Evenement maken

In Tixly is een evenement de specifieke datum waarop een productie wordt uitgevoerd. Aan een productie zijn altijd één of meerdere evenementen gekoppeld. De productie wordt beschouwd als een groep evenementen. In het online verkoopproces worden alle evenementen die gekoppeld zijn aan een productie via een verkooplink getoond.

Om meerdere evenementen van een productie te maken, begin je met het maken van een evenement. Vervolgens kopieer je dat evenement meerdere keren, waarbij alle instellingen hetzelfde blijven, behalve de datum.


Evenement maken


Voordat een evenement aangemaakt kan worden moet er een productie aangemaakt zijn. 

Zie productie aanmaken

 

Navigeer naar Administratie - Evenementen - Data en klik op Voeg evenement toe in de rechter bovenhoek.

Informatie

mceclip0.png

  • Naam: De naam van het evenement. Dit is zichtbaar op het ticket, in Box Office en online.
  • Ondertitel: De ondertitel van het evenement. Dit is zichtbaar op het ticket, in Box Office en online. (optioneel)
  • Organisatie: Indien er meerdere organisaties zijn kan er hier een keuze gemaakt worden. 
  • Seizoen: Wordt gebruikt als filter in rapporten en om regels met betrekking tot ruilen te bepalen. Je kunt een seizoen aanmaken via Administratie - Seizoenen.
  • Promotor: Zichtbaar op het ticket en in Box Office.
    Je kunt een promotor toevoegen via dit veld, of via Administratie - Evenementen - Promotors, waar ze ook aan te passen zijn.
  • Datum & tijd / Einddatum: De start- en eindtijd van een evenement. Het evenement is zichtbaar in Box Office tot de eindtijd.
  • Set Box Office sales periode: optie om de verkoopperiode voor evenementen in te stellen. Deze functie maakt het mogelijk om de verkoopperiode aan te maken zonder deze direct in het verkoopdashboard te tonen en zo de verkoopstart te beheren. Ook is het mogelijk om het evenement nog niet te tonen in de Box Office. Toegang tot deze functie is per gebruiker in te stellen. 
  • Vrije toegang: Dit kan aangevinkt worden als het een evenement betreft waarvoor geen tickets nodig zijn. De informatie over het evenement kan dat via de Tixly Event API verstuurd worden en het evenement wordt zichtbaar in Box Office Sales. Er is hiervoor geen kaartverkoop mogelijk en deze optie wordt voornamelijk gebruikt om bepaalde evenementen door te sturen via de Tixly Event API zodat dit evenement wel op de website komt te staan. 
  • Schakel reserveringen uit: Mag de Box Office voor dit evenement reserveringen maken? Deze optie is niet zichtbaar, maar is wel een mogelijkheid. Mocht dit uitgeschakeld moeten worden dan geef het door aan Tixly Support. Dan kunnen we het voor je uitzetten. 
  • Bevestigd: Als dit wordt uitgevinkt,  zal het evenement rood gemarkeerd worden in Box Office, zodat het kassapersoneel weet dat het evenement niet in verkoop is. Het is nog wel mogelijk om het evenement te verkopen, maar op het ticket zal geen datum en tijd worden geprint.

Ska_rmavbild_2020-09-23_kl._15.12.29.png

  • Verkoopstatus: De verkoopstatus is zichtbaar in de online bestelflow en in Box Office.
  • Wachtlijst: Indien een voorstelling uitverkocht is dan kun je de wachtlijst optie aanzetten.

    Ska_rmavbild_2020-09-25_kl._12.34.51.png

    De wachtlijst wordt geactiveerd als het evenement de status Uitverkocht heeft. Dit wordt ingesteld bij Data- Evenementen in de Informatie tab

    mceclip0.png

    Mochten er aanmeldingen op de wachtlijst staan dan verschijnt de groene knop 'CSV ophalen'. De wachtlijst kan worden gedownload en zo zelf bijgehouden worden. Het is niet mogelijk om klanten van de wachtlijst te verwijderen. Een klant kan zichzelf van de wachtlijst verwijderen door in zijn eigen online account in de tab Wachtlijst zichzelf van de lijst te verwijderen. 

    Max waiting list tickets geeft het aantal tickets aan dat klanten per keer mogen aanvragen. Staat dit aantal op 10, dan kunnen klanten per aanvraag 10 tickets aanvragen op hun naam voor de wachtlijst. Het geeft dus niet het totaal aantal wachtlijst plaatsen weer. 
  • Automatische verkoopstatus: Als deze instelling aan staat, wordt de verkoopstatus automatisch bijgewerkt naar weinig tickets en uitverkocht. Tixly Support kan instellen wat het aantal beschikbare tickets is waarbij de status bijgewerkt wordt.
  • Duur: De duur van het evenement. Dit is zichtbaar in Box Office Sales en via de Tixly Event API.
  • Interne notitie: Een notitie die enkel zichtbaar is voor personeel in het informatiepaneel.

Ska_rmavbild_2020-09-23_kl._15.18.41.png

  • Producties: Aan welke productie is het evenement verbonden.
  • Genres: Kies één of meer genres. Deze worden gebruikt in de Tixly Event API en om klantsegmenten te maken in de segmentatietool van Tixly. 
  • Labels: Voeg een bestaand label toe of maak een nieuw label. Labels kunnen gebruikt worden om klantsegmenten te maken en zijn ook doorzoekbaar bij het zoeken naar events. Ze kunnen ook door externe software worden gebruikt via de Tixly Event API. In het voorbeeld hieronder is de naam van de acteur toegevoegd als tag, waardoor het mogelijk is het evenement te vinden via een specifieke zoekterm.

Ska_rmavbild_2020-09-23_kl._15.23.31.png

  • Btw: Kies het btw-tarief dat geldt voor het evenement. Let op: Vul het btw-tarief bij het aanmaken van het evenement in. Mocht dat vergeten zijn en het evenement is al in de verkoop dan werkt het toevoegen van de BTW niet met terugwerkende kracht. 
  • Cadeaukaarten groepen: Welke cadeaukaarten mogen gebruikt worden voor dit evenement? 

Zaal & prijzen

  • Locatie: De evenementenlocatie waar het evenement plaatsvindt.
    Locaties worden aangemaakt via Administratie - Locaties - Locaties. Lees meer.
  • Zaal: De specifieke zaal van de locatie waar het evenement plaatsvindt.
    Ongeplaceerde zalen kunnen worden gemaakt via Administratie - Locaties - Zalen. Lees meer. Geplaceerde zalen worden gemaakt door Tixly Support.
  • Configuratie: Kies welke zaalconfiguratie gebruikt moet worden voor het evenement. Een geplaceerde zaal kan verschillende configuraties hebben, met verschillende rangen, ingangen, beste stoelen, stoelmeldingen, vooraf ingestelde toekenning, en meer. 
  • Transactiekosten: de kosten per bestelling
  • Instellingen servicekosten: Als er gebruik gemaakt wordt van servicekosten, kun je kiezen voor Aangepaste kosten (kosten ingesteld per kaartsoort en rang) of Automatische kosten (door Tixly Support vooraf ingestelde waarden).
  • Prijzen / Kosten: Wordt alleen gebruikt door locaties waarbij de klant de servicekosten betaalt. Zie de toelichting in de afbeelding hieronder.
  • Prijstemplates: Deze kun je aanmaken via administratie - tickets - prijsschema's. Het is zelfs mogelijk één prijstemplate te gebruiken voor zalen met een verschillend aantal rangen, het systeem neemt dan automatisch alleen de prijzen van de actieve rangen over.
  • Kaartsoorten: Kies welke kaartsoorten beschikbaar moeten zijn voor het evenement. In het invoerveld kan gezocht worden naar beschikbare kaartsoorten. Vervolgens dient er per kaartsoort en per rang een prijs ingevoerd te worden.
    Kaartsoorten kunnen worden gemaakt en bewerkt via Administratie - Tickets - Kaartsoorten. Lees meer.

Als er gebruik gemaakt wordt van aangepaste servicekosten, kan er per kaartsoort en rang een specifiek tarief voor servicekosten worden ingevoerd, door bij Prijzen / Kosten te switchen naar Servicekosten.

Ska_rmavbild_2020-09-23_kl._15.35.52.png

Let opAls een geplaceerde zaal en configuratie eenmaal zijn opgeslagen is deze niet meer aan te passen. Het is mogelijk een ongeplaceerde zaal te wijzigen naar een andere ongeplaceerde zaal maar alleen de naam zal veranderen, niet de capaciteit. Het is niet mogelijk een ongeplaceerde zaal te wijzigen naar een geplaceerde zaal. 


 Toegangsrechten

  • Toegang tot verkoop en rapportages: Als externe gebruikers (zoals promotors) toegang tot het evenement moeten krijgen, kies dan voor Lokale gebruikers + specifieke gebruikers.
  • Toegangsniveau: Als Lokale gebruikers + specifieke gebruikers geselecteerd is, kunnen de specifieke gebruikers die toegang krijgen hier toegevoegd worden aan de hand van hun e-mailadres.
    • Er is ook een functionaliteit om snel verkooptoegang te delen met alle gebruikers in een andere organisatie waar er voorheen alleen de mogelijkheid was om individuele verkoopgebruikers toe te voegen.
    • Gedeelde toegang tot andere gebruikers en organisaties is nu beperkt tot verkooptoegang. Gebruikers waarmee een evenement gedeeld is kunnen het evenement niet langer bewerken.

 Om de toegangsrechten voor kassamedewerkers voor specifieke kaartsoorten te bepalen, ga je naar Administratie - Tickets - Kaartsoorten.

  • Toegang tot verkoop: Kies of de kaartsoort te koop is via Box Office, Online of POS API (verkoop via ticket agents).
  • Maximum: Stel het maximale aantal in dat van deze kaartsoort verkocht kan worden (optioneel). 
  • Regel voor online aantal:  Bepaal wat voor combinatie van tickets online gekocht kan worden.
    • 0, 2, 4, 6, 8: De klant kan 0, 2, 4, 6 of 8 tickets kopen. Niet 1, 3, 5, 7, of meer dan 8.
    • 0, 8-20: De klant kan tussen de 8 en 20 tickets kopen. Niet minder dan 8 en niet meer dan 20.
    • 0, 2, 4, 6, 10-20: De klant kan 2, 4, 6 of tussen 10 en 20 tickets kopen.

Dit kan gebruikt worden voor bijvoorbeeld groepstickets of een 2 voor de prijs van 1 aanbieding.

Scherm­afbeelding 2023-12-04 om 16.10.38.png

Hoe plan je de verkoop van een kaartsoort?

De verkoopperiode van een specifieke kaartsoort kan worden gepland door op het klok-icoon te klikken, naast de kaartsoort. Het is hier mogelijk om een datum en tijd te bepalen waarbinnen de kaartsoort beschikbaar is. De linker datumkiezer is de startdatum en de rechter datumkiezer is de einddatum van de periode.

Het is ook mogelijk ook mogelijk om dit in bulk te doen: 

Scherm­afbeelding 2023-12-04 om 16.15.22.png

Hoe kun je een kortingscode toevoegen?

Kortingscodes kunnen worden toegevoegd door op het visitekaartje-icoon te klikken, naast de kaartsoort. De code kan door de klant gebruikt worden in de laatste stap van het online verkoopproces, om de afgeprijsde kaartsoort te kunnen gebruiken.

Hieronder vind je een uitleg om een nieuwe kortingscode te maken. De kortingscode in het voorbeeld is geldig voor klanten die de kaartsoort Standard kiezen en verandert de kaartsoort naar de verborgen afgeprijsde kaartsoort.

1. Zorg ervoor dat er een kaartsoort met korting is toegevoegd aan het evenement. In ons voorbeeld heet deze kaartsoort Kampanj. De kaartsoort met korting heeft heeft als Toegang tot verkoop Lokale verkoop, niet online.

2. Voer een interne naam in, of zoek naar een bestaande code.

3. Om een nieuwe code te maken, klik je op Voeg nieuwe toe.

4. Naam: Interne naam, Code: De code die de klant online moet invoeren, Kaartsoort: De kaartsoort waarin de geselecteerde kaartsoort (Standard) in moet veranderen als de kortingscode wordt gebruikt (in dit geval Kampanj).

5. Klik op Opslaan.

De kortingscode kan voor verschillende kaartsoorten worden gebruikt, bijv. Student, Kind, of voor ander evenementen waar de kaartsoort Kampanj is toegevoegd.

Ska_rmavbild_2020-09-23_kl._16.15.47.png

 


Internet

  • Online beschikbaar: Bepaal of het evenement online beschikbaar is of niet.
  • Start en eind online verkoop: De periode waarbinnen de online verkoop beschikbaar is.
  • Online zichtbaar: Bepaalt of het evenement online zichtbaar is en via de Tixly Event API naar de (externe) website wordt doorgestuurd.

Ska_rmavbild_2020-09-24_kl._16.15.12.png
Een evenement dat online zichtbaar is, maar waarvan de verkoop pas later start.

  • Skin: Kies een skin voor de link eronder.
  • Weblink: Link naar de online bestelflow voor het specifieke evenement.
  • Min & Max tickets online: Het minimale en maximale aantal tickets dat een bezoeker online kan kopen.
  • Zaalweergave: Bepaal of kaartkopers de zaalplattegrond te zien krijgt in het online bestelproces.
    • Zaal niet weergeven
    • Zaal weergeven zonder keuze voor klant
    • Klant mag kiezen, er mogen geen enkele stoelen vrijgelaten worden tussen bestellingen. 
    • Klant mag elke stoel kiezen, de klant kan elke stoel in de plattegrond kiezen zonder dat er rekening wordt gehouden met enkele stoelen. 
    • Social Distancing kan hier ook worden ingesteld. Lees meer
  • Kies eerst stoelen: Kies dit als de bezoeker eerst zijn stoel moet kiezen in het online bestelproces.
  • Zoekmodus beste plaatsen: Kies of en hoe 'best available seats' wordt gebruikt. Alleen van toepassing op evenementen waarbij veel mensen tegelijk kaarten kopen, als ingesteld moet worden hoe het 'best available seat'-algoritme werkt.
  • Toon starttijd evenement als: Stelt in of alleen de datum of de datum en tijd in het online bestelproces worden weergegeven.
  • Leveringsmethoden: Bepaalt welke leveringsmethoden beschikbaar zijn voor dit evenement.
  • Toestemmingen: Kies welke (marketing)toestemmingen aan het evenement verbonden moeten worden. Een toestemming die aan het seizoen van het evenement is verbonden, wordt automatisch toegevoegd. Maar het is ook mogelijk om een toestemming aan een specifiek evenement te koppelen.
  • Webtrackers: Hier kunnen de Facebook Pixel, Google analytics en Google Tag Manager toegevoegd worden. 

Internet+

  • Klantlabel: Voeg een klantlabel toe van klanten die korting krijgen of eerder mogen bestellen. 
    • Na het selecteren van een klanttype wordt weergegeven welke kaartsoorten (met korting) de klant met het klantlabel kan kopen.
    • Om de verkoop voor klanten met dit klantlabel eerder te laten starten, kies je naast het klantlabel voor Override en voer je bij Start online verkoop de datum en tijd in die geldt voor klanten met dat klantlabel.
  • Extra opmerking (wordt online weergegeven): Een extra tekst die kan worden toegevoegd en online wordt weergegeven onder de kaartsoorten.

Ska_rmavbild_2020-09-25_kl._12.42.07.png

  • E-mail template voor online verkoop: Kies of de standaard lay-out van de e-mail gebruikt moet worden, of een specifieke voor dit evenement.
  • Extra informatie: Als je Ja kiest, wordt er een invoerveld in het online bestelproces getoond, waar de kaartkoper extra informatie kan invoeren. Op deze manier kan je iemand bijvoorbeeld zijn t-shirtmaat of allergieën laten invoeren bij het verkopen van producten. (Deze informatie is terug te vinden in de klanten rapportage, Rapportages - Klanten - Verkochte tickets, kolom AF 'Extra').
    • Informatietekst: De informatie die de klant moet invoeren.
    • Verplicht: Als dit op Ja staat, is dit veld verplicht.
  • Klantinfo op elk ticket: Als dit op Ja staat, moet de besteller een unieke naam of e-mailadres invoeren voor elke kaart in de bestelling. De informatie moet door de klant worden ingevoerd op zijn besteloverzicht, voor hij zijn tickets kan downloaden. Elk ticket wordt dan deel van een nieuwe bestelling en klant.
    • Informatietekst: Een tekst met informatie die getoond wordt op het besteloverzicht van de klant. Hier kun je deze optie aan de klant uitleggen.
    • Verplicht uniek: Bepaal of de naam, e-mail of allebei uniek moeten zijn op ieder ticket in de bestelling.
  • Positie: Standaard worden evenementen van een productie online gesorteerd op datum en tijd. Het is mogelijk om de volgorde te veranderen, door evenementen en verschillende prioriteit te geven.
  • Sta cadeaukaart toe: Als voor het evenement geen cadeaukaart gebruikt mag worden, kun je deze optie deactiveren.

Actie

Het is via deze tab mogelijk om een voordeelactie/deeplink te maken voor een specifieke kaartsoort.

Lees meer


Producten

Hiermee koppel je producten aan het evenement.
Nieuwe producten kunnen worden aangemaakt via Administratie - Producten - Producten

Lees meer


Lay-out 

  • Titel ticket: Hier kun je iets invoeren als je wilt dat de titel op het ticket anders is dan de naam van het evenement.
  • Ondertitel: Hier kun je iets invoeren als je wilt dat de ondertitel op het ticket anders is dan de ondertitel van het evenement.
  • Informatietekst 1-3: Tekst die hier wordt ingevoerd kan op het ticket worden geprint (mits deze variabelen op de lay-out van het ticket staan). Dit wordt vaak gebruikt om extra informatie te communiceren, zoals De deuren openen 2 uur voor aanvang.
  • Ticket lay-out voor PDF, Epson, Godex etc: Kies hier of de standaard lay-out gebruikt moet worden, of kies een andere lay-out. Je kunt een optie kiezen voor elke beschikbare ticketprinter, en voor e-tickets.
  • Afbeelding pdf-ticket: Upload een afbeelding die op een PDF-ticket geprint kan worden.

Ska_rmavbild_2020-03-27_kl._15.29.04.png 


Vertalingen

Hier kunnen de vertalingen in Engels, Frans en Duits toegevoegd worden. 


Sms/e-mail

Hier kun je automatische e-mails en sms'jes toevoegen.

Lees meer


Settlements

Hier kunnen de settlements opgemaakt worden. 


Betaalmethoden

Activeer dit als voor dit evenement alleen specifieke betaalmethoden beschikbaar moeten zijn. 


Scannen

Als Overschrijf scaninstellingen ingesteld is op Ja, dan is het mogelijk om een tijdsperiode in te stellen waarbinnen tickets voor het evenement gescand kunnen worden. Als je dit niet instelt zijn de standaardinstellingen van toepassing (X uur voor en na het evenement). Als je de standaardinstellingen wilt wijzigen, kun je contact opnemen met Tixly Support.


Financiën

Als financiële export is geactiveerd, kun je onder dit tabblad een Ext. ref. nummer, afdeling en/of account invoeren.


Restitutie

In dit tabblad is het mogelijk om regels in te stellen voor het restitueren van bestellingen. Activeer het door restitutie in te stellen op Ja, selecteer of bijkomende kosten en/of producten moeten worden opgenomen in de restitutie.

Image_2021-04-21_kl._10.46.08.png

  • Terugbetaling toestaan: Stel in op Ja om restitutie van geld aan te bieden.
  • Betaalmethode voor terugbetaling: Selecteer welke betaalmethode gebruikt moet worden voor de restituties. Zet deze altijd op IBAN-terugbetaling.
  • E-mail lay-out: Selecteer een e-mail lay-out die naar de klanten wordt verzonden nadat ze online een restitutie hebben aangevraagd. 
  • Datum voor terugbetaling: Alle tickets die voor deze datum zijn gekocht, hebben de mogelijkheid om een restitutie aan te vragen. Voor tickets die na deze datum zijn gekocht, kan er echter geen restitutie worden aangevraagd. Bijv. als een show is verplaatst, kan je een restitutie aanbieden aan alle kaartkopers die kaartjes hebben gekocht voordat de verplaatsing werd aangekondigd.
  • Beschikbare cadeaukaarten: Selecteer een of meer cadeaukaarten om de kaartkopers de mogelijkheid te geven het bedrag terug te krijgen in de vorm van een cadeaukaart.
  • Beschikbare donaties: Selecteer een of meer donaties om de kaartkopers de mogelijkheid te geven het bedrag te doneren.

Image_2021-04-21_kl._10.56.40.pngImage_2021-04-21_kl._10.56.53.png


Verwijderde evenementen


Heb je (per ongeluk) een event verwijderd dan is het makkelijk om deze terug te zetten. Navigeer naar Administratie - Evenementen - Data 

Je ziet hier de selectie verwijderd

mceclip0.png

 

Daar krijg je een overzicht van alle verwijderde events. Door op herstel te klikken wordt het event teruggezet. 

mceclip1.png


Evenement kopiëren


 

Het is mogelijk om evenement te kopiëren naar een andere datum/meerdere datums:

administratie - evenementen - data. Onder acties staat de kopieer optie. 

Scherm­afbeelding 2023-10-31 om 13.54.35.png

Vervolgens kan een extra datum gekozen worden of meerdere datums, tijd en vervolgens op voeg toe

De nieuwe evenementen worden gecreëerd.