatst te worden. Kosten die zijn aangemerkt om bij restituties standaard te restitueren zullen automatisch in de rechterkolom verschijnen, maar kunnen hier alsnog naar de linkerkolom verplaatst worden om uitgesloten te worden. Inclusief transactiekosten Geef hier aan of je de transactiekosten per order opgenomen wilt hebben in de restitutie. Producten terugbetalen Geef hier aan of je een evenement gerelateerd product opgenomen wilt hebben in de restitutie. Terugbetaling toestaan Stel deze in op Ja wanneer je het mogelijk wilt maken dat de kaartkoper geld terugkrijgt. Betaalmethode voor terugbetaling: Selecteer welke betaalmethode gebruikt moet worden voor de restituties. Zet deze altijd op IBAN-terugbetaling. E-mail lay-out: Selecteer een e-mail lay-out die naar de klanten wordt verzonden nadat ze online een restitutie hebben aangevraagd. Tickets gekocht voor Alleen voor tickets die voor deze datum zijn gekocht, is het mogelijk om een restitutie aan te vragen. Voor tickets die na deze datum zijn gekocht, kan geen restitutie worden aangevraagd. Bijv. als een evenement is verplaatst, kun je een restitutie aanbieden aan alle kaartkopers die tickets hebben gekocht voordat de verplaatsing werd aangekondigd. Beperk terugbetalingsperiode Wanneer deze op Ja staat, kun je een datum invoeren tot wanneer de restitutie-mogelijkheid beschikbaar is. Na deze datum is deze optie niet meer zichtbaar op de online bestelpagina. Beschikbare cadeaukaarten / donaties Om het mogelijk te maken het totaalbedrag als donatie te ontvangen of als cadeaukaart uit te keren, ipv het te restitueren, selecteer je de gewenste cadeaukaart en/of donatie naar de rechterkolom. Alleen het volledige bedrag kan gedoneerd worden, op een cadeaukaart gezet worden, of gerestitueerd worden. Het is niet mogelijk het betaalde bedrag te verdelen of meerdere opties. Evenement kopiëren Het is mogelijk om evenement te kopiëren naar een andere datum/meerdere datums: Administratie > Evenementen > Data. Onder de knop Acties zie je de optie Kopieer evenement. In het scherm dat volgt kies je de datum en het tijdstip van het nieuwe evenement en klik je op Voeg toe. Dit kun je voor alle nieuwe data doen. Via het tabblad Instellingen kun je 4 instellingen gelijk goed zetten: Online beschikbaar Ja / Nee Kopieer zaalconfiguratie van evenement, en zoja wat je wilt kopiëren: Rangen, Toekenningen en/of Stoel meldingen Kopieer ingeplande auto e-mails / sms'jes Voeg evenement(en) toe aan abonnement(en). Zodra je dit hebt gedaan, klik je op Kopiëer, de nieuwe evenementen worden gecreëerd. Verwijderde evenementen terugzetten Heb je (per ongeluk) een evenement verwijderd, dan is het makkelijk om deze terug te zetten. Navigeer naar Administratie > Evenementen > Data. Kli hier op de knop Verwijderd. Vervolgens krijg je een overzicht van alle verwijderde evenementen. Door op Herstel te klikken, wordt het evenement teruggezet. 

Een actie kan worden aangemaakt voor één of meerdere evenementen. Mochten deze evenementen niet binnen dezelfde productie vallen dan moet er een nieuwe overkoepelende productie worden aangemaakt. In dit artikel wordt besproken hoe acties worden aangemaakt, kunnen worden aangepast en worden geoptimaliseerd.  Een actie aanmaken Een actie wordt aangemaakt vanuit een kaartsoort in een evenement. Het is op deze manier mogelijk een actie aan te maken met een kortingsprijs in slechts enkele stappen. 1. Kaartsoort De eerste stap is een kaartsoort aanmaken (bijvoorbeeld VIP ticket) als deze niet al bestaat.  Een nieuwe kaartsoort kan worden aangemaakt via Administratie > Tickets > Kaartsoorten. Lees hier meer informatie over dit onderwerp 2. Evenement Ga naar Administratie > Evenementen > Data en open het evenement dat onderdeel moet zijn van de actie.  3. Prijs De prijs wordt aangemaakt in de tab Zaal & Prijzen. Het toegangsrecht van de kaartsoort moet op alleen Lokale verkoop ingesteld worden. De kaartsoort kan later aan meerdere evenementen worden gekoppeld via Bulkbewerking.  Wil je een actie laten gelden voor 1 rang en niet alle rangen? Vul dan de prijs in bij de ene rang waarvoor je het wilt laten gelden, bij de andere rangen vul je niets in. Dan zal de actie alleen gelden voor de rang waarbij je een prijs hebt ingevuld. 4. Een link genereren Ga naar de tab Actie binnen het evenement en klik op de ster en Genereer een link.  Als er meer dan één productie aan een evenement gekoppeld is kies dan via het dropdown menu de juiste productie waarvoor de actielink geldig moet zijn. Als er meer dan één kaartsoort aan de link gekoppeld moet worden doe dit dan in de Actie module. De actielink is nu gecreëerd en kan worden gebruikt om tickets te verkopen. Geavanceerde instellingen Om de actie verder aan te passen bijvoorbeeld de geldigheidsduur van de actie, de omschrijving of meer kaartsoorten toevoegen klik op de blauwe ster > Bewerk of navigeer naar  Administratie > Evenementen > Acties. Actie instellingen staan hieronder beschreven Informatie Naam De naam van de actie, zichtbaar intern, voor de klant en in rapporten.  Datum & eind datum Bepaal wanneer de actie actief moet zijn.  Omschrijving Een omschrijving die de klant ziet wanneer de link gebruikt wordt voordat een actie start of op de landingspagina als deze actief is.  Weblink De link die doorlinkt naar de actie. Het is belangrijk om de link uit dit veld te kopiëren of vanuit het veld in de tab 'Actie' bij het bewerken van een Evenement. Gebruik NOOIT de URL die wordt getoond in de browser, een correcte actielink eindigt ALTIJD met een versleutelde extensie. bijvoorbeeld https://tix.se/sv/specialoffer/ukfcur35n2oeq Evenement Het is mogelijk om meerdere evenementen binnen dezelfde productie aan de actie toe te voegen.  Tip: Als alle evenementdata dezelfde settings hebben bijvoorbeeld voor min/max tickets en quota, stel dan alle settings in voor 1 evenement en voeg daarna de rest van de data toe. De settings zullen dan gekopieerd worden. In het volgende veld worden de evenementen getoond die onderdeel uitmaken van de actie. Het is mogelijk om per evenement de volgende instellingen te maken:  Min & max tickets online Het min en max aantal tickets dat een koper in één order kan kopen.   Toekenning De verkoop kan toegekend worden aan speciaal geblokkeerde (toegekende) stoelen. Kies hier een bepaalde toekenning of Alle stoelen. Zaalweergave Definieer in hoeverre een klant zelf zijn stoelen mag kiezen. Bepaal hoe "best beschikbare stoelen" moeten worden ingesteld. Extra opmerking (online getoond) Tekst die online getoond wordt onder de kaartsoort. Voeg kaartsoort toe Voeg extra kaartsoorten toe, in het dropdown menu staan de kaartsoorten die toegevoegd kunnen worden.  Regel voor online aantal Definieer het aantal in absolute getallen of in een interval. 0, 2, 4, 6, 8: De klant kan 2, 4, 6 or 8 tickets kopen. Niet 1, 3, 5, 7, 9 etc. 0, 8-20: De klant kan een aankoop doen van 8 t/m 20 tickets. Niet minder dan 8 en niet meer dan 20.  0, 2, 4, 6, 10-20: De klant kan 2, 4, 6 of tussen de 10 en 20 tickets kopen. Let op! Voeg altijd de optie 0 toe als je de klant niet wilt dwingen om een bepaalde specifieke kaartsoort te kopen. Om een kaartsoort te verwijderen klik op de X rechts van de kaartsoort aan het einde van de rij. Om een compleet evenement te verwijderen klik op de X rechts van de evenement rij.  Het gebruik van een wachtwoord Het is mogelijk om een wachtwoord in te stellen om de actie niet voor iedereen toegankelijk te maken in de Geavanceerd tab. Zet Gebruik wachtwoord op Ja. Het Groene slotje naast het woord Geavanceerd geeft weer of er een wachtwoord aan de actie is gekoppeld of niet.   Globaal wachtwoord Definieer ÉÉN wachtwoord dat gebruikt wordt door alle kaartkopers die toegang hebben tot de actie. Zonder dit wachtwoord kan de actie niet geboekt worden. Upload wachtwoorden Upload een bestand (TXT of CSV) met een uniek wachtwoord per rij. Elk uniek wachtwoord kan gebruikt worden om de actie te boeken. Het aantal geüploade wachtwoorden zal zichtbaar zijn met de mogelijkheid om ze te downloaden. Let op! Als je een batch wachtwoorden hebt geüpload en je upload daarna nog een batch dan zullen deze wachtwoorden vervangen worden door de nieuwe batch.  Genereer wachtwoorden automatisch Het is mogelijk om wachtwoorden automatisch te genereren op basis van ticket- of ordernummers uit aankopen van andere evenementen.   V.b. Als je een ticket koopt voor evenement X, zal je toegang krijgen tot een actie voor evenement Y.  Evenement Zoek de evenement(en) waarop de wachtwoorden gebaseerd zullen worden. Kaartsoorten Kies één of meerdere kaartsoorten of laat leeg om alle kaartsoorten te selecteren.  Voorvoegsel Kies of er een voorvoegsel moet worden toegevoegd aan het wachtwoord, b.v. "TIXLY". Type Kies of het wachtwoord gebaseerd moet worden op ordernummer of ticketnummer.  V.b. Een klant koopt Standaard tickets voor ABBA - Dancing queen en krijgt toegang tot een actie met het wachtwoord: "TIXLY273625" (voorvoegsel + Ordernummer). Als het ticketnummer gekozen was als wachtwoord en deze klant zou 4 tickets hebben gekocht dan ontvangt hij 4 wachtwoorden gebaseerd op  #VOORVOEGSEL en #TICKETNUMMER. Klantlabel Als er een klantlabel wordt geselecteerd krijgen alle klanten met een webprofiel en dit label toegang tot de actie vanuit hun account. In het volgende veld is het mogelijk om in te stellen hoe vaak de klant de actie mag gebruiken. Hou er rekening mee dat als dit op 1 gezet wordt een klant, mocht hij zijn bestelling niet afmaken en terug willen keren naar zijn bestelling dit maximaal 15 minuten geblokkeerd is.   V.b. Deze functie wordt vaak gebruikt om kaarten voor een lagere prijs aan te bieden aan abonnees. Alle abonnee hebben een webprofiel dat gekoppeld is aan een bepaald label, via hun account krijgen ze toegang tot alle beschikbare kortingen.  De functie kan ook gebruikt worden om gratis kaarten aan werknemers uit te delen. De medewerker heeft zijn eigen webprofiel met klantlabel. Een actie met gratis kaarten kan gekoppeld worden aan verschillende evenementen waar ze toegang tot krijgen.  Geavanceerd Naast Gebruik wachtwoord kunnen er meer geavanceerde instellingen worden toegevoegd: Landingspagina Definieer of er een landingspagina moet worden gekoppeld aan een actie. De landingspagina bevat de omschrijving van het evenement en de actie samen met de naam van de actie. Overschrijf notities Definieer of de Koptekst online en de Notitietekst online die ingesteld zijn bij de productie moeten worden overschreven door deze teksten of niet. Laat niet zien in calendar view (don't show in calendar view) Definieer of je de kalender view wil tonen of niet. Leveringsmethoden Definieer of er afwijkende leveringsmethoden moeten worden toegevoegd aan de actie b.v. verzenden per post. Je hoeft hier alleen een leveringsmethode te selecteren als een voorstelling nog niet in de verkoop is. Als een voorstelling al wel in de verkoop is dan volgt deze link de reguliere leveringsmethodes van de voorstelling. Queue-IT Het is mogelijk om Queue-It te activeren bij een actie. Lees hier meer over Queue-IT  of neem contact op met Tixly Support. Actie aanmaken voor evenementen met verschillende producties Om een actielink te kunnen sturen voor evenementen met verschillende producties moet er eerst een nieuwe overkoepelende productie worden aangemaakt voor de gekozen evenementen. 1. Maak een nieuwe productie aan  Om een nieuwe Productie te maken navigeer je naar Administratie - Evenementen - Producties en klik je rechts bovenin op Voeg productie toe. Informatie tab Naam Naam van de productie, meestal hetzelfde als de naam van het evenement. Kies in jullie geval een overkoepelende naam omdat deze aan alle evenementen gekoppeld gaat worden. Ondertitel Ondertitel voor de Tixly verkoopsite. Niet van toepassing op de NL & BE markt.  Online beschikbaar Bepaal of de productie online beschikbaar is of niet. Deze moet online beschikbaar zijn. Klik op opslaan. 2. Maak een nieuwe kaartsoort aan Maak een nieuwe kaartsoort aan speciaal voor deze actie. Om een nieuwe kaartsoort aan te maken ga je naar Administratie - Tickets - Kaartsoorten en klik je rechts bovenin op Voeg kaartsoort toe. Lees hier meer informatie over het aanmaken van een kaartsoort. 3. Koppel de productie aan alle evenementen Zoek het betreffende evenement op via Administratie – Evenementen- Data Informatie tab: Zoek bij het veld Producties de productie op en voeg hem toe met de dubbele pijltoets. Ga daarna verder met de stap prijs aanmaken zoals hierboven beschreven.    

Elke gebruiker in Tixly is uniek en kan zijn eigen speciale toegangsrechten hebben. In deze handleiding zullen we de verschillende toegangsrechten bespreken, samen met de meest voorkomende gebruikersscenario's. Gebruiker toevoegen Informatie Om een nieuwe gebruiker toe te voegen navigeer je naar Administratie > Gebruikers en klik je rechtsboven in de hoek op Voeg gebruiker toe. Ook is het mogelijk een bestaande gebruiker te kopiëren, dit kan door op Acties > Kopieer gebruiker te klikken. De nieuwe gebruiker heeft dan exact dezelfde gebruikersrechten en instellingen als de originele gebruiker.  Voer de naam en het e-mailadres van de gebruiker in en stel een wachtwoord in. Geef aan wat voor type gebruiker het is (beheerder, verkoop, rapportage, enz.), de taal en het standaard dashboard. Het standaard dashboard is het dashboard wat de gebruiker ziet na het inloggen of wanneer de gebruiker op Dashboard klikt in het hoofdmenu.  Wanneer wachtwoord wijzigen bij inloggen op Ja staat zal de gebruiker direct na de eerste keer inloggen gevraagd worden het wachtwoord te wijzigen.  Vergeet niet om de gebruiker in te stellen als Actief. Toegangsrechten Onder het tabblad Toegangsrechten kan er ingesteld worden tot welke dashboards, rapportages en administratie modules de gebruiker toegang heeft. Toegangsrechten + Onder het tabblad Toegangsrechten + wordt er gespecificeerd tot welke evenementen de gebruiker toegang mag hebben. Toegang evenement Alle evenementen in werkgroep: Toegang tot alle evenementen. Specifieke evenementen: Toegang tot specifieke evenementen. De gebruiker moet worden toegevoegd aan elk evenement waartoe hij/zij toegang moet hebben. Bekijk modus Volledige toegang: Kan zaalplattegrond openen Promotor toegang zonder toegang tot verkoop: Kan zaalplattegrond niet openen Product toegang: Kan alleen producten verkopen. Bekijk klant Bepaal of een gebruiker klantinformatie mag bekijken of niet. Indien Nee, dan is het niet mogelijk om de sneltoetsen te gebruiken voor het zoeken van een klant, gereserveerde en verkochte bestellingen kunnen niet worden aangeklikt in de zaalplattegrond, het ordernummer kan niet worden aangeklikt in de klantenrapportage, enz.   Verkoop tickets Bepaal of een gebruiker met volledige toegang toestemming moet krijgen om tickets te verkopen en te reserveren. Verkoop cadeaukaarten Bepaal of een gebruiker met volledige toegang toestemming moet krijgen om cadeaukaarten te verkopen en te reserveren. Verkoop producten Bepaal of een gebruiker met volledige toegang toestemming moet krijgen om producten te verkopen en te reserveren. Verkoop abonnement Bepaal of een gebruiker met volledige toegang toestemming moet krijgen om abonnementen te verkopen en te reserveren. Verkoop donaties Bepaal of een gebruiker met volledige toegang toestemming moet krijgen om donaties te verkopen en te reserveren. Verkoop lidmaatschappen Bepaal of een gebruiker met volledige toegang toestemming moet krijgen om lidmaatschappen te verkopen en te reserveren. Lidmaatschappen verlengen Bepaal of een gebruiker met volledige toegang toestemming moet krijgen om lidmaatschappen te verlengen. Cadeaukaartgroepen Bepaal  tot welke cadeaukaartgroepen de gebruiker toegang moet hebben. Functies Toon klok Indien Ja, dan wordt er rechts boven in de hoek van de box office een klok weergegeven.  Wijzig prijs cadeaukaart Indien Ja, dan kan de gebruiker de prijs van een gereserveerde cadeaukaart wijzigen. Wijzig prijs Indien Ja, dan kan de gebruiker de prijs van een tickettype wijzigen, ongeacht de prijs die eerder is ingesteld voor het tickettype. Wijzig verkoop Indien Ja, dan kan de gebruiker verkochte bestellingen splitsen, tickets van verkochte bestellingen verplaatsen naar een ander evenement of andere stoelen en de prijs die op het ticket geprint wordt wijzigen. Stoelen toekennen Indien Ja, dan kan de gebruiker toekenningen in een evenement aanmaken en verwijderen. Bewerk zaal Indien Ja, dan kan de gebruiker stoelen uit een plattegrond verwijderen, ingangen wijzigen, stoelmeldingen invoeren en de capaciteit van ongeplaceerde evenementen wijzigen.  Kan de kassa wijzigen Indien Ja, dan kan de gebruiker de betaalmethode van bestellingen een X aantal dagen na de verkoop nog wijzigen. Neem contact op met Tixly Support om het aantal dagen in te stellen of aan te passen. Wijzig ticket na evenement Indien Ja, dan kan de gebruiker wijzigingen aanbrengen in bestellingen van evenementen in het verleden. Indien een evenement de status Geannuleerd heeft kunnen gebruikers tickets en bestellingen verwijderen ongeacht de toegangsrechten. Auto Rapport Onder het tabblad auto rapport kunnen automatische te verzenden rapporten (verkoopstanden) ingepland worden.  Type Kies evenementen of producten Template Indien meer templates aangemaakt zijn kan hier de keuze voor het juiste template worden gemaakt.  Gebruik event filter Indien ja, kan hier gekozen worden voor de juiste selectie. Tijd Op welke tijd moet het auto rapport gemaild worden? Dag Op welke dag moet het auto rapport gemaild worden?  Nadat het auto rapport aangemaakt is kun je deze altijd nog verwijderen of aanpassen. Let op! In geval dat een gebruiker al bestaat bij een andere organisatie kan er geen auto rapport ingesteld worden. In dat geval volgt je de handleiding onder titel al bestaande gebruiker.  Organisaties Onder het tabblad Organisaties kan worden ingesteld tot welke organisatie(s) de gebruiker toegang heeft. Hier is de organisatie die standaard is ingesteld al toegevoegd (de organisatie waar [Primary] achter staat) aan de gebruiker, deze organisatie geeft toegang tot alle organisaties in de werkgroep.  Welke organisaties er aan een gebruiker gekoppeld zijn kan gewijzigd worden zodat een gebruiker alleen toegang heeft tot zijn/haar organisatie of juist tot meerdere organisaties. Indien er gewerkt wordt met meerdere organisaties in een werkgroep moet bij standaard de organisatie ingevuld worden waar de verkochte bedragen op binnen moeten komen. Als er verkocht mag worden voor meerdere organisaties dan zullen de verkochte bedragen op de ingestelde organisatie binnenkomen.  Om hiervan gebruik te kunnen maken moeten er meerdere organisaties zijn aangemaakt in de werkgroep.  Gebruikersgroepen Het is ook mogelijk gebruikersgroepen te maken, hiermee kun je gebruikers beheren die allemaal exact dezelfde rechten hebben. Wanneer een gebruiker onderdeel is van een gebruikersgroep dan worden de toegangsrechten bepaald op groepsniveau, wat de mogelijkheid geeft om de rechten op groepsniveau in één keer aan te passen. Er kunnen een onbeperkt aantal groepen aangemaakt worden, bijvoorbeeld Box Office medewerkers, Box Office coördinatoren, marketing, programmering, financieel etc. In de gebruikersgroep zijn de tabbladen toegangsrechten en toestemming te zien, net als bij een gebruiker. Als de instellingen voor de groep worden opgeslagen, dan worden deze instellingen toegepast op alle gebruikers die onderdeel zijn van de gebruikersgroep. In de gebruikers-tab in de instellingen van de groep, is een lijst te zien van alle gebruikers die deel uit maken van de gebruikersgroep. Als een groep geselecteerd wordt bij het aanmaken/bewerken van een gebruiker, dan worden bij het opslaan van de gebruiker de instellingen van toegansrechten en toestemmingen overgenomen zoals deze bij de betreffende groep zijn ingesteld. Het is altijd mogelijk om de instellingen bij de individuele gebruiker aan te passen, ook als ze onderdeel zijn van een groep. Beheer gebruikers in groepen Bij het aanmaken of bewerken van een gebruiker, kan de groep waar de gebruiker onderdeel van uit moet gaan maken geselecteerd worden. Bij een bestaande gebruiker verschijnt er een pop-up die vraag of de huidige toegangsrechten overschreven mogen worden door de standaard toegangsrechten van de geselecteerde groep. Om de groepsinstellingen weer toe te passen op een gebruiker, moet eerst de gebruiker los gekoppeld worden van de groep. Daarna kan de groep opnieuw gekoppeld worden en na het opslaan zijn de groepsinstellingen van toepassing op de gebruiker. In het overzicht van de gebruikers module, is zichtbaar welke groep is gekoppeld aan de gebruiker, of helemaal niet. Als een gebruiker onderdeel is van een groep en de standaardinstellingen voor deze groep zijn overschreven bij de gebruiker, dan wordt dit aangegeven in de lijst achter de groep.   Het is mogelijk om in bulk gebruikers aan een gebruikersgroep toe te voegen. Er verschijnt de optie “Bij een of meerdere gebruiker staat het overrulen van de standaard instellingen aan”. Dit geeft de mogelijkheid te kiezen voor het al dan niet behouden van standaard instellingen.   Meerdere gebruikers tegelijk wijzigen Door het vakje voor de gebruikers die gewijzigd moeten worden aan te vinken en door vervolgens op Bulkbewerking te klikken is het mogelijk de instellingen van de geselecteerde gebruikers tegelijk te wijzigen. Let op! De gebruikers moeten dezelfde toegangsrechten hebben voordat er een wijziging wordt aangebracht. Voorgestelde gebruikerstypen Administratie Type gebruiker: Beheerder Standaard dashboard: Verkoop Toegangsrechten: Alles aan Functies: Alles aan Toegangsrechten evenement: Alle evenementen in werkgroep, Volledige toegang, Bekijk klant, Verkoop tickets, Verkoop cadeaukaarten, Verkoop producten, Verkoop abonnement.   Kaartverkoop Type gebruiker: Verkoop Standaard dashboard: Verkoop Toegangsrechten: Dashboards: Verkoop & Promotor, Rapportage: Kassarapport & Klanten Functies: Wijzig prijs, Wijzig verkoop Toegangsrechten evenement: Alle evenementen in werkgroep, Volledige toegang, Bekijk klant, Verkoop tickets, Verkoop cadeaukaarten, Verkoop producten, Verkoop abonnement, Verkoop donaties, Verkoop lidmaatschappen, Lidmaatschappen verlengen.   Externe promotor Type gebruiker: Promotor Standaard dashboard: Promotordashboard Toegangsrechten: Dashboards: Promotor, Rapportage: Dagelijkse verkoop & Evenementoverzicht Functies: Geen Toegangsrechten evenement: Specifieke evenementen, Promotor toegang zonder verkoop Financieel Type gebruiker: Rapportage Standaard dashboard: Promotordashboard Toegangsrechten: Dashboards: Verkoop & Promotor, Rapportage: Dagelijkse verkoop, Klanten, Evenementoverzicht, Abonnementen, Kassarapport, Kaarttransacties, Cadeaukaarten, Servicekosten & Financiële export Functies: Geen Toegangsrechten evenement: Alle evenementen in werkgroep, Volledige toegang, Bekijk klant Marketing Type gebruiker: Rapportage Standaard dashboard: Promotordashboard Toegangsrechten: Dashboards: Verkoop & Promotor, Rapportage: Dagelijkse verkoop, Klanten, Evenementoverzicht, Abonnementen, Productenverkoop, Wekelijkse verkoop, Toestemmingen & Acties, Administratie: Klanten - Segmentatie & webgebruikers Functies: Geen Toegangsrechten evenement: Alle evenementen in werkgroep, Volledige toegang Scan Type gebruiker: Rapportage Standaard dashboard: Scannen Toegangsrechten: Dashboards: Scannen, Rapportage: geen, Administratie: geen Functies: Geen Toegangsrechten evenement: Alle evenementen in werkgroep, Volledige toegang (afhankelijk van hoe de users gebruikt gaan worden).  Al bestaande gebruiker Soms wil je een gebruiker (bijvoorbeeld promoter) toevoegen en dan krijg je een melding dat de gebruiker al bestaat in het systeem (al toegevoegd door een ander theater).  Als iemand al in het systeem staat en dus bekend is dan kun je deze inderdaad niet toevoegen via de reguliere manier. Maar je kunt het wel op een andere manier oplossen door bij de evenementen waartoe deze persoon toegang heeft op de tab toegangsrechten deze persoon toe te voegen bij externe gebruikers.   Je kunt het volledige e-mail adres ingeven en dan de externe gebruiker toevoegen. De gebruiker kan dan inloggen met het account van het theater waar het account voor is aangemaakt en ziet dan alle evenementen waartoe de gebruiker toegang heeft. Dus ook de evenementen van andere theaters. 

Een kaartsoort is in Tixly de naam voor een prijscategorie. Een kaartsoort wordt één keer gemaakt en kan vervolgens aan een onbeperkt aantal evenementen worden gekoppeld en per evenement afzonderlijk worden geprijsd.  Een ticket lay-out bepaalt hoe een ticket eruit komt te zien. Het is ook mogelijk een prijsschema te maken wanneer je meerdere evenementen met eenzelfde prijsstructuur hebt. Kaartsoorten maken Om een nieuwe kaartsoort aan te maken ga je naar Administratie > Tickets > Kaartsoorten en klik je rechtsboven in de hoek op Voeg kaartsoort toe. Informatie Naam De naam van de kaartsoort, deze wordt weergeven tijdens de verkoop (online en in Box Office), administratie, rapportages en op de tickets. Groep Een groep wordt gebruikt om in rapportages te kunnen filteren. We raden het gebruik van de volgende groepen aan: Standaard, Abonnementen, Vrijkaarten, Acties. Groepen worden aangemaakt onder Administratie > Tickets > Groepen. Maak de gewenste groepen aan voordat je kaartsoorten gaat aanmaken. Type Bepaal of het een standaard kaartsoort is of een kaartsoort in een abonnement. Standaard verkoop: de kaartsoort kan alleen gebruikt worden voor reguliere verkoop. Abonnement: de kaartsoort kan alleen gebruikt worden voor de verkoop van abonnementen. Beide: de kaartsoort kan gebruikt worden bij reguliere verkoop én bij abonnementen. Normaal gesproken wordt dit alleen gebruikt wanneer het tarief voor abonnementsverkoop hetzelfde is als voor reguliere verkoop. Standaard Indien Ja wordt deze kaartsoort als eerste weergeven tijdens de verkoop (online en in Box Office). Er kan maar 1 kaartsoort op standaard staan. Regel voor online aantal Als een kaartsoort altijd wordt gebruikt met dezelfde online quotaregel (denk aan groepstickets), dan kan dit hier worden ingesteld. De regel wordt automatisch toegepast op de kaartsoort wanneer deze aan een evenement toegevoegd wordt, maar kan binnen het evenement wel worden gewijzigd. 0,2,4,6,8: de klant kan 0,2,4,6 of 8 tickets kopen, geen 1, 3, 5, 7, etc. 0,8 - 20: de klant kan 8 t/m 20 tickets kopen, dus niet minder dan 8 en niet meer dan 20. 0,2,4,6,10-20: de klant kan 0,2, 4, 6 of tussen de 10 en 20 tickets kopen. Dit kan gebruikt worden voor bijvoorbeeld groepstickets of een 2 voor de prijs van 1 aanbieding. Start je reeks altijd met 0, zodat de klant niet verplicht is het aantal te bestellen dat als eerste genoemd wordt. Gebruik geen spaties in de reeks. Positie Er kan een positie worden ingesteld om de kaartsoorten te positioneren ten opzichte van een andere kaartsoort. Afstand tussen stoelen Wordt alleen gebruikt indien social distancing van toepassing is op een evenement. Indien Ja, heeft elke verkochte stoel een afstand tot elkaar, niet alleen de afstand tussen bestellingen. Lay-out Print naam Het is mogelijk om een afwijkende naam op het ticket te hebben, deze kun je hier invullen. Als hier niets wordt ingevuld, wordt automatisch de naam van de kaartsoort gebruikt op het ticket. Online en in het online bestelproces blijft de naam de naam van de kaartsoort. Extra informatie Deze tekst kan op het ticket worden weergeven. Scannen Wanneer je wilt dat de scanner een melding geeft wanneer deze kaartsoort gescand wordt, zet je deze instelling op Ja. Bij het scannen zal er een melding komen aan de bovenkant van het scherm van de scanner. Er zijn 2 niveaus van strengheid: Normaal en Streng, welke aangeven hoe het bericht weergegeven dient te worden. Bij Normaal zal de melding na een aantal seconden vanzelf verdwijnen, bij Streng zal de melding blijven staan, totdat er een nieuwe scan gedaan wordt. Vertalingen Voeg vertalingen toe voor geactiveerde talen. Vertalingen zijn ook opgenomen in de API. Toegangsrechten Om te bepalen wie een kaartsoort mag gebruiken, kun je hier aangeven welke organisaties of specifieke gebruikers toegang hebben tot de kaartsoort. Wanneer er geen gebruikers zijn geselecteerd, hebben alle gebruikers met verkooprechten toegang tot de kaartsoort, op voorwaarde dat de gebruiker toegang heeft tot een evenement dat de kaartsoort gebruikt. Prijsschema's Ga naar Administratie > Tickets > Prijsschema's en klik rechtsboven op Voeg nieuw prijsschema toe om een nieuw prijsschema te maken. Naam Interne naam van het prijsschema, deze wordt getoond bij het aanmaken van nieuwe evenement. Kleur Kies een kleur. Organisatie Selecteer hier de organisatie die dit prijsschema zal gebruiken. Prijsmatrix In de matrix voeg je kaartsoorten en bijbehorende tarieven toe. Dit kan op verschillende manieren. Via Voeg kaartsoort toe kun je handmatig een kaartsoort toevoegen en het tarief invoeren. Je kunt met een basisprijs en formules werken. De prijs per rang en kaartsoort wordt vervolgens automatisch berekend op basis van de ingevoerde formule (kaartsoortprijs gelijk aan de basisprijs, +/- een percentage of +/- een vast bedrag). Zet hiervoor Prijsformules op Aan. Het veld Basisprijs wordt beschikbaar. Naast de kaartsoorten komt een veld beschikbaar, hier kun je een formule invoeren. Daarnaast kun je prijzen kopiëren en plakken vanuit een Excel-bestand, in de matrix. Kaartsoorten die nog niet aan het prijsschema zijn toegevoegd, worden automatisch toegevoegd en de bijbehorende prijzen per rang worden automatisch ingevuld. Voeg servicekosten toe Selecteer welke servicekosten bij deze prijslijst per kaartsoort van toepassing zijn. Servicekosten kunnen worden aangemaakt via Administratie > Tickets > Servicekosten. Het prijsschema geeft alle rangen weer, maar zal alleen de rangen die gebruikt zijn in de gekozen zaal en configuratie activeren in het evenement. Door naar rechts te scrollen zie je de rangen die niet direct zichtbaar zijn. Toegangsrechten Selecteer waar de kaartsoort beschikbaar moet zijn: Online: de kaartsoort is online beschikbaar voor alle kaartkopers. Box Office: de kaartsoort is voornamelijk beschikbaar in de Box Office. Er kan online toegang gegeven worden door een special offer link of via een klantlabel. POS api: de kaartsoort is beschikbaar in de POS api voor externe verkopers.

Nieuwe templates kunnen toegevoegd worden en bestaande kunnen elk moment aangepast worden. TABLE OF CONTENTS E-mail lay-outs Ticket lay-out Mobiel ticket E-mail lay-outs Er zijn verschillende e-mails die vanuit het systeem verzonden kunnen worden, zowel automatisch (bijv. een bevestiging voor een online aankoop) als handmatig (bijv. een reserveringsbevestiging verzonden vanuit de kassa). Al deze e-mails kunnen rechtstreeks vanuit de box office aangemaakt en bewerkt worden via Administratie > Lay-outs > E-mails. Voeg nieuw e-mail template toe Klik rechtsboven op Voeg mail template toe. Vervolgens kies je een bestaande template om van te kopiëren. De omschrijving en het type geven aan waar het template voor welke actie het gebruikt kan worden. Rechtsboven in de hoek is het mogelijk de gewenste template te zoeken (bijv. Online wanneer je een nieuwe template voor online verkoop wilt maken). Wanneer je de template die je wilt kopiëren hebt gevonden, druk je op Kopiëren rechts in de rij. Vervolgens vul je alle Informatie in en druk je op Opslaan. Om de inhoud van de template te bewerken, volg je de stappen die hieronder onder Bewerk e-mail template zijn omschreven. Heb je een nieuwe email lay-out aangemaakt voor de Box Office, dan zal deze als eerste verschijnen in de Box Office. Wil je de volgorde zoals deze getoond wordt in de Box Office aanpassen? Neem dan contact op met Tixly support, wij kunnen de volgorde voor je aanpassen. Bewerk e-mail template Om een e-mail template te bewerken, klik je simpelweg op de template die bewerkt moet worden. Naam Template naam (alleen intern zichtbaar). Organisatie Indien er meerdere organisaties zijn kan er hier een keuze gemaakt worden.  Omschrijving Interne template omschrijving. E-mail afzender (alleen zichtbaar voor Workgroup administrators) Afzender van de e-mail. Staat standaard ingesteld op info@tixnl.nl maar kan worden gewijzigd met behulp van een subdomein en assistentie van Tixly Support.  Naam afzender (alleen zichtbaar voor Workgroup administrators) De naam van de afzender die de ontvanger in zijn inbox ziet. Reageer op e-mail (alleen zichtbaar voor Workgroup administrators) Het e-mailadres waarop de ontvanger antwoordt wanneer er op een bericht gereageerd wordt. Reageer op naam (alleen zichtbaar voor Workgroup administrators) De naam waarop de ontvanger antwoordt wanneer er op een bericht gereageerd wordt. Genre (alleen zichtbaar voor Workgroup administrators) Bijbehorend genre (mag niet worden gewijzigd). Type Berichttype (kan niet worden gewijzigd). Dit geeft aan bij welke actie het template gebruikt wordt. Het is belangrijk het juiste type te kiezen bij het creëren van een nieuw template. Online: E-mail ter bevestiging van online aankoop. Wordt automatisch verzonden wanneer een klant een aankoop heeft afgerond.  BoxOfficeConfirmation: E-mail die vanuit de Box Office kan worden verzonden naar klanten die tickets via de Box office hebben gekocht. BoxOfficeReservation: E-mail die vanuit de Box Office kan worden verzonden naar klanten met een gereserveerde bestelling. Bijv. een e-mail met een betaallink (webreservering). BoxOfficeMoveEvent: E-mail die vanuit de Box Office naar klanten kan worden verzonden wanneer een bestelling geruild wordt naar een ander evenement. BoxOfficeMoveSeats: E-mail die vanuit de Box Office naar klanten kan worden verzonden wanneer er binnen een evenement naar nieuwe stoelen verplaatst is.    EventAutoSend: E-mail die automatisch naar klanten wordt verzonden wanneer er geautomatiseerde e-mails zijn ingericht.   ReportDeliveryEvents: Automatisch verzonden e-mail naar gebruikers die verkooprapporten voor evenementen willen ontvangen. ReportDeliveryProducts: Automatisch verzonden e-mail naar gebruikers die verkooprapporten voor producten willen ontvangen. Taal De templates kunnen in meerdere talen gemaakt worden, deze zullen automatisch gekoppeld worden aan de taal van het online bestelproces. Om de inhoud van een e-mail lay-out te bewerken, druk je onderaan op Bewerk bij de taal die bewerkt moet worden. De HTML-editor zal openen. HTML editor De templates worden bewerkt in HTML, om een compleet nieuw ontwerp te maken is enige HTML-voorkennis vereist. Het is echter vrij eenvoudig om teksten en bewoordingen aan te passen. In de HTML-code is alle tekst die in zwart tussen de body markering ( ) staat, aan te passen. Wanneer er wijzigingen in de code worden aangebracht, zijn deze direct zichtbaar in het voorbeeldvenster aan de rechterkant. Voor meer geavanceerde veranderen zoals het toevoegen van linkjes en afbeeldingen, lees meer. Dynamische variabelen De templates bevatten een aantal dynamische variabelen, bijv. #ORDERID# om het bestelnummer weer te geven. Welke variabelen er gebruikt kunnen worden in de template, zijn weergeven onder de T links boven in de hoek. Het is mogelijk om het venster te verplaatsen, zodat deze niet in de weg zit. Het is ook mogelijk om te wijzigen wat er in het voorbeeld weergeven wordt, door de inhoud van de variabelen te wijzigen. Zo kun je bijvoorbeeld kijken hoe het eruit komt te zien voor een specifiek evenement of hoe een specifiek product in de zin staat.  Start en eind aanduiding #EVENT#, #PRODUCT#, #TICKETS# zijn allemaal start- en eind aanduidingen. Dit betekent dat alles wat tussen #EVENT# en #EVENT# wordt ingevoerd, voor elk evenement in de bestelling zal worden herhaald. Ticket lay-out Voor het toevoegen of bewerken van ticket lay-outs ga je naar Administratie > Lay-outs > Tickets. Om een nieuwe lay-out te maken, klik je op Voeg ticketlay-out toe rechts boven in de hoek. In de volgende stap kies je een bestaande lay-out als sjabloon voor de nieuwe. Geef de lay-out een naam en klik op Opslaan. Om de lay-out te bewerken, klik je op de lay-out die je wilt bewerken. Vervolgens klik je onderaan achter Ontwerp op Bewerk om naar de lay-out editor te gaan. Je kunt bestaande elementen bewerken en nieuwe afbeeldings- en tekstelementen toevoegen aan de lay-out. Om een bestaand element te bewerken klik je op het element, er zal dan een kolom met opties verschijnen. Afhankelijk van het soort element kunnen de volgende velden worden bewerkt: Text Zichtbaar tekstveld. Ofwel een vaste tekst ofwel een dynamische variabele. In het bovenstaande voorbeeld wordt de variabele #TITLE# gebruikt om de naam van het evenement over te nemen. Om te zien welke dynamische variabelen er zijn, klik je linksboven op het T symbool. X Geeft de positie van het element op de X-as aan (rechts / links). Y Geeft de positie van het element op de Y-as aan (omhoog / omlaag). Height Hoogte van het element. Width Breedte van het element.  Size Lettergrootte of grootte van een rechthoekige rand. Position Posities van de elementen als elementen elkaar overlappen. Een hogere waarde wordt boven lagere waarden geplaatst. Bijv: een element met positie 3 wordt weergegeven bovenop een element met positie 2, als in verschillende lagen. Rounding De mate van afronding van kaders. Alignment Uitlijning van de tekst (links/midden/rechts) in een element. Color Kleur van het lettertype of van de rand van een element. Background Color Achtergrondkleur voor rechthoekige elementen. Font Lettertype. Rotation Het is alleen mogelijk om barcodes te roteren. LineStyle Lijnen kunnen aaneengesloten, gestippeld of gestreept zijn. Image Upload een vaste afbeelding Door linksboven op de T te klikken, krijg je een gids van alle dynamische variabelen die beschikbaar zijn in deze lay-out. Door de switch bovenin dit venster om te zetten, kun je testen hoe een variabele eruit zal zien.  Als de lay-out naar wens is, klik je op Lay-out opslaan. Mobiel ticket Een mobiel ticket is een ticket dat opgeslagen kan worden in een mobiele app zoals Wallet. Er zijn beperkte mogelijkheden in de lay-out. Het logo staat altijd linksboven, en heeft een vast formaat van 160 pixels breed x 50 pixels hoog. Wanneer het logo dat niet heeft, geef je afbeelding dan een transparante achtergrond voor een juiste uitlijning. Het kan zijn dat de getoonde preview niet overeenkomt met de werkelijkheid. Doe dus altijd een test om te zien hoe het in verschillende wallet apps getoond wordt. Verder zijn er 3 opties voor het aanpassen van de kleuren; de achtergrond, de tekst van de kopjes en de tekst onder de kopjes.

Een productie wordt beschouwd als een groep evenementen en is het hoogste niveau waar evenementen aan gekoppeld worden. Wanneer je een productie hebt die 30 dagen loopt creëer je dus 1 productie en 30 evenementen. Je begint altijd met het maken van een productie en daarna begin je pas met het maken van evenementen.   Deze handleiding behandelt alle instellingen die kunnen worden ingesteld voor een productie. In de meeste gevallen is het genoeg om alleen de instellingen onder de tabbladen Informatie en Afbeeldingen in te stellen. De andere tabbladen zijn voor geavanceerde instellingen. INHOUDSOPGAVE Productie maken Afbeeldingen Geavanceerd Vertalingen Financiën Betaalmethoden Queue-IT Productie maken Om een nieuwe Productie te maken navigeer je naar Administratie > Evenementen > Producties en klik je rechts bovenin op Voeg productie toe. Informatie Naam Naam van de productie, meestal hetzelfde als de naam van het evenement. Ondertitel Ondertitel van de productie. Deze wordt vrijwel nergens getoond in de online flow, maar is wel beschikbaar via de Event API.  Organisatie Indien er gewerkt wordt met meerdere organisaties kan er hier een keuze gemaakt worden.  Online beschikbaar Bepaal of de productie online beschikbaar is of niet. Deze hoeft alleen online beschikbaar te zijn indien er geruild mag worden binnen deze productie. Toon beschikbaarheid met kleuren Bepaal of de mate van beschikbaarheid zichtbaar moet zijn in het online verkoopproces. Groen voor tickets beschikbaar op de beste plaatsen (gebaseerd op de rangschikking van de zaal) Oranje voor tickets beschikbaar op minder goede plaatsen of minder tickets beschikbaar Rood voor tickets beschikbaar op minste goede plaatsen of uitverkocht/geannuleerd Toon evenementenfilter Wanneer de filteropties geactiveerd zijn, kan de klant in het online verkoopproces de evenementenlijst filteren op het gewenste aantal tickets, een specifieke dag van de week en de stoelkwaliteit. In onderstaand voorbeeld is het uitklapmenu van de dagfilter zichtbaar. Omschrijving Voer een omschrijving van de productie in die zichtbaar zal zijn via de Tixly API. De omschrijving is ook zichtbaar in het verkoopvenster in de kassa onder de i. Skin Vormgeving van het online verkoopproces kan hier gekozen worden. Het is mogelijk meerdere ontwerpen te hebben. Dit veld wordt zichtbaar na opslaan.  Weblink Link naar het online verkoopproces. Alle evenementen die gekoppeld zijn aan de productie zullen via deze link te zien zijn. Deze link is de standaard verkooplink en is meestal de link die op de website wordt gepubliceerd. Dit veld wordt zichtbaar na opslaan. Afbeeldingen Afbeeldingen van de productie worden hier geüpload. De afbeelding voor Uitgelicht en het Evenement is meestal hetzelfde. Deze afbeeldingen worden in het online verkoopproces op verschillende plaatsen weergeven, bijvoorbeeld tijdens de verkoop van een abonnement of pakket, op de landingspagina van een actie, in je winkelmandje onder Mensen die deze items bekeken kochten ook en meer. Uitgelicht Deze afbeelding wordt getoond op het e-ticket, in je abonnement overzicht in de bestelflow abonnementen, uitgelicht bij het winkelmandje onder Andere mensen kochten ook, op een landingspagina van een actie. Event Deze afbeelding wordt getoond op de event-pagina, het mobiele ticket, bij online ruilingen en in het online klantenaccount bij de tab bestellingen. De maximale bestandsgrootte is 5,5 mb. Wanneer de afbeelding groter is, zal het laden van een mobiel ticket een foutmelding geven. Bij voorkeur zijn beide afbeeldingen liggend. Verder zijn er geen aanbevolen afbeeldingsformaten. Wij raden aan een afbeelding met alleen beeld zonder tekst te gebruiken. Geavanceerd Terugkerend Bepaal of de evenementen verborgen moeten worden op het verkoop dashboard. Deze instelling wordt meestal gebruikt wanneer een productie veel dezelfde evenementen bevat, dit voorkomt dat het dashboard overstroomt raakt met hetzelfde evenement. De evenementen zijn nog steeds te vinden via de zoekbalk. Koptekst online Tekst die wordt getoond aan de klanten in het online verkoopproces. Theater van de bovenste plank in onderstaand voorbeeld. Notitietekst online Tekst die wordt getoond aan de klanten in het online verkoopproces. Het wordt een spektakel! in onderstaand voorbeeld. Er moet een koptekst zijn ingevoerd om de notitietekst online te kunnen zien. Tekst voor productenverkoop Extra tekst om de klanten in het online verkoopproces tijdens het toevoegen van producten te informeren. Ruilingen toestaan Bepaal of klanten na aankoop hun tickets zelf online mogen ruilen naar een andere datum of een ander evenement, binnen deze productie. Ruilingen naar deze productie toestaan Indien Ja, dan is het mogelijk tickets te ruilen naar deze productie, mits ruilingen uiteraard zijn toegestaan op de andere producties. Ga voor meer informatie naar Tickets ruilen toestaan. Vertalingen Hier kunnen de Engelse, Franse en Duitse vertalingen toegevoegd worden. Deze komen ook terug in de API. Financiën Als er een financiële export is geactiveerd, kun je onder dit tabblad een Ext. ref. nummer, afdeling en/of account invoeren. Betaalmethoden Activeer wanneer er in de kassa specifieke betaalmethoden beschikbaar moeten zijn voor de evenementen die gekoppeld zijn aan deze productie. Zodra deze op Ja staat, komen de betaalmethoden in beeld. Queue-IT Queue-IT is een virtuele wachtrij die ingesteld kan worden wanneer er grote druk op de verkoop wordt verwacht. Wanneer een klant op "bestellen" klikt wordt de klant automatisch doorgestuurd naar de wachtrij, vervolgens stuurt de wachtrij continu een beperkt aantal klanten verder naar het verkoopproces.  Neem contact op met Tixly Support als er een wachtrij moet worden ingesteld. Wachtrij actief Activeer wachtrij, ja / nee. URL wachtrij Voer de URL voor de wachtrij in. Deze zal support doorgeven nadat de wachtrij door support is aangemaakt.