Het klantoverzicht bevat alle bestellingen van een klant (verkocht, gereserveerd, verwijderd), alle verzamelde klantinformatie (contactgegevens, labels en omschrijvingen) en de bestelgeschiedenis.
Klantinformatie
Contactgegevens
Door op de balk bovenin het klantoverzicht te klikken (zie rode stip), kunnen de contactgegevens van de klant worden bekeken en bewerkt, ook kan een webuser worden verbonden. Als er wijzigingen zijn aangebracht, druk je op Opslaan.
Alternatieve e-mailadressen
In het klantoverzicht kunnen alternatieve e-mailadressen worden toegevoegd die zichtbaar zijn in de klanten rapportage.
Omschrijving
Een omschrijving is een interne notitie van de klant die alleen zichtbaar en bewerkbaar is in het klantoverzicht voor degenen die in Box Office werken. Het is niet iets dat klanten zelf kunnen zien.
Als een klantoverzicht een omschrijving heeft, verschijnt er een groene "i" rechts boven in de hoek van het klantoverzicht. Als je over het pictogram zweeft met je muis, wordt de notitie weergegeven.
Klantlabels
Klik op het + icoon onder de klantinformatie om een klantlabel toe te voegen aan een klantoverzicht, selecteer het gewenste label en klik op Opslaan.
Tip! Er zit een kleine zoekfilter (ook al lijkt dit niet) in de klantlabels wanneer je deze toevoegt vanuit de klantenkaart.
Open de dropdown zodat alle labels zichtbaar worden. Typ de eerste letter van het label in (in dit geval de P van personeel) dan springt het naar het eerste label dat het systeem vindt met die beginletter. Wanneer je vervolgens nogmaals op dezelfde letter zoekt zal het systeem naar het 2e label springen.
Indien het label wordt geselecteerd opent een overzicht van welke voordelen aan een label gekoppeld zijn en hoeveel er gebruik gemaakt is van het voordeel (verkopen in de Box Office en online)
Als je een label wilt verwijderen, klik dan op het label dat verwijderd moet worden en klik op Verwijderen.
Toestemmingen
Om de toestemmingen van een klant te wijzigen, klik je op het envelop icoon onder de klantinformatie.
Lidmaatschappen
Alle actieve lidmaatschappen worden als een label getoond in het klantoverzicht. Is een lidmaatschap verlopen dan zal deze uit het overzicht verdwijnen. Lidmaatschappen kunnen geannuleerd, verlengd, gedeeld of weggegeven worden.
Webuser
Als er een wereldbol naast de naam van de klant staat, betekent dit dat er een online account is verbonden aan de klant. Als je over de wereldbol zweeft, wordt het e-mailadres van de webuser weergegeven. Als je een webuser met de klant wilt verbinden, druk je op de blauwe knop Verbind webuser.
Er verschijnt een pop-up waarin je naar een webuser kunt zoeken op naam, e-mailadres of telefoonnummer. Kies een webuser en druk op Webuser instellen.
Mocht het nu zo zijn dat een klant verbonden is aan een verkeerde webuser dan kan je dat achteraf nog aanpassen.
Anonimiseren van klanten
AVG
Er is een nieuwe module met verschillende AVG settings toegevoegd. Je kunt deze vinden onder Administratie - Werkgroep instellingen - Werkgroep instellingen
Mocht je dit aan willen zetten, neem dan contact op met support. Wij zetten het dan voor je aan.
- GDPR data retention policy: Automatisch anonimiseren van klanten die over een bepaalde periode inactief zijn geweest. Indien Ja wordt aangezet kan er gekozen worden voor een bepaalde periode bij Data for customers will be anonymized after. Ook kunnen hier toestemmingen geactiveerd worden door deze naar rechts te verplaatsen. Dit is een uitsluit functionaliteit. Deze klanten zullen niet meegenomen in het anonimiseren ook al voldoen ze aan de conditie die ingesteld is bij Data for customers will be anonymized after. Van deze klanten zal niet alleen hun toestemming worden bewaard maar ook de gehele klantenkaart.
Export/Anonymization settings
- Enable sales dashboard customer data export: Instelling zodat Box Office medewerkers data van klanten kunnen exporteren. Let op! Alle data wordt geëxporteerd, dus ook de interne notities. Dit bevat vaak interne communicatie die niet bestemd is voor klanten.
- Enable sales dashboard customer data anonymization: Instelling zodat Box Office medewerkers klanten zelf kunnen anonimiseren. Ook webusers kunnen geanonimiseerd worden.
- Allow users to export their data: Instellingen zodat klanten hun data kunnen exporteren in hun online account. Let op! Alle data wordt geëxporteerd, dus ook de interne notities. Dit bevat vaak interne communicatie die niet bestemd is voor klanten.
- Allow users to anonymize their data: Instellingen zodat klanten hun data kunnen anonimiseren in hun online account.
Let op: We raden aan om de export data functionaliteiten niet zomaar aan te zetten. De data zal immers alle opgeslagen informatie (inclusief interne notities) exporteren.
Bestellingen
In het klantoverzicht worden alle bestellingen die aan een klant zijn gekoppeld weergeven. De bestellingen kunnen verschillende icoontjes hebben:
- Groene wereldbol: Bestelling is online verkocht.
- Groen persoon: Bestelling is in de Box Office verkocht.
- Geel persoon: Bestelling is in de Box Office gereserveerd.
Ook kan je zien wat een bestelling bevat (tickets/producten/cadeaukaart), het bestelnummer, de totale prijs van de bestelling en eventuele abonnementslabels.
Net onder de klantinformatie zijn er twee knoppen te vinden. Evenementen toont bestellingen van komende of voorbije evenementen (druk op het kalenderpictogram om te kiezen). Verwijderde bestellingen toont bestellingen die zijn verwijderd (druk op de prullenbak om verkochte of gereserveerde bestellingen te selecteren).
Verkoop/Reserveer
Je kunt ook rechtstreeks vanuit het klantoverzicht tickets, producten, abonnementen, cadeaukaarten, lidmaatschappen en donaties verkopen of reserveren door op Verkoop/reserveer te drukken. Druk op het prijskaartje om te kiezen tussen tickets, producten, abonnementen, cadeaukaarten of lidmaatschappen/donaties.
Lees meer over Tickets verkopen of Tickets reserveren
Klanten van meerdere organisaties
In werkgroepen met meerdere organisaties worden klanten nu gekoppeld aan de organisaties waarmee ze een relatie hebben. Klanten die niet verbonden zijn met dezelfde organisatie als een Tixly-gebruiker worden nog steeds gevonden bij het zoeken. Ze zullen echter niet verschijnen in de CRM API en de klantmodule waarin een lijst van klantgegevens kan worden opgehaald.
Deze informatie (zie printscreen connected organisations/verbonden organisaties) is alleen inzichtelijk voor bepaalde gebruikers (WorkGroup Administrator).
