Tix tilbyder to forskellige måder at refundere kunder:
Automatiske refunderinger
Det er muligt at refundere alle eller udvalgte ordrer, lavet på et specifikt event, der er solgt online med kredit- eller debetkort. Billetterne vil blive slettet i Tix og refunderet gennem betalingsudbyderen til det samme kort, som blev brugt til at købe billetterne. Det er muligt at vælge hvorvidt gebyr og købte produkter skal inkluderes i refunderingen.
1. Gå til Administration - Event - Automatiske refunderinger.
2. Brug eventfiltret til at finde det event der skal refunderes. Tryk på Eventfiltret og find det event, du ønsker at refundere. Tryk Generer rapport.
OBS! Det er kun muligt at registrere refunderinger for ét event af gangen, og kun derfor også kun vælge en sæson eller produktion, hvis denne kun har ét event tilknyttet.
3. En rapport med alle ordrer der er mulige at refundere vil blive genereret. Som standard vil alle ordrer være markeret, men det er muligt at ændre i selekteringen.
4. Når ordrerne der skal refunderes er valgt, tryk på Send til refundering og nedre højre hjørne.
5. I næste trin kan du ændre følgende:
- I toppen står det samlede antal ordrer og beløb, der vil blive refunderet. Dette kan ændre sig hvis gebyrer og/eller produkter inkluderes.
- Mail skabelon. Vælg jeres standard refunderingsmail. En automatisk e-mail vil blive solgt til billetkøbere med information om at deres ordrer er blevet annulleret og pengene tilbagebetales.
Layout og dets indhold kan ses og redigeres her: Administration - Layouts - E-mail. Her er det muligt at ændre i eksisterende tekster selv. Alle andre ændringer kan sendes til Tix Support. - Beskedtekst: Det er muligt at skrive en særlig tekst, der vil blive inkluderet i e-mailen og sendt til billetkøberne.
- Refunder gebyrer: Indstil hvorvidt billetgebyr skal inkluderes eller ej i refunderingen.
- Refund order fee: Indstil hvorvidt ordregebyr skal inkluderes eller ej i refunderingen.
- Refunder produkter: Indstil hvorvidt produkter skal inkluderes eller ej i refunderingen.
Når alle indstillinger er lavet, skal du skrive REFUND (med store bogstaver) i nederste felt, for at bekræfte at du ønsker at lave disse ændringer. Derefter kan du trykke Send.
6. Rapporten for eventet vises nu igen med de samme ordrer, men dem der er blevet sendt til refundering er nu markeret farver:
Grøn = Refunderet
Blå = Sendt til refundering
Hvid = Mulig at refundere
7. Under rapporten for det specifikke event, kan alle events der er sendt til refundering ses. Refunderinger sker omkring midnat, hvilket betyder at det er muligt at annullere eller lave ændringer i refunderinger så længe rækken er markeret med Blå. Når eventet er grønt, er det ikke længere muligt at ændre eller annullere en refundering.
8. Når et event er refunderet vil det være markeret med Grøn. Ordrer der har fejlet i refunderingen vil være markeret med "1" i Failed.
For at få mere information om den pågældende gruppe af refunderinger, brug piletasterne under skraldespandende i højre side af eventrækken. Alternativt kan du gøre som i Trin 2 og finde hele eventet, hvor alle ordrer vil være listet. De ordrer der er markeret med Rød er ikke blevet refunderet, og ved at køre cursoren over den røde ordre, kan du se information om hvorfor den ikke er blevet refunderet.
I den individuelle ordrehistorik vil det kunne ses, at Tix Jobs har annulleret billetterne via Bulk refundering, og i kasserapporten vil beløbet blive vist som refundering under brugeren Tix Jobs.
Manuelle refunderinger
Når det ikke er muligt at lave automatiske refunderinger, enten fordi betaling ikke er sket gennem betalingsindløseren, eller kun en del af ordren skal refunderes, skal det gøres manuelt. Når en ordre annulleres online skal købere angive konto og registreringsnummer. I Boxoffice kan betalingsmetoden IBAN refund benyttes, hvor numrene skal indtastes (hvis denne mulighed ikke er tilgængelig, kontakt Tix Support). En fil med alle manuelle refunderinger kan derefter genereres og importeres til banken.
Den komplette liste af manuelle refunderinger kan findes på to måder:
1. Via ikonet på dashboardet kan du gå direkte til listen ved at klikke på "se alle refunderinger".
2. Via Administration - Events - Manuelle refunderinger
Her vil du finde en liste over alle ordrer der skal manuelt refunderes. Det er muligt at filtrere på et specifikt event, for eksempel hvis der er behov for at refundere disse tidligere. Som standard er alle ordrer markeret. Det er dog muligt at fjerne markeringen på en specifikt ordre ved at trykke på den blå boks i venstre side. Når du er tilfreds med markeringen, tryk på Generer fil i nederste højre hjørne ,og et nyt vindue vil blive åbnet.
- Samlet refunderingsbeløb: Viser det samlede beløb der vil blive refunderet i denne batch.
- Marker som gennemført: Hvis Ja, vil de markerede ordrer forsvinde fra listen. yes, the selected orders will disappear from the list.
- Filtype: Er automatisk sat til SEPA (pain).
- Tegnsæt: UTF-8 er den mest almindeligt brugte indkoder.
- Refunderingsdato: Datoen for hvornår refunderingen skal laves af banken.
- Bekræft: Skriv REFUND (med store bogstaver) i dette felt for at bekræfte refunderingen.
En XML fil vil nu blive automatisk downloadet. Denne fil kan blive importeret direkte til banken. Disse filer kan downloades på et hvilket som helst tidspunkt i bunden af siden.