Det er mulig å refundere/tilbakebetale samtlige eller utvalgte ordre til en enkeltforestilling kjøpt online med kort. Billettene blir annullerte i Tix, og tilbakebetalt gjennom Payex eller NETS til det betalingskortet som ble brukt da billettene ble kjøpt. Det er mulig å inkludere eller ekskludere avgifter og forestillingstilknyttede produkter.
1. Gå til Administrasjon - Forestillinger - Automatisk refundering.
2. Bruk filtrer forestillinger for å søke opp forestillingen du skal refundere billetter på, og trykk deretter Generer rapport.
OBS! Det er kun mulig å registrere refunderinger for én forestilling om gangen.
3. En rapport med alle ordre det er mulig å refundere generereres. Samtlige er markert som standard, men det er mulig å markere eller avmarkere én eller flere ordre.
4. Når ordrene som skal refunderes er markerte, velg Send til refundering nederst i høyre hjørne.
5. I neste steg velges følgende:
- Øverst vises totalbeløpet som skal refunderes. Dette endres om man inkluderer eller ekskluderer avgifter.
- E-postmal. Velg ønsket e-postmal av type BulkRefund. En automatisk epost kommer til å sendes til billettkjøperen med informasjon om at pengene blir refundert.
Layouten og teksten i denne, kan undersøkes under Administrasjon - Layouter - E-post, der kan dere også endre tekst, alternativt maile inn ønskede endringer til Tixly Support. - Fritekst: Her kan du skrive en utvalgt tekst i mailen som sendes til billettkjøperen kun for valgte forestilling.
- Tilbakebetalte avgifter: Velg om serviceavgifter skal inkluderes eller ekskluderes i refunderingen.
- Alloker plasser: Velg en allokasjon for plassene/billettene som refunderes.
- Tilbakebetalte produkter Velg om forestillingskoblede produkter skal inkluderes eller ekskluderes i refunderingen.
Når alle valg er gjort, skriver du REFUND (med store bokstaver) i ruten Bekreft, og bekrefter deretter enda en gang ved å trykke Send.
6. Rapporten for forestillingen viser nå samme ordre, men de som ble sendt til refundering er blå.
Grønn = Refundering gjennomført
Blå = Sendt til refundering
Hvit = Mulig å refundere
7. Nedenfor rapporten for den valgte forestillingen, vises samtlige forestillinger som har blitt sendt til refundering. Refunderingsjobben kjøres nattestid, noe som innebærer at så lenge en rad er blå - kan den fortsatt redigeres/slettes.
Når forestillingen er grønn, er refunderingen gjennomført, og det er ikke lenger mulig å angre.
8. Når en forestilling er refundert og vises i grønt, vises det samtidig om noen ordre ikke kunne bli refundert i kolonnen Failed.
For å få mer informasjon om alle ordre i en "batch" kan man klikke pilen ved siden av papirkurven til høyre på forestilling. Alternativt kan du søke opp forestillingen som i steg 2, og samtlige ordre vil bli vist. De som ikke er refundert er markert i rødt, og ved å føre musepekeren over krysset på den røde ordren, kan du få mer informasjon om hvorfor den ikke har blitt refundert.
I enkeltordrens historikk vises det at Tix Jobs har annullert billetter gjennom Bulk refund og i kasserapporten/daglig salg vises beløpet som ble refundert under brukeren Tix Jobs.