Det er mulig å refundere/tilbakebetale samtlige eller utvalgte ordre til en enkeltforestilling kjøpt online med kort. Billettene blir annullerte i Tix, og tilbakebetalt gjennom Payex eller NETS til det betalingskortet som ble brukt da billettene ble kjøpt. Det er mulig å inkludere eller ekskludere avgifter og forestillingstilknyttede produkter.
1. Gå til Administrasjon - Forestillinger - Automatisk refundering.
2. Bruk filtrer forestillinger for å søke opp forestillingen du skal refundere billetter på, og trykk deretter Generer rapport.
OBS! Det er kun mulig å registrere refunderinger for én forestilling om gangen.
3. En rapport med alle ordre det er mulig å refundere generereres. Samtlige er markert som standard, men det er mulig å markere eller avmarkere én eller flere ordre.
4. Når ordrene som skal refunderes er markerte, velg Send til refundering nederst i høyre hjørne.
5. I neste steg velges følgende:
- Øverst vises totalbeløpet som skal refunderes. Dette endres om man inkluderer eller ekskluderer avgifter.
- E-postmal. Velg ønsket e-postmal av type BulkRefund. En automatisk epost kommer til å sendes til billettkjøperen med informasjon om at pengene blir refundert.
Layouten og teksten i denne, kan undersøkes under Administrasjon - Layouter - E-post, der kan dere også endre tekst, alternativt maile inn ønskede endringer til Tixly Support. - Fritekst: Her kan du skrive en utvalgt tekst i mailen som sendes til billettkjøperen kun for valgte forestilling.
- Tilbakebetalte avgifter: Velg om serviceavgifter skal inkluderes eller ekskluderes i refunderingen.
- Alloker plasser: Velg en allokasjon for plassene/billettene som refunderes.
- Tilbakebetalte produkter Velg om forestillingskoblede produkter skal inkluderes eller ekskluderes i refunderingen.
Når alle valg er gjort, skriver du REFUND (med store bokstaver) i ruten Bekreft, og bekrefter deretter enda en gang ved å trykke Send.
6. Rapporten for forestillingen viser nå samme ordre, men de som ble sendt til refundering er blå.
Grønn = Refundering gjennomført
Blå = Sendt til refundering
Hvit = Mulig å refundere
7. Nedenfor rapporten for den valgte forestillingen, vises samtlige forestillinger som har blitt sendt til refundering. Refunderingsjobben kjøres nattestid, noe som innebærer at så lenge en rad er blå kan den fortsatt redigeres/slettes.
Når forestillingen er grønn, er refunderingen gjennomført, og det er ikke lenger mulig å angre.
8. Når en forestilling er refundert og vises i grønt, vises det samtidig om noen ordre ikke kunne bli refundert i kolonnen Failed.
For å få mer informasjon om alle ordre i en "batch" kan man klikke pilen ved siden av papirkurven til høyre på forestilling. Alternativt kan du søke opp forestillingen som i steg 2, og samtlige ordre vil bli vist. De som ikke er refundert er markert i rødt, og ved å føre musepekeren over krysset på den røde ordren, kan du få mer informasjon om hvorfor den ikke har blitt refundert.
I enkeltordrens historikk vises det at Tix Jobs har annullert billetter gjennom Bulk refund og i kasserapporten/daglig salg vises beløpet som ble refundert under brukeren Tix Jobs.